学校商务接待管理办法

学校商务接待管理办法总则目的为进一步规范学校商务接待管理，严格控制接待费用支出，提升接待工作质量和效率，维护学校良好形象，根据国家相关法律法规和学校实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于学校各部门、各二级学院在开展商务活动过程中所涉及的各类接待工作。商务接待是指学校因教学、科研、合作办学、招生就业、校友联络、社会捐赠等工作需要，接待国内外企业、社会组织、政府部门等相关人员的活动。基本原则1.务实节俭：接待工作要注重实效，严格控制接待标准和规模，杜绝铺张浪费，做到既能满足商务活动需要，又能合理节约经费。2.规范有序：接待工作应按照规定的程序和标准进行，确保接待活动有章可循、规范有序。3.对等接待：根据来访人员的身份和来访目的，安排相应级别的人员进行接待，做到对等接待、礼貌周到。4.安全保密：在接待过程中，要注意保障来访人员的人身安全和信息安全，严格遵守学校的保密规定，防止学校机密信息泄露。接待审批审批流程1.各部门、各二级学院在接到商务来访信息后，应及时填写《学校商务接待审批表》，详细说明来访单位、来访人数、来访时间、来访目的、接待安排等内容，并经部门或二级学院负责人审核签字。2.《学校商务接待审批表》需根据接待对象的重要程度和接待费用的预算情况，按照相应的审批权限进行审批。接待费用预算在[X]元以下的，由部门或二级学院负责人审批；接待费用预算在[X]元以上（含[X]元）的，需报分管校领导审批；涉及重要嘉宾或重大商务活动的接待，还需报校长审批。3.审批通过后，接待部门应严格按照审批的内容和标准组织实施接待工作。如因特殊情况需要调整接待安排的，应及时向原审批人报告，并重新履行审批手续。审批要求1.接待部门应提前做好接待方案，明确接待任务、接待人员、接待时间、接待地点、接待方式等内容，确保接待工作的顺利进行。2.接待部门应根据来访人员的身份和来访目的，合理安排接待人员，避免出现接待人员过多或过少的情况。3.接待部门应严格控制接待费用预算，不得超标准、超范围接待。在填写《学校商务接待审批表》时，应详细列出各项费用的预算金额，并注明费用来源。接待标准住宿标准1.来访人员的住宿应根据学校的实际情况和来访人员的身份，安排在合适的酒店或宾馆。原则上，接待省部级及以上领导干部，可安排套间；接待司局级领导干部，可安排单间；接待其他人员，可安排标准间。2.住宿费用应按照学校规定的标准执行，不得超过当地同档次酒店或宾馆的协议价格。如因特殊情况需要提高住宿标准的，应提前报分管校领导审批。3.接待部门应协助来访人员办理住宿手续，并及时与酒店或宾馆结算住宿费用。餐饮标准1.商务接待用餐应遵循节俭原则，以家常菜为主，不得提供高档菜肴和野生保护动物制作的菜肴。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待对象超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。2.商务接待用餐标准应根据学校规定的标准执行，原则上每人每餐不超过[X]元（含酒水）。如因特殊情况需要提高用餐标准的，应提前报分管校领导审批。3.商务接待一般不安排宴请，确需宴请的，应严格控制宴请次数和规模。宴请时，不得提供香烟和高档酒水。交通标准1.来访人员的交通应根据学校的实际情况和来访人员的需求，合理安排交通工具。原则上，接待省部级及以上领导干部，可安排专车接送；接待其他人员，可安排公共交通工具或学校班车接送。2.交通费用应按照学校规定的标准执行，不得超过当地同档次交通工具的收费标准。如因特殊情况需要提高交通标准的，应提前报分管校领导审批。3.接待部门应协助来访人员办理交通票务手续，并及时与交通部门结算交通费用。其他标准1.商务接待活动中，不得组织旅游和与商务活动无关的参观，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得安排专场文艺演出，不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。2.商务接待活动中，如需安排礼品的，应严格控制礼品的种类和价值。礼品应具有学校特色，体现文化内涵，不得赠送高档礼品。礼品费用应按照学校规定的标准执行，原则上每人不超过[X]元。接待安排前期准备1.接待部门应在接到来访信息后，及时与来访单位或人员取得联系，了解来访人员的基本情况、来访目的、来访时间、来访人数等信息，并根据来访人员的需求和学校的实际情况，制定详细的接待方案。2.接待部门应根据接待方案，做好各项准备工作，包括安排接待人员、预订酒店或宾馆、预订餐饮、安排交通工具、准备宣传资料、布置接待场所等。3.接待部门应在来访人员到达前，再次与来访单位或人员确认来访时间和行程安排，确保接待工作的顺利进行。接待过程1.接待人员应提前到达接待地点，迎接来访人员，并引导来访人员到接待场所休息。在接待过程中，接待人员应热情友好、礼貌周到，主动介绍学校的基本情况和相关工作。2.接待部门应按照接待方案的安排，组织来访人员进行参观、交流、洽谈等活动，并安排专人负责记录和拍照。在活动过程中，接待人员应及时解答来访人员的疑问，协调解决来访人员遇到的问题。3.接待部门应根据来访人员的需求和学校的实际情况，安排合适的餐饮和住宿，并及时与酒店或宾馆、餐饮部门沟通协调，确保餐饮和住宿的质量和安全。后期总结1.接待活动结束后，接待部门应及时对接待工作进行总结，总结经验教训，提出改进措施，不断提高接待工作的质量和效率。2.接待部门应及时与来访单位或人员取得联系，了解来访人员对接待工作的意见和建议，并根据来访人员的意见和建议，对接待工作进行改进和完善。3.接待部门应按照学校的财务管理制度，及时办理接待费用的报销手续，并将接待费用的使用情况进行公示，接受学校师生的监督。费用管理费用报销1.接待费用报销应严格按照学校的财务管理制度执行，报销人员应提供真实、合法、有效的发票和相关凭证，并填写《学校商务接待费用报销单》。2.《学校商务接待费用报销单》应经接待部门负责人审核签字、财务部门审核签字、分管校领导审批签字后，方可报销。3.接待费用报销应在接待活动结束后[X]个工作日内办理，逾期不予报销。费用监督1.学校财务部门应加强对接待费用的管理和监督，定期对接待费用的使用情况进行检查和审计，确保接待费用的合理使用。2.学校审计部门应加强对接待工作的审计监督，对违反本办法规定的行为，应及时进行查处，并追究相关人员的责任。3.学校师生有权对接待费用的使用情况进行监督，如发现有违反本办法规定的行为，可向学校纪检监察部门举报。监督检查内部监督1.学校各部门、各二级学院应加强对本部门、本二级学院商务接待工作的管理和监督，定期对本部门、本二级学院商务接待工作的开展情况进行检查和评估，发现问题及时整改。2.学校办公室应加强对全校商务接待工作的统筹协调和监督检查，定期对全校商务接待工作的开展情况进行检查和评估，发现问题及时督促相关部门和二级学院进行整改。外部监督1.学校应接受上级主管部门和财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。2.学校应定期向社会公开商务接待工作的开展情况和接待费用的使用情况，接受社会公众的监督。责任追究违规行为1.未经审批擅自开展商务接待活动的；2.超标准、超范围接待的；3.以商务接待为名，进行公款旅游、公款吃喝、赠送礼品等活动的；4.虚报、冒领接待费用的；5.其他违反本办法规定的行为。责任追究1.对违反本办法规定的部门和个人，学校将视