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文档简介

研究生学籍档案销毁办法​

一、总则1.为规范研究生学籍档案销毁工作，确保档案管理的科学性、安全性和保密性，依据国家有关档案管理的法律法规以及学校档案管理的相关规定，特制定本办法。2.本办法适用于我校所有研究生学籍档案的销毁工作。二、档案销毁范围1.超过规定保管期限且无保存价值的研究生学籍档案，包括但不限于已毕业研究生超过[X]年（具体年限根据学校实际情况确定）且无特殊查档需求的一般性学籍材料。2.因研究生退学、取消学籍等原因产生的不符合存档要求或已无参考意义的学籍档案材料。3.经鉴定存在严重质量问题，无法准确反映研究生学籍信息且无修复价值的档案。三、销毁流程1.档案鉴定-成立由研究生院档案管理人员、相关学科负责人和保密人员组成的档案鉴定小组。-档案管理人员每年定期对库存研究生学籍档案进行初步梳理，筛选出可能符合销毁条件的档案。-鉴定小组对初步筛选的档案进行逐卷逐件审查，综合考虑档案的内容、形成时间、保存状况等因素，确定是否属于销毁范围。2.编制销毁清册-对经鉴定确定需要销毁的档案，档案管理人员应编制详细的销毁清册。-销毁清册应包含档案编号、研究生姓名、学号、所在学院、入学时间、毕业时间（如有）、档案内容概要、鉴定意见等信息。-销毁清册需打印纸质版一式两份，一份由研究生院留存，一份用于销毁现场核对。3.审批程序-将编制好的销毁清册提交研究生院主管领导审核。-研究生院主管领导审核通过后，报学校主管档案工作的校领导审批。-审批通过后，在销毁清册上签署审批意见和审批日期。4.销毁实施-根据审批意见，选择具有档案销毁资质的专业机构承担具体销毁工作。如学校具备自行销毁条件，也可在校内指定的安全场所进行销毁。-在销毁前，档案管理人员与销毁机构或校内负责销毁的工作人员共同核对销毁清册与待销毁档案，确保档案数量、信息准确无误。-采用粉碎、焚烧等符合保密要求的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。-销毁过程应进行全程录像或拍照记录，留存影像资料至少[X]年（具体年限根据学校实际情况确定）。5.销毁记录与存档-销毁工作完成后，由销毁机构或校内负责销毁的工作人员在销毁清册上签字确认。-将销毁清册、审批文件、影像资料等相关材料整理归档，长期保存，以备日后查阅。四、保密要求1.参与档案销毁工作的所有人员必须严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，对档案内容及销毁过程中的相关信息予以保密。2.在档案运输、交接和销毁过程中，要采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。如发现有档案信息泄露情况，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并追究相关人员的责任。五、监督与检查1.学校档案管理部门负责对研究生学籍档案销毁工作进行监督检查。2.定期检查销毁工作的执行情况，包括销毁流程是否规范、保密措施是否到位、销毁记录是否完整等。3.对违反本办法规定，擅自销毁档案或在销毁过

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