跨境贸易公司关务制度

跨境贸易公司关务制度

一、总则（一）目的本关务制度旨在规范公司在跨境贸易过程中的关务操作，确保公司进出口业务符合国内外法律法规、海关监管要求，保障货物顺畅通关，降低关务风险，提高运营效益，维护公司合法权益，同时践行公司企业文化与经营理念，为消费者提供优质服务。（二）适用范围本制度适用于跨境贸易公司全体员工涉及关务操作的相关活动，以及与公司有业务往来的顾客涉及进出口货物的相关事宜。（三）公司企业文化与经营理念融入公司秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化，在关务操作中，全体员工需以诚信为本，如实申报货物信息，不得有任何欺诈瞒报行为。同时，鼓励员工创新关务操作流程，提高通关效率。以共赢为目标，不仅要保障公司利益，也要考虑顾客需求，为顾客提供优质关务服务。（四）遵循原则1.合法性原则：严格遵守国内外海关法律法规及相关政策，确保所有关务活动合法合规。2.准确性原则：保证进出口货物申报信息的准确无误，包括货物的品名、数量、价值、原产地等关键信息。3.及时性原则：及时办理各类关务手续，避免因延误导致货物滞留或产生额外费用。二、组织架构与职责划分（一）关务部门1.部门职责-负责公司进出口业务的关务策划与执行，制定关务策略以确保货物顺利通关。-收集、整理和更新国内外海关法规、政策信息，为公司其他部门提供关务咨询服务。-审核进出口货物的申报文件，确保申报信息的准确性和完整性。-与海关、货代、报关行等相关机构保持密切沟通与协调，处理各类关务问题和突发事件。2.关务经理-全面负责关务部门的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并监督执行。-参与公司重大进出口项目的决策，提供关务专业意见和建议。-建立和维护良好的海关关系，处理海关查验、稽查等重要事务。-对部门员工进行绩效考核和培训，提升团队整体业务水平。3.关务专员-具体负责进出口货物的报关、报检等手续的办理，确保申报文件按时提交。-协助关务经理收集、整理关务数据，建立关务档案。-跟踪货物通关状态，及时反馈相关信息给公司内部各部门和客户。（二）其他部门与关务相关职责1.业务部门-在业务洽谈阶段，及时向关务部门提供货物的详细信息，包括但不限于货物的特性、用途、贸易方式等，以便关务部门提前做好关务规划。-协助关务部门确认货物的成交价格、原产地等关键申报信息，确保申报信息与实际业务相符。2.物流部门-负责安排进出口货物的运输事宜，确保货物按时到达指定地点，并及时向关务部门提供货物运输信息，如提单、装箱单等。-配合关务部门进行货物的查验、装卸等工作，保障货物通关流程的顺利进行。3.财务部门-负责进出口业务的税务核算与缴纳，确保公司依法履行纳税义务。-协助关务部门处理与海关税费相关的事务，如税费的申报、缴纳、退税等。三、管理流程（一）进口管理流程1.业务前期准备-业务部门与国外供应商签订进口合同后，及时将合同副本及货物详细信息传递给关务部门。-关务部门根据合同信息和货物情况，审核是否需要办理进口许可证、3C认证等特殊监管证件，并通知业务部门提前准备。2.报关申报-关务专员收到物流部门提供的提单、装箱单、发票等运输及商业文件后，进行申报信息的录入和审核。-确保申报信息准确无误后，通过电子口岸系统向海关提交报关单申报数据。3.税费缴纳-海关审结报关单后，关务专员及时查询并打印税单，传递给财务部门。-财务部门按照规定缴纳进口关税、增值税等税费，关务专员跟踪税费缴纳情况，确保在规定时间内完成缴纳。4.货物查验-若海关对进口货物实施查验，关务部门及时通知物流部门和业务部门，并安排相关人员到查验现场配合海关工作。-协助海关对货物进行查验，提供必要的解释和说明，确保查验工作顺利进行。5.货物放行-海关完成查验且税费缴纳完毕后，货物予以放行。关务部门及时将货物放行信息通知物流部门，安排货物提运至指定地点。（二）出口管理流程1.业务前期准备-业务部门与国外客户签订出口合同后，将合同副本及货物详细信息告知关务部门。-关务部门根据货物情况，确定是否需要办理出口许可证、原产地证书等相关证件，并指导业务部门准备申请材料。2.报关申报-关务专员在货物发货前，收集物流部门提供的装箱单、发票、报关委托书等申报文件，录入并审核报关单信息。-通过电子口岸系统向海关提交报关单申报数据，确保申报信息准确及时。3.货物查验-如海关对出口货物进行查验，关务部门协调物流和业务部门，安排人员配合海关查验工作，提供相关资料和协助。4.货物放行与结关-海关查验无误后，货物予以放行。关务部门跟踪货物实际离境情况，确保海关完成结关手续，及时为业务部门提供出口退税所需的报关单证明联等文件。（三）关务数据管理流程1.数据收集-关务专员负责收集进出口业务中的各类关务数据，包括报关单数据、税费数据、查验记录等。-业务、物流等部门及时向关务部门提供与关务相关的数据信息，确保数据的完整性。2.数据录入与整理-关务专员将收集到的数据准确录入公司关务管理系统，并进行整理和分类，建立电子档案。-定期对关务数据进行备份，防止数据丢失。3.数据分析与利用-关务经理定期对关务数据进行分析，如通关时间分析、税费成本分析等，为公司优化关务流程、降低运营成本提供数据支持。-将分析结果反馈给公司管理层和相关部门，为公司决策提供参考依据。四、权利与义务（一）员工权利与义务1.权利-员工有权获得关务相关的培训和指导，以提升自身关务操作能力。-对于关务工作中存在的问题和困难，员工有权向关务部门或上级领导提出合理的建议和意见。-在遵守公司规定和法律法规的前提下，员工有权要求公司保障其在关务操作过程中的合法权益，避免因不合理原因受到处罚或损失。2.义务-员工有义务严格遵守本关务制度及相关法律法规，按照规定的流程和要求进行关务操作。-及时、准确地向关务部门提供与进出口业务相关的信息和文件，不得隐瞒或虚报。-配合关务部门、海关及其他相关机构的工作，积极协助处理各类关务问题。（二）顾客权利与义务1.权利-顾客有权要求公司提供准确、清晰的关务咨询服务，了解进出口货物的相关政策和流程。-在货物通关过程中，顾客有权及时获取货物的通关状态信息。-若因公司关务操作失误导致顾客损失，顾客有权要求公司给予合理赔偿。2.义务-顾客有义务向公司提供真实、准确的货物信息和相关文件，协助公司完成关务申报工作。-按照规定支付与关务相关的费用，如税费、报关费等。-配合公司和海关的工作，遵守相关法律法规和海关监管要求。五、监督与奖惩机制（一）监督机制1.内部监督-关务部门定期对自身关务操作进行自查，检查申报文件的准确性、通关流程的合规性等。-公司内部审计部门定期对关务工作进行审计，审查关务制度的执行情况、关务数据的真实性和准确性等，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督-接受海关等相关监管部门的监督检查，积极配合海关的查验、稽查等工作。-建立顾客反馈机制，接受顾客对公司关务服务的监督和评价，及时处理顾客投诉和建议。（二）奖励机制1.工作成果奖励-对于在关务工作中表现出色，如成功优化关务流程、降低关务成本、提高通关效率等方面做出显著贡献的员工，给予物质奖励和精神表彰。-对为公司避免重大关务风险或挽回经济损失的员工，给予特别奖励。2.创新奖励鼓励员工提出创新的关务解决方案和建议，对于被公司采纳并取得良好效果的，给予相应奖励。（三）惩罚机制1.违规处罚-对于违反本关务制度或相关法律法规的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。-因员工违规操作导致公司受到海关处罚或经济损失的，由相关责任人承担相应赔偿责任。2.绩效扣分将关务工作绩效纳入员工绩效考核体系，对于关务操作失误、工作延误等情况，按照绩效考核制度进行扣分处理，影响员工绩效奖金和职业发展。六、附则（一）制度解释权本关务制度的解释权归跨境贸易公司所有。（二）制度修订公司将根据国内外海关法规、政策的变化以及公司业务发展的需要，适时对本关务制度进行修订和完善。修订后的制度将及时通知全体员工，并组织相关培训。（三）生效日期本关务制度自发布之日起生效实施，全体员工和相关顾客应