运输公司海运集装箱订舱流程规定

运输公司海运集装箱订舱流程规定

一、总则1.目的本规定旨在规范本运输公司海运集装箱订舱流程，确保订舱操作的高效、准确与顺畅，提高客户满意度，提升公司运营效益，同时遵循公司“安全、高效、共赢”的企业文化与经营理念，以优质服务赢得市场。2.适用范围本规定适用于运输公司全体涉及海运集装箱订舱业务的员工，以及有海运集装箱订舱需求的顾客。3.原则秉持扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高决策与执行效率。订舱流程遵循合法合规、公平公正、快速准确的原则，保障各方合法权益，注重安全生产，在各个环节确保人员与货物安全。同时体现人文关怀，关注员工工作体验与客户需求反馈。二、组织架构与职责划分1.销售部门-负责与客户沟通，了解订舱需求，包括货物信息（如货物品名、重量、体积、包装等）、运输起止地、预计运输时间等。-向客户介绍公司的订舱服务、运价、船期等相关信息，促成订舱业务合作。-将客户订舱需求准确及时地传递给操作部门。2.操作部门-接收销售部门转来的客户订舱需求，进行初步审核，检查信息的完整性与准确性。-根据客户需求，选择合适的船公司、航线、船期，并向船公司进行订舱申请。-跟进订舱申请的审批结果，及时获取订舱确认信息，包括提单号、箱号、船名航次等。-协调安排货物的装箱、运输、报关等事宜，确保货物按时出运。3.客服部门-负责与客户保持沟通，及时向客户反馈订舱进展情况，解答客户的疑问与咨询。-处理客户在订舱过程中提出的特殊要求或问题，协调相关部门解决。-收集客户对订舱服务的反馈意见，对客户满意度进行调查与分析，为公司服务改进提供依据。4.财务部门-负责订舱费用的核算与收取，确保费用计算准确、收款及时。-与船公司、货代等相关合作方进行费用结算，核对账目，保障公司财务往来清晰准确。-对订舱业务的成本进行监控与分析，为公司运营效益提升提供财务支持。三、管理流程1.客户需求沟通阶段-销售部门员工通过电话、邮件、面谈等方式与客户取得联系，详细了解客户海运集装箱订舱需求。-填写《客户订舱需求登记表》，记录客户基本信息、货物信息、运输要求等内容，并及时提交给操作部门。2.订舱申请阶段-操作部门接收销售部门转来的《客户订舱需求登记表》，进行审核。如信息不完整或不准确，及时与销售部门沟通核实。-根据客户需求，操作员工在公司订舱系统中查询合适的船公司、航线、船期信息，选择最优方案。-向选定的船公司发送订舱申请，申请内容包括提单号、货主信息、货物信息、装货港、卸货港、船名航次、预计开船日期等详细内容。3.订舱确认阶段-船公司对订舱申请进行审批，操作部门及时跟进审批进度。-收到船公司订舱确认信息后，操作员工将提单号、箱号、船名航次、预计开船日期等关键信息录入公司订舱系统，并通知客服部门。-客服部门及时将订舱确认信息反馈给客户，确认客户是否还有其他需求。4.货物运输准备阶段-操作部门根据订舱信息，安排货物的装箱事宜。通知货代或车队到指定地点提货、装箱，并确保装箱过程符合安全生产要求。-与报关行沟通协调，准备货物报关所需的文件，如商业发票、装箱单、报关委托书等，确保货物顺利报关。-客服部门持续与客户保持沟通，及时向客户反馈货物运输准备工作的进展情况。5.货物出运阶段-货物装箱完毕且报关通过后，操作部门安排货物装船出运。密切关注货物装船情况，确保货物按时、安全装船。-货物装船后，获取船公司提供的海运提单，核对提单信息的准确性。将提单副本及时发送给客服部门，由客服部门转交给客户。6.费用结算阶段-财务部门根据订舱合同与实际业务情况，核算订舱费用，包括海运费、装箱费、报关费等。-向客户发送《费用账单》，通知客户支付订舱费用。收到客户付款后，及时进行账务处理，并向客户提供发票。-与船公司、货代、报关行等合作方进行费用结算，核对账目，确保费用支付准确无误。四、权利与义务1.员工权利与义务-权利-员工有权了解公司海运集装箱订舱业务的相关政策、流程与操作规范，公司应提供必要的培训与指导。-在工作过程中，员工有权提出改进订舱流程、提高工作效率的建议和意见，公司将积极予以考虑。-对于不合理的工作安排或客户要求，员工有权向上级反映，寻求合理解决方案。-义务-员工应严格遵守本订舱流程规定，按照工作要求和标准完成各项订舱任务。-保守公司商业机密和客户信息，不得泄露公司的订舱价格、船期安排、客户资料等重要信息。-不断提升自身业务能力和服务水平，积极参加公司组织的培训活动，以更好地为客户提供优质服务。2.客户权利与义务-权利-客户有权了解公司海运集装箱订舱的服务内容、价格、船期等详细信息，公司应如实提供。-对订舱过程中的服务质量不满意，客户有权向公司提出投诉和建议，公司将及时处理并反馈处理结果。-有权要求公司按照合同约定提供准确、及时的订舱服务，确保货物安全、按时运输。-义务-客户应如实向公司提供货物信息、运输要求等相关资料，确保资料的真实性与完整性。-按照合同约定及时支付订舱费用，不得拖欠。-配合公司完成订舱、装箱、报关等相关工作，提供必要的协助。五、监督与奖惩机制1.监督机制-建立内部监督小组，由公司行政主管、操作部门负责人、财务部门负责人等组成。定期对海运集装箱订舱流程进行检查与评估，包括流程执行情况、服务质量、费用结算等方面。-设立客户反馈渠道，鼓励客户对订舱服务进行评价和反馈。客服部门负责收集客户反馈信息，及时整理并提交给监督小组。-利用公司订舱系统对订舱业务进行实时监控，对关键环节的操作时间、操作结果等进行记录和分析，及时发现异常情况并进行处理。2.奖励机制-对于在订舱业务中表现突出的员工，如成功开拓新客户、大幅提高订舱效率、有效降低成本、收到客户高度赞扬等，给予相应的奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。-对提出合理化建议并被公司采纳，有效改进订舱流程、提升服务质量或增加公司运营效益的员工，给予奖励。3.惩罚机制-对于违反本订舱流程规定，导致订舱延误、货物损失、客户投诉等不良后果的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。-对故意泄露公司商业机密或客户信息的员工，依法追究法律责任。六、附则