大学实验室档案管理制度​

大学实验室档案管理制度​

一、总则1.为加强大学实验室档案管理，有效地保护和利用档案资源，提高实验室管理水平和科研教学质量，根据国家有关档案管理的法律法规以及学校相关规定，结合实验室实际情况，特制定本制度。2.实验室档案是指在实验室建设、教学、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。3.实验室档案管理工作遵循集中统一管理、分类整理、科学保管、便于利用的原则，确保档案的真实性、完整性和安全性。二、管理体制与职责1.学校档案管理部门-负责对全校实验室档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查评估。-制定和完善学校实验室档案管理的规章制度和业务规范。-负责接收、保管和提供利用全校实验室的重要档案资料。2.实验室所属学院（系）-负责本学院（系）实验室档案工作的组织领导和管理，指定专人负责档案管理工作。-按照学校档案管理要求，组织本学院（系）实验室档案的收集、整理、分类、编目和初步审核工作。-定期向学校档案管理部门移交符合要求的实验室档案。3.实验室-实验室负责人为本实验室档案管理工作的第一责任人，负责组织本实验室档案的形成、积累和整理工作。-实验室应明确专人担任档案管理员，具体负责本实验室日常档案的收集、整理、保管和利用等工作，并积极配合学院（系）和学校档案管理部门的工作。三、档案收集范围1.实验室建设规划与报告-实验室建设规划、计划、方案及论证报告。-实验室年度工作总结与发展报告。-实验室评估、验收等相关材料。2.实验室人员档案-实验室人员基本信息登记表，包括姓名、性别、年龄、学历、职称、岗位等。-实验室人员的培训记录、进修情况、学术交流活动等材料。-实验室人员的科研成果、教学成果及获奖情况等相关证明材料。3.教学档案-实验教学大纲、实验指导书、实验教材等教学资料。-实验教学计划、课程安排表、实验教学任务书等。-学生实验报告、实验考核成绩等。-实验教学改革项目申报书、结题报告、教学研究论文等。4.科研档案-科研项目申报书、任务书、合同书等立项材料。-科研项目研究过程中的实验数据、实验记录、研究报告等。-科研成果鉴定证书、专利证书、科技奖励证书等。-发表的科研论文、著作等学术成果材料。5.仪器设备档案-仪器设备购置申请、论证报告、采购合同等。-仪器设备的验收报告、安装调试记录、使用说明书、操作规程等。-仪器设备的维修记录、保养记录、校准记录等。-仪器设备的报废申请、审批文件及处理记录等。6.实验室管理制度与文件-实验室各项管理制度，如安全管理制度、仪器设备管理制度、实验材料管理制度等。-实验室会议记录、工作纪要、通知等文件材料。-实验室对外交流合作的协议、合同等相关文件。四、档案整理与分类1.实验室档案应按照不同的类别和项目进行整理，确保档案的系统性和条理性。2.档案分类采用年度-项目-保管期限相结合的方法，具体分类如下：-永久保管档案：具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如实验室建设规划、重大科研项目成果、重要仪器设备的长期使用记录等。-长期保管档案：保管期限一般为10-20年，包括实验教学大纲、科研项目研究过程材料、仪器设备维修保养记录等。-短期保管档案：保管期限一般为1-5年，如学生实验报告、实验教学任务书、实验室日常通知等。3.对整理好的档案应进行编号、编目，编制档案目录，内容包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和管理。五、档案保管1.学校档案管理部门和各学院（系）应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案保管清册，定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、完好无损。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并进行备份，防止数据丢失。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。4.严格执行档案保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取相应的保密措施，限制查阅范围，确保档案信息不泄露。六、档案利用1.学校内部人员因教学、科研、管理等工作需要查阅实验室档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.校外单位或个人查阅实验室档案，须持单位介绍信和本人有效身份证件，经学校档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.档案一般不外借，如因特殊情况需要外借，须经档案管理部门负责人和实验室所属单位负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限。借阅人应妥善保管档案，按时归还，不得转借他人。4.利用档案时，如需摘抄、复制档案内容，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。摘抄、复制的档案内容不得用于非法目的，不得泄露档案机密信息。七、档案鉴定与销毁1.学校档案管理部门应定期组织对实验室档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案是否需要继续保存或销毁。2.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经学校主管领导审批后，按照有关规定进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁清册应永久保存，以备查考。八、监督与考核1.学校档案管理部门应定期对各学院（系）实验室档案管理工作进行检查和监督，及时发现问题并提出整改意见。2.将实验室档案管理工作纳入学院（系）和实验室的工作考核体系，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰和