股份公司管章管理制度

股份公司管章管理制度一、总则1.目的为规范股份公司印章的管理，保证印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于股份公司总部及所属各分子公司、各部门。3.印章种类公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等。公司法定代表人章：用于特定的财务票据、授权委托书等。公司合同专用章：用于签订各类合同。公司财务专用章：用于财务结算、票据等。各部门章：用于部门内部文件、通知等。4.管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格审批”的原则。确保印章使用合法合规，防止未经授权使用印章造成公司损失。二、印章的刻制与启用1.印章的刻制公司各类印章由行政部门统一负责刻制。刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、使用范围等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。选择具有资质的正规印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。2.印章的启用新印章刻制完成后，行政部门应及时进行印章备案登记，并填写《印章启用申请表》。经公司法定代表人或其授权人签字批准后，方可启用。启用时，应在印章使用登记表上记录启用日期、启用人等信息。三、印章的保管1.保管部门与保管人公司公章由行政部门指定专人保管。公司法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。公司合同专用章由合同管理部门指定专人保管。公司财务专用章由财务部门指定专人保管。各部门章由各部门指定专人保管。2.保管要求保管人应严格遵守印章保管制度，妥善保管印章，确保印章安全。印章必须存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙进行双重保护。印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，如因工作需要临时交接，应办理交接手续，并由部门负责人监督。印章保管人如发现印章丢失、被盗或损坏等情况，应立即报告部门负责人，并采取相应的措施，如挂失、补办等，同时追究相关责任人的责任。四、印章的使用1.使用范围公司公章用于公司对外的各类正式文件、信函、合同、协议、证明等。公司法定代表人章用于特定的财务票据、授权委托书等。公司合同专用章用于签订各类合同。公司财务专用章用于财务结算、票据等。各部门章用于部门内部文件、通知、报告等。2.使用流程填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息。审批流程：一般事项用印：经部门负责人签字批准后，方可使用印章。重要事项用印：需经公司分管领导签字批准。重大事项用印：必须经公司法定代表人签字批准。用印登记：印章保管人应在印章使用登记表上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、用印申请人、审批人等信息。用印盖章：印章保管人应按照审批后的申请表内容进行用印盖章，确保印章与文件内容一致。用印后，应将申请表与用印文件一并存档。3.合同用印特别规定签订合同使用合同专用章时，合同经办部门应先对合同条款进行审核，确保合同合法合规。合同用印前，合同经办部门应将合同文本提交法务部门进行法律审查，经法务部门审核通过后，方可办理用印手续。合同用印时，应在合同文本规定的用印位置加盖合同专用章，并确保印章清晰、完整。五、印章的停用与销毁1.停用情形公司名称变更、重组、分立等原因，原印章不再使用。印章损坏、丢失等原因，无法继续使用。因其他原因需要停用印章的。2.停用程序印章保管人发现印章需要停用时，应及时报告部门负责人，并填写《印章停用申请表》。经公司法定代表人或其授权人批准后，方可办理印章停用手续。行政部门应及时将停用印章的相关信息进行备案登记，并通知相关部门。3.销毁程序对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用原因等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。选择具有资质的正规销毁单位进行销毁，并确保销毁过程可追溯。销毁后，应将销毁证明文件存档。六、印章管理的监督与检查1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行定期监督检查。2.监督小组应定期对印章的保管、使用情况进行检查，重点检查印章使用是否符合规定、审批流程是否健全、用印登记是否完整等。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关