研究生学籍档案移交清单办法​

研究生学籍档案移交清单办法​

一、总则1.为规范我校研究生学籍档案移交工作，确保档案移交的准确性、完整性和及时性，特制定本办法。2.本办法适用于我校所有研究生学籍档案的移交工作，包括全日制研究生和非全日制研究生。二、档案移交的责任主体1.学院（培养单位）：负责整理、审核本学院研究生的学籍档案材料，确保档案内容真实、完整，并按照规定时间向学校档案馆或指定接收部门移交。2.学校档案馆：作为档案接收的主要部门，负责接收、保管和管理全校研究生学籍档案，对移交档案进行核查、入库等操作。3.研究生院：统筹协调研究生学籍档案移交工作，监督各学院和相关部门按要求完成档案移交任务，解决移交过程中出现的问题。三、档案移交清单的编制要求1.清单内容-基本信息：包括研究生姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学号、专业、年级、入学时间、毕业时间等。-档案材料清单：详细列出每份档案材料的名称、份数、形成时间等信息。例如，研究生入学登记表、成绩单、学位论文答辩决议书、奖惩材料等均需单独罗列。-移交说明：注明档案移交的原因（如毕业、退学、转学等）、移交日期、移交部门（学院名称）、移交人姓名及联系方式。2.格式规范-移交清单应采用统一的电子表格格式制作，表格标题为“[学院名称]研究生学籍档案移交清单”。-表格内容应清晰、准确，字体统一为宋体、字号为小四号，行间距为1.5倍。-清单应进行编号，编号格式为“[年份][流水号]”，例如“2023001”。四、档案移交流程1.学院准备阶段-各学院在研究生毕业、退学、转学等需要移交档案的情况发生前，按照档案管理要求对研究生学籍档案进行全面整理。-整理完成后，对照档案移交清单编制要求，详细填写移交清单，确保清单内容与档案实际材料相符。-学院指定专人负责档案移交工作，并对清单及档案材料进行审核，审核无误后由审核人签字并加盖学院公章。2.移交申请-学院将编制好的档案移交清单电子档和纸质档一并报送至研究生院，同时提交档案移交申请，说明移交档案的研究生人数、档案移交原因等情况。-研究生院对学院提交的申请和移交清单进行初步审核，如发现问题及时反馈给学院进行修改。3.档案移交-经研究生院审核通过后，学院按照约定时间将研究生学籍档案及纸质移交清单送至学校档案馆或指定接收部门。-档案馆或接收部门在接收档案时，依据移交清单对档案进行逐一核对。核对内容包括档案数量、材料完整性、清单信息与档案实际情况是否一致等。-核对过程中如发现档案材料缺失或清单信息有误，接收部门应及时与学院移交人沟通，由学院负责补充或更正。4.交接确认-档案核对无误后，交接双方在纸质移交清单上签字并加盖公章，完成交接手续。-学校档案馆将接收的档案按照规定进行整理、编目、上架保存，并将电子移交清单存档备份。五、特殊情况处理1.档案材料缺失-若在档案移交过程中发现档案材料缺失，学院应及时查找原因，并尽力补齐缺失材料。如确实无法补齐，需在移交清单中注明缺失情况，并提供相关说明材料。-对于因特殊原因无法短期内补齐材料的档案，学校档案馆可先接收档案，但学院需承诺在规定时间内完成材料补充工作。2.研究生个人原因导致的档案问题-如因研究生个人原因造成档案材料损坏、丢失等情况，学院应督促研究生本人尽快采取补救措施，如重新开具相关证明材料等。在档案移交时，应在清单中详细说明情况。3.移交过程中的争议处理-若在档案移交过程中，学院、档案馆或其他相关部门之间出现争议，应首先通过友好协商解决。-若协商不成，可提交研究生院进行协调处理。研究生院应根据实际情况，依据相关规定做出公正裁决。六、监督与检查1.研究生院定期对研究生学籍档案移交工作进行检查，检查内容包括学院档案整理情况、移交清单编制质量、档案移交的及时性等。2.对在档案移交工作中认真负责、表现突出的学院和个人，学校将给予表彰和奖励；对违反本办法规定，导致档案移交工作出现问题的单