某小学档案库房管理制度​

某小学档案库房管理制度​

某小学档案库房管理制度一、总则1.为加强学校档案库房管理，确保档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关教育行业档案管理规定，结合本校实际情况，特制定本制度。2.学校档案库房是保存学校各类档案的重要场所，档案管理人员应严格遵守本制度，履行职责，做好档案库房的管理工作。二、档案库房管理职责1.档案管理人员职责-负责档案库房的日常管理工作，包括档案的接收、整理、上架、保管、借阅登记等。-定期对档案库房进行巡查，检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施处理。-严格执行档案管理制度，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。-做好档案库房的清洁卫生和温湿度记录工作，维护库房良好的环境。-配合学校其他部门及上级单位的档案检查、评估等工作。2.其他人员职责-非档案管理人员未经许可不得擅自进入档案库房。如因工作需要进入库房，必须经档案管理负责人批准，并在档案管理人员的陪同下方可进入。-任何人员进入档案库房，不得携带易燃、易爆、易腐蚀等危险物品，严禁在库房内吸烟、饮食。三、档案入库管理1.档案接收-各部门移交档案时，档案管理人员应按照档案移交清单认真核对档案的数量、种类、完整性等，确保档案资料准确无误。-对接收的档案进行初步整理，检查档案的装订、编目等是否符合要求，不符合要求的应及时退回相关部门重新整理。2.档案上架-按照档案分类编号规则，对整理好的档案进行编号，并填写档案上架登记表。-将档案按照编号顺序整齐上架存放，确保档案排列有序，便于查找和管理。四、档案保管1.库房环境要求-档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫，防止灰尘对档案造成损害。-库房应配备温湿度调控设备，将温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。档案管理人员应每天定时记录温湿度情况，根据温湿度变化及时采取调控措施。-库房应做好防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光等“六防”工作。配备必要的消防器材，定期检查维护，确保其能正常使用；安装防盗门窗、监控设备等；定期投放防虫药品，防止档案遭受虫蛀；库房窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案。2.档案保管方式-档案应按照不同类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于管理和查找。-对珍贵、易损档案应采取特殊的保管措施，如使用专门的档案盒、文件夹进行保护，或进行数字化处理后保存备份。-定期对档案进行清查盘点，做到账物相符。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并向上级报告。五、档案借阅管理1.借阅申请-本校教职工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理人员。-外单位人员借阅本校档案，须持单位介绍信及本人有效身份证件，经学校相关领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅审批-档案管理人员收到借阅申请表后，应按照规定的审批流程进行审核。一般档案的借阅由档案管理负责人审批；重要、机密档案的借阅须经学校分管领导审批。3.借阅登记-对批准借阅的档案，档案管理人员应在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。-借阅人应在《档案借阅登记簿》上签字确认。4.借阅期限及归还-档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。-借阅人应按时归还档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好程度，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。六、档案数字化管理1.数字化计划-根据学校档案管理工作的实际需要，制定档案数字化工作计划，明确数字化档案的范围、内容、时间安排等。2.数字化加工-档案数字化加工应委托具有相应资质和经验的专业机构进行，签订保密协议，确保档案信息的安全。-在数字化加工过程中，档案管理人员应进行全程监督，保证数字化档案的质量。3.数字化档案存储与利用-数字化档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。-建立数字化档案检索系统，方便教职工查阅利用数字化档案。同时，应严格控制数字化档案的访问权限，确保档案信息的安全保密。七、档案库房安全管理1.安全检查-档案管理人员应每天对档案库房进行安全检查，重点检查消防设备、电器设备、门窗等是否正常，发现安全隐患及时报告并处理。-学校应定期组织对档案库房进行全面安全检查，每[X]月至少进行一次，检查内容包括库房设施设备、档案保管情况、安全制度执行情况等。2.应急处置-制定档案库房安全应急预案，明确火灾、水灾、地震等突发事件发生时的应急处置流程和责任分工。-定期组织档案管理人员及相关人员进行应急演练，提高应急处置能力。-如发生突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档