行政档案库房设备维护制度​

行政档案库房设备维护制度​

行政档案库房设备维护制度一、总则1.目的：为确保行政档案库房设备的正常运行，延长设备使用寿命，保障档案存储环境的稳定与安全，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于本高端宾馆行政档案库房内所有设备的维护管理，包括但不限于温湿度调控设备、消防设备、防盗设备、照明设备、通风设备以及档案存储设备等。3.责任主体：-行政档案管理部门负责设备维护制度的制定、监督执行以及协调相关资源。-设备使用人员应严格按照本制度操作设备，并及时反馈设备异常情况。-专业维修人员负责对设备进行定期检查、保养和维修工作。二、设备登记与档案管理1.设备登记-新设备购置入库后，行政档案管理部门应及时填写《行政档案库房设备登记表》，详细记录设备的名称、型号、规格、购置日期、生产厂家、购置价格、存放位置等信息。-对于从其他部门调配至档案库房的设备，同样要进行登记，注明设备的来源及调配日期等相关情况。2.设备档案建立-为每台设备建立独立的设备档案，档案内容包括设备登记表、设备使用说明书、安装调试记录、维修保养记录、故障处理记录等。-设备档案应妥善保管，方便查阅，随着设备的使用和维护不断更新档案内容，确保档案的完整性和准确性。三、设备日常维护1.温湿度调控设备-每天定时查看温湿度调控设备（如空调、除湿机等）的运行状态，记录温湿度数据，确保库房温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%。-检查设备的出风口、排水口等部位，确保无堵塞现象。定期清理空调滤网，每季度至少进行一次深度清洁，以保证设备的制冷、制热及除湿效果。-在换季或长时间不使用设备时，按照设备使用说明书的要求进行停机保养，切断电源，做好防护措施。2.消防设备-每日检查消防设备（如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等）的外观是否完好，有无损坏、变形、腐蚀等情况。检查灭火器的压力指针是否在正常范围内，保险销是否完好。-每月对消防设备进行功能性测试，包括消火栓的水压测试、自动喷水灭火系统的喷头检查以及火灾报警系统的灵敏度测试等。确保消防设备能够正常工作，发现问题及时通知专业维修人员进行维修。-定期清理消防设备表面的灰尘和杂物，保持设备的清洁。严禁在消防设备周围堆放杂物，确保消防通道畅通无阻。3.防盗设备-每天开启和关闭档案库房时，检查防盗设备（如门禁系统、监控摄像头、报警装置等）是否正常运行。查看门禁系统的刷卡、密码输入等功能是否灵敏，监控摄像头的画面是否清晰，报警装置是否处于正常警戒状态。-定期清理监控摄像头的镜头，确保画面质量。每季度对防盗设备进行一次全面检查，包括设备的线路连接、信号传输等方面，发现故障及时维修。-对门禁系统的权限设置进行定期检查和更新，确保只有授权人员能够进入档案库房。同时，定期更换门禁卡密码，提高安全性。4.照明设备-每日巡查照明设备，检查灯泡、灯管是否损坏，开关是否正常。发现照明设备不亮或闪烁等异常情况，及时更换灯泡或维修开关。-定期清洁照明灯具表面的灰尘，每季度至少进行一次，以提高照明效果。对于老化严重的照明设备，及时进行更换，确保库房照明充足。-根据档案库房的实际使用情况，合理安排照明时间，避免不必要的能源浪费。5.通风设备-每天开启通风设备前，检查设备的外观是否完好，风机是否能够正常运转。查看通风管道是否有破损、漏风等情况。-定期清理通风设备的滤网和风机叶片，每半个月至少进行一次，防止灰尘积累影响通风效果。通风结束后，及时关闭通风设备，防止外界灰尘和湿气进入库房。-每半年对通风设备进行一次全面检查和维护，包括电机的润滑、皮带的松紧度等，确保设备的正常运行。6.档案存储设备-每周检查档案存储设备（如档案架、档案柜等）的结构是否稳固，有无变形、损坏等情况。检查柜门、抽屉的开合是否顺畅，锁具是否正常。-定期清理档案存储设备表面的灰尘，每半个月至少进行一次。对于木质档案架和档案柜，要注意防潮、防虫，可定期使用专用的保养剂进行保养。-当档案存储设备出现损坏影响正常使用时，应及时进行维修或更换。对于需要调整档案存储设备布局的情况，要做好记录，确保档案的有序存放。四、设备定期维护与保养1.定期维护计划制定-行政档案管理部门应根据设备的使用说明书和实际使用情况，制定详细的设备定期维护计划。维护计划应明确设备名称、维护周期、维护内容、责任人员等信息。-定期维护计划应涵盖设备的日常维护、一级保养、二级保养等不同级别，确保设备得到全面、系统的维护。2.一级保养-一级保养以设备使用人员为主，专业维修人员辅助进行，每季度进行一次。-保养内容包括对设备进行清洁、紧固、润滑、检查等工作。例如，对设备的外露部分进行彻底清洁，检查设备的各个连接部位是否牢固，对设备的关键部位进行润滑处理，检查设备的运行参数是否正常等。-保养完成后，设备使用人员应填写《行政档案库房设备一级保养记录》，记录保养的时间、内容、设备运行状况等信息。3.二级保养-二级保养以专业维修人员为主，设备使用人员参与，每年进行一次。-保养内容除包含一级保养的全部内容外，还应对设备进行全面解体检查和清洗，修复或更换磨损的零部件，检查和调整设备的精度、性能等。例如，对温湿度调控设备的压缩机、风机等关键部件进行检查和维护，对消防设备的管道、阀门进行全面检查和保养等。-二级保养完成后，专业维修人员应填写《行政档案库房设备二级保养记录》，详细记录保养过程中发现的问题、维修情况、更换的零部件等信息。同时，应对设备进行试运转，确保设备恢复正常运行状态。五、设备维修管理1.故障报告-设备使用人员在发现设备故障后，应立即停止设备运行，并及时向行政档案管理部门报告。报告内容应包括设备名称、故障现象、发现时间等详细信息。-行政档案管理部门在接到故障报告后，应及时记录故障情况，并根据故障的紧急程度和设备的重要性，安排专业维修人员进行维修。2.维修流程-专业维修人员在接到维修任务后，应首先对设备故障进行现场检查和诊断，确定故障原因和维修方案。对于简单故障，应立即进行维修；对于复杂故障，应制定详细的维修计划，并告知行政档案管理部门维修所需的时间和费用等情况。-在维修过程中，维修人员应严格按照维修操作规程进行操作，确保维修质量。对于需要更换的零部件，应选用符合设备要求的合格产品，并做好更换记录。-设备维修完成后，维修人员应进行试运转，确认设备恢复正常运行后，填写《行政档案库房设备维修记录》，记录故障原因、维修过程、更换的零部件、维修时间等信息。设备使用人员应在维修记录上签字确认。3.维修费用管理-设备维修费用应严格按照宾馆的财务管理制度进行核算和报销。维修人员在维修前应预估维修费用，并报行政档案管理部门审核。-对于维修过程中产生的费用，维修人员应妥善保管相关发票和凭证，按照规定的流程进行报销。行政档案管理部门应定期对设备维修费用进行统计和分析，控制维修成本。六、设备更新与报废1.设备更新-行政档案管理部门应定期对档案库房设备进行评估，根据设备的技术性能、使用年限、维修成本等因素，提出设备更新的建议。-对于技术落后、性能无法满足档案管理需求、维修成本过高的设备，应及时进行更新。设备更新应按照宾馆的采购流程进行，选择性能先进、质量可靠、符合档案库房使用要求的设备。-新设备购置后，应及时进行安装调试，并做好与旧设备的交接工作。同时，更新设备档案信息，确保设备管理的连续性。2.设备报废-设备符合以下条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能严重下降，无法满足正常使用要求；因意外事故或自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复或修复成本过高；技术落后，已被新型设备淘汰，且无使用价值。-设备报废由使用部门提出申请，填写《行政档案库房设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置日期、报废原因等信息。申请表经行政档案管理部门审核、宾馆领导审批后，方可进行报废处理。-设备报废后，应按照宾馆的固定资产管理规定进行处理，对设备进行妥善处置，防止国有资产流失。同时，在设备档案中注明报废情况，完成设备档案的注销工作。七、培训与考核1.培训-行政档案管理部门应定期组织设备使用人员和维修人员参加设备维护培训，培训内容包括设备的操作技能、维护保养知识、故障处理方法等。-邀请设备生产厂家的技术人员或专业培训机构的讲师进行授课，提高培训的专业性和实用性。同时，鼓励设备使用人员和维修人员通过自学、交流等方式不断提升自身的业务水平。-培训结束后，应建立培训档案，记录培训的时间、内容、参加人员等信息，作为员工考核和晋升的参考依据。2.考核-制定设备维护考核制度，对设备使用人员和维修人员进行定期考核。考核内容包括设备的操作规范性、维护保养工作的执行情况、设备故障处理的及时性和准确性等。-考核方式可采用现场操作考核、理论知识考试、实际工作表现评估等多种形式。对于考核优秀的员工，给予适当的奖励；对于考核不通过的员工，进行补考或重新培训，直至考核合格。-将设备维护考核结果与员工的绩效工资、岗位晋升等挂钩，激励员工积极做好设备维护工作。八、监督与检查1.日常监督-行政档案管理部门应加强对设备维护工作的日常监督，定期检查设备使用人员和维修人员的工作记录，查看设备的维护保养情况是否符合制度要求。-对设备的运行状态进行不定期抽查，及时发现设备存在的问题，并督促相关人员进行整改。对于违反设备维护制度的行为，应及时进行纠正，并按照规定进行处罚。2.定期检查-每半年组织一次设备维护工作的全面检查，由行政档案管理部门牵头，联合设备使用部门和专业维修人员组成检查小组。-检查内容包括设备档案的完整性、设备的维护保养记录、设备的运行状况、维修情况等。检查结束后，形成检查报告，对设备维护工作进行总结和评价，提出改进意见和建议。3.问题整改-对于日常监督和定期检查中发现的问题，行政档案管理部门应及时下达整改通知书，明确整改责任人和整改期限。-整改责任人应按照要求认真落