行政办公设备维修申报制度​

行政办公设备维修申报制度​

行政办公设备维修申报制度一、总则1.目的为了确保宾馆行政办公设备的正常运行，提高设备使用效率，降低设备故障率，规范行政办公设备维修申报流程，特制定本制度。本制度旨在明确维修申报的责任主体、申报流程、审批机制以及维修实施与监督等环节，以保障行政办公工作的顺利开展，为宾馆运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于宾馆内所有行政办公设备的维修申报管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等各类用于行政办公的设备。3.职责分工-使用部门：负责及时发现本部门行政办公设备的故障问题，并按照规定流程进行维修申报；配合维修人员进行设备维修工作，提供必要的协助和信息；对维修后的设备进行验收，并反馈使用情况。-行政部门：负责接收使用部门的维修申报，对申报内容进行初步审核；协调维修资源，安排维修人员或联系外部维修供应商；跟踪维修进度，监督维修质量；建立维修档案，记录设备维修情况。-财务部门：负责审核维修费用预算，对维修费用进行核算和报销管理；监督维修费用的合理使用，确保费用支出符合宾馆财务规定。二、维修申报流程1.故障发现与报告-行政办公设备的使用人员在日常工作中应注意观察设备的运行状况，一旦发现设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，避免对设备造成进一步损坏。-使用人员应及时向本部门负责人报告设备故障情况，详细说明设备的型号、故障现象、出现故障的时间等信息。部门负责人在接到报告后，应对故障情况进行初步判断，确认是否需要进行维修申报。2.维修申报填写-如确定需要维修，使用部门应填写《行政办公设备维修申报单》。申报单应包含以下内容：申报部门、设备名称、设备型号、设备编号、购置时间、故障描述、申报维修日期、申报人等信息。故障描述应尽可能详细准确，以便维修人员了解故障情况，提前做好维修准备。-使用部门在填写申报单时，如有相关设备的使用说明书、保修卡等资料，应一并附上，方便维修人员查阅。3.部门审核-使用部门填写完毕《行政办公设备维修申报单》后，提交本部门负责人进行审核。部门负责人应根据设备的实际使用情况和故障描述，判断申报内容的合理性，并签署审核意见。审核意见应明确是否同意进行维修申报，如有特殊要求或建议，也应一并注明。-对于一些价值较高或重要的行政办公设备的维修申报，部门负责人在审核后，还需报上级主管领导审批。上级主管领导应综合考虑设备的使用状况、维修成本、更新换代等因素，做出最终的审批决定。4.申报提交-经部门负责人或上级主管领导审核批准后，使用部门将《行政办公设备维修申报单》提交至行政部门。提交方式可采用纸质文档递交或通过宾馆内部办公系统进行电子文档提交。行政部门在收到申报单后，应进行登记备案，记录申报时间、申报部门、设备信息等内容。三、维修审批1.行政部门初审-行政部门收到使用部门提交的维修申报单后，对申报内容进行初审。初审内容包括申报单填写是否完整、准确，故障描述是否清晰，相关资料是否齐全等。如申报单存在问题，行政部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修改申报内容。-行政部门根据设备的故障情况和以往维修记录，对维修方式和维修费用进行初步评估。对于一些常见故障且有维修经验的设备，行政部门可预估维修费用；对于复杂故障或不熟悉的设备，行政部门可联系专业维修人员或维修供应商进行咨询，获取维修方案和费用预算。2.维修资源协调-行政部门根据初审结果，协调维修资源。对于宾馆内部有维修能力的设备，行政部门安排内部维修人员进行维修；对于内部无法维修或维修成本过高的设备，行政部门联系外部专业维修供应商进行维修。在选择外部维修供应商时，行政部门应从供应商的资质、信誉、维修能力、维修价格等方面进行综合评估，选择合适的供应商，并与其签订维修服务合同。-行政部门在安排维修人员或联系外部维修供应商时，应向其详细说明设备的故障情况、维修要求、维修时间等信息，确保维修工作能够顺利进行。3.财务部门审核-行政部门将维修申报单及维修费用预算提交至财务部门进行审核。财务部门根据宾馆的财务制度和预算安排，对维修费用预算进行审核。审核内容包括维修费用的合理性、是否超出预算、维修方式是否经济可行等。-财务部门在审核过程中，如有疑问或需要进一步了解情况，可与行政部门或使用部门进行沟通。对于不符合财务规定或预算要求的维修申报，财务部门应提出意见和建议，要求行政部门进行调整或重新申报。4.最终审批-经财务部门审核通过后，维修申报单及相关资料报宾馆主管领导进行最终审批。主管领导根据宾馆的整体运营情况、设备使用需求、维修成本等因素，做出最终的审批决定。如审批通过，行政部门按照审批意见安排维修工作；如审批不通过，行政部门应及时向使用部门反馈原因，并根据领导意见做出相应处理。四、维修实施1.内部维修-行政部门安排内部维修人员进行维修时，应向维修人员下达维修任务单，明确维修设备的信息、故障情况、维修要求、维修时间等内容。维修人员在接到维修任务单后，应及时与使用部门联系，确定维修时间，并准备好维修工具和所需配件。-维修人员在维修过程中，应严格按照操作规程进行维修，确保维修质量和安全。如在维修过程中发现新的问题或需要更换重要配件，维修人员应及时向行政部门报告，经批准后再进行相应处理。-维修完成后，维修人员应填写《行政办公设备维修记录单》，详细记录维修过程、更换的配件、维修时间等信息。维修记录单由维修人员签字确认后，提交行政部门存档。2.外部维修-行政部门联系外部维修供应商进行维修时，应与供应商签订维修服务合同，明确双方的权利和义务，包括维修内容、维修费用、维修时间、质量保证等条款。合同签订后，行政部门将维修申报单及相关资料提供给供应商，要求供应商按照合同要求进行维修。-外部维修供应商在维修过程中，如需对设备进行较大改动或更换重要配件，应提前与行政部门沟通，经同意后方可实施。行政部门应跟踪外部维修供应商的维修进度，确保维修工作按时完成。-维修完成后，外部维修供应商应提供维修报告，详细说明维修内容、更换的配件、维修费用等信息。行政部门应组织使用部门对维修后的设备进行验收，验收合格后，行政部门按照合同约定支付维修费用。五、维修验收1.验收组织-维修工作完成后，由行政部门组织使用部门对维修后的设备进行验收。对于一些简单的维修项目，可由使用部门自行验收；对于重要设备或复杂的维修项目，行政部门应邀请专业技术人员或相关专家参与验收。2.验收内容-验收内容主要包括设备的运行状况、维修质量、配件更换情况等。使用部门应按照设备的正常使用要求对设备进行测试，检查设备是否能够正常运行，各项功能是否恢复正常。-维修人员或维修供应商应向验收人员说明维修情况，包括维修过程、采取的维修措施、更换的配件等。验收人员应检查维修记录和更换的配件是否与申报内容相符，维修质量是否符合相关标准和要求。3.验收报告-验收完成后，验收人员应填写《行政办公设备维修验收报告》，记录验收情况和验收结论。验收结论分为合格和不合格两种，如验收合格，验收人员应签字确认；如验收不合格，验收人员应详细说明不合格原因，并要求维修人员或维修供应商进行整改，直至验收合格。-《行政办公设备维修验收报告》由行政部门存档，作为设备维修档案的重要组成部分。六、维修档案管理1.档案建立-行政部门负责建立行政办公设备维修档案，对每台行政办公设备的维修情况进行详细记录。维修档案应包括设备基本信息（如设备名称、型号、编号、购置时间等）、维修申报单、维修记录单、维修验收报告、维修费用明细等资料。-维修档案应按照设备类别或使用部门进行分类管理，便于查询和统计分析。行政部门可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，确保档案资料的完整性和安全性。2.档案更新-每次设备维修完成后，行政部门应及时将相关维修资料整理归档，更新维修档案。维修档案的更新应确保资料的准确性和及时性，如实反映设备的维修历史和现状。-对于设备的重大维修或改造项目，行政部门应在维修档案中详细记录项目实施情况、技术参数变化等信息，为设备的后续管理和维护提供参考。3.档案查阅与利用-宾馆内部相关部门因工作需要查阅行政办公设备维修档案时，应向行政部门提出申请，经批准后按照规定的查阅流程进行查阅。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏或带走档案。-行政部门应定期对维修档案进行统计分析，总结设备的故障规律、维修成本等信息，为设备的维护保养、更新换代等决策提供依据。七、维修费用管理1.费用预算-财务部门应根据宾馆行政办公设备的数量、使用状况、维修历史等因素，制定年度行政办公设备维修费用预算。维修费用预算应包括内部维修费用、外部维修费用、配件购置费用等项目，并明确各项费用的预算额度。-行政部门在安排设备维修工作时，应严格按照维修费用预算执行，不得超预算支出。如因特殊情况需要增加维修费用，应按照规定的审批流程进行申报和审批。2.费用核算与报销-财务部门负责对行政办公设备维修费用进行核算，按照实际发生的维修费用进行记账。对于内部维修费用，财务部门根据维修人员的工时记录、配件领用记录等进行核算；对于外部维修费用，财务部门根据维修服务合同、维修发票等进行核算。-维修费用报销时，行政部门应提供完整的报销资料，包括维修申报单、维修记录单、维修验收报告、维修发票等。财务部门对报销资料进行审核，审核通过后按照宾馆财务报销流程进行报销。3.费用监督与控制-财务部门和审计部门应加强对行政办公设备维修费用的监督与控制，定期对维修费用的支出情况进行检查和审计。检查内容包括维修费用的合理性、报销流程的合规性、维修供应商的选择和费用结算等方面。-对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门进行整改。对于违规行为，应按照宾馆的相关规定进行严肃处理，确保维修费用的合理使用和有效控制。八、培训与宣传1.培训-行政部门应定期组织对行政办公设备使用人员和维修人员进行培训。对使用人员的培训内容包括设备的正确使用方法、日常维护保养知识、常见故障的判断和处理等，提高使用人员的设备操作技能和维护意识，减少因操作不当导致的设备故障。-对维修人员的培训内容包括新设备的维修技术、维修工具的使用、维修质量标准等，不断提升维修人员的专业技术水平和维修能力，确保维修工作的质量和效率。2.宣传-行政部门应