职业技术学院公务用车档案管理工作规定​

职业技术学院公务用车档案管理工作规定​

一、总则1.为加强学院公务用车档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高公务用车管理的科学性、规范性和信息化水平，依据国家相关法律法规及学院实际情况，特制定本规定。2.本规定适用于学院所有公务用车档案的管理工作。公务用车档案是指在公务用车购置、使用、维护、处置等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、管理职责1.后勤管理部门-负责统筹协调公务用车档案管理工作，制定档案管理制度和工作计划，并监督执行。-指导、检查和考核各用车部门的档案管理工作，确保档案管理工作的规范统一。-负责收集、整理、保管学院公务用车的综合档案资料，包括车辆购置审批文件、车辆登记证书、行驶证等重要原始资料。-负责建立公务用车电子档案数据库，对车辆档案信息进行信息化管理，实现档案信息的快速查询和共享。2.各用车部门-负责本部门公务用车日常使用过程中产生档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交后勤管理部门。-明确专人负责本部门公务用车档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性。-配合后勤管理部门做好档案管理的其他相关工作，如档案查阅、统计等。三、档案收集范围1.车辆基础信息档案-车辆购置审批文件，包括购车申请、审批表、资金来源证明等。-车辆采购合同、发票等相关凭证。-车辆登记证书、行驶证、保险单等车辆法定证件的复印件。-车辆技术参数资料，如车辆型号、配置、发动机号、车架号等。2.车辆使用档案-公务用车派车单，记录每次车辆使用的时间、地点、事由、乘车人员等信息。-车辆行驶里程记录，包括定期的里程数统计及相关说明。-车辆油耗记录，详细记录每次加油的时间、地点、油量、金额等信息。3.车辆维护保养档案-车辆保养计划及执行情况记录，包括保养时间、保养项目、保养单位等。-车辆维修记录，详细记录每次维修的时间、故障原因、维修项目、维修费用等。-车辆零部件更换记录，包括更换的零部件名称、规格、更换时间、更换原因等。4.车辆安全管理档案-车辆安全检查记录，包括定期安全检查的时间、检查内容、检查结果等。-车辆交通事故记录，包括事故发生时间、地点、原因、处理结果等相关资料。5.车辆处置档案-车辆报废、转让等处置申请及审批文件。-车辆处置评估报告、交易合同等相关资料。四、档案整理要求1.档案整理应遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案类别进行分类整理，同一类别的档案按照时间顺序排列编号。3.对每份档案资料进行编目，编目内容包括档号、题名、日期、来源、保管期限等项目。4.纸质档案应进行装订或装盒，电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份，确保档案资料的安全。五、档案保管1.设立专门的公务用车档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案保管环境符合要求。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格执行档案保管期限制度，按照国家有关规定和学院实际情况确定各类档案的保管期限。保管期限届满，经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。4.电子档案应定期进行数据备份，存储在不同的介质上，并进行异地保管，防止数据丢失。六、档案利用1.建立档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅的条件、审批流程和归还期限。2.因工作需要查阅公务用车档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。涉及机密信息的档案，需经学院分管领导审批。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和后勤管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，档案管理人员应进行登记，记录查阅、借阅人姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称等信息。5.查阅、借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、批注、污损、拆散或抽取档案资料，不得转借他人。归还档案时，档案管理人员应进行检查，确认无误后办理归还手续。七、监督与考核1.后勤管理部门应定期对各用车部门的公务用车档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。2.将公务用车档案管理工作纳入学院对各部门的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对档案管理工作不力，