学校物资使用管理办法

学校物资使用管理办法总则目的为了加强学校物资的管理，规范物资的使用流程，提高物资的使用效率，保障学校教学、科研和日常管理工作的顺利进行，根据国家相关法律法规和教育行业的标准要求，结合本校实际情况，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于学校内部所有部门、科室、年级组及教职工在教学、科研、行政办公、后勤保障等活动中对各类物资的使用管理。管理原则1.统一领导，分级管理：学校设立物资管理领导小组，对物资使用管理工作进行统一领导和决策。各部门、科室、年级组在物资管理领导小组的指导下，负责本部门物资的具体管理工作。2.合理配置，节约使用：根据学校的发展规划和实际需求，合理配置物资，避免闲置和浪费。倡导节约使用物资，提高物资的使用效益。3.规范流程，严格审批：建立健全物资使用的审批流程，严格按照规定的程序进行物资的采购、领用、使用和处置，确保物资管理工作的规范化和制度化。4.责任明确，监督考核：明确各部门、科室、年级组及相关人员在物资使用管理中的职责，建立健全监督考核机制，对物资使用管理工作进行定期检查和考核。物资分类与定义教学物资1.教材和教辅资料：包括学校统一订购的各类教材、教学参考书、练习册、试卷等。2.教学设备：如投影仪、电子白板、计算机、实验仪器、体育器材等用于教学活动的设备。3.教学耗材：粉笔、墨水、纸张、实验试剂等在教学过程中消耗的物品。办公物资1.办公用品：笔、本子、文件夹、计算器等日常办公所需的用品。2.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机等办公用设备。3.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜等办公用家具。后勤物资1.生活用品：如清洁用品、卫生纸、洗手液等用于学校环境卫生和师生生活的物品。2.维修材料：用于学校建筑物、设备设施维修的各类材料，如水泥、钢材、电线等。3.餐饮物资：学校食堂采购的各类食品、调料、餐具等物资。科研物资1.科研设备：专门用于科研项目的仪器设备，如光谱仪、色谱仪等。2.科研耗材：科研实验中使用的各类试剂、材料等。物资采购管理采购计划制定1.各部门、科室、年级组应根据本部门的工作任务和实际需求，于每学期末制定下学期的物资采购计划。采购计划应包括物资的名称、规格、型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，报学校物资管理领导小组审批。物资管理领导小组根据学校的整体规划和资金状况，对各部门的采购计划进行综合平衡和调整，确定最终的采购计划。采购方式选择1.集中采购：对于批量较大、通用性强的物资，如教材、办公用品等，由学校物资管理部门统一组织集中采购，以获取更优惠的价格和更好的服务。2.分散采购：对于一些特殊规格、少量急需的物资，经学校物资管理领导小组批准后，可由使用部门自行采购，但需严格按照学校的采购流程和相关规定进行。3.招标采购：对于金额较大的物资采购项目，如大型教学设备、科研设备等，应按照国家相关法律法规和学校的招标管理办法进行招标采购，确保采购过程的公平、公正、公开。采购合同签订1.物资采购合同是明确采购方和供应商权利义务的重要法律文件。在采购合同签订前，学校物资管理部门应组织相关人员对供应商的资质、信誉、产品质量等进行严格的考察和评估。2.采购合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购验收1.物资到货后，采购部门应及时组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否与合同约定一致。2.验收合格的物资，由验收人员在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，直至符合合同要求为止。物资领用管理领用申请1.各部门、科室、年级组的物资领用人员应填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字。2.对于贵重物资、限量供应物资或有特殊使用要求的物资，领用申请还需经学校物资管理领导小组审批。领用审批1.物资管理部门收到领用申请表后，应根据库存情况和使用部门的实际需求进行审批。对于符合领用条件的申请，予以批准；对于不符合领用条件的申请，应说明理由并退回申请。2.审批通过的领用申请表应及时传递给仓库管理人员，作为物资发放的依据。物资发放1.仓库管理人员应根据审批通过的领用申请表，及时、准确地发放物资。发放物资时，应与领用人员当面核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，并在领用登记表上签字确认。2.对于一些需要以旧换新的物资，如办公用品中的笔芯、墨盒等，领用人员应在领用时交回旧的物资。物资使用管理使用规范1.各部门、科室、年级组应教育和引导本部门的教职工和学生正确使用物资，遵守物资的使用操作规程和相关规定。2.对于大型教学设备、科研设备等专业性较强的物资，使用人员应经过专门的培训，取得相应的操作资格证书后，方可使用。3.物资使用过程中，应注意爱护物资，避免人为损坏。如因使用不当造成物资损坏的，使用人员应承担相应的赔偿责任。使用监督1.学校物资管理部门应定期对各部门、科室、年级组的物资使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。2.各部门、科室、年级组应建立健全本部门的物资使用管理制度，加强对本部门物资使用情况的日常监督和管理。物资调剂1.为了提高物资的使用效率，避免物资闲置浪费，学校物资管理部门应建立物资调剂机制。对于一些暂时闲置或使用频率较低的物资，可在学校内部进行调剂使用。2.物资调剂需由物资使用部门提出申请，经学校物资管理领导小组批准后，办理相关的调剂手续。物资盘点与清查定期盘点1.学校物资管理部门应每学期组织一次全面的物资盘点工作。盘点内容包括物资的数量、规格、型号、存放地点、使用状况等。2.盘点人员应认真核对物资的实物与账目，确保账物相符。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，写出书面报告，报学校物资管理领导小组审批处理。不定期清查1.学校物资管理部门可根据工作需要，不定期对部分物资进行清查。清查内容主要包括物资的使用情况、保管情况等。2.不定期清查可采取抽查的方式进行，对于发现的问题应及时进行整改。物资处置管理处置范围1.物资处置包括物资的报废、报损、转让、捐赠等。对于因技术落后、损坏无法修复、长期闲置等原因不再具有使用价值的物资，应及时进行处置。2.物资处置应严格按照国家相关法律法规和学校的有关规定进行，确保处置过程的合法、合规。处置审批1.各部门、科室、年级组如需处置物资，应填写物资处置申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、处置原因等信息，并附相关的证明材料，经部门负责人审核签字后，报学校物资管理领导小组审批。2.对于价值较大的物资处置，还需报学校上级主管部门批准。处置方式选择1.报废处理：对于无法修复或已无使用价值的物资，应进行报废处理。报废物资应按照国家有关环保要求进行妥善处理，避免造成环境污染。2.转让处理：对于一些尚有一定使用价值但本部门不再需要的物资，可通过公开拍卖、协议转让等方式进行转让处理，以实现物资的再利用。3.捐赠处理：对于一些符合捐赠条件的物资，可通过合法的捐赠渠道进行捐赠，为社会公益事业做出贡献。物资档案管理档案内容1.物资档案应包括物资的采购合同、发票、验收报告、领用记录、盘点报告、处置申请表等相关文件和资料。2.物资档案应按照物资的类别、批次进行分类整理，建立详细的档案目录，以便于查询和管理。档案保管1.学校物资管理部门应指定专人负责物资档案的保管工作，确保档案的安全、完整。2.物资档案的保管期限应按照国家相关法律法规和学校的有关规定执行，一般为物资处置后至少保存5年。档案查阅1.学校内部各部门、科室、年级组因工作需要查阅物资档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审核签字后，到物资管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改、复制档案资料。如需复制档案资料，需经物资管理部门负责人批准。监督与考核监督机制1.学校纪检监察部门应加强对物资使用管理工作的监督检查，重点检查物资采购、领用、使用、处置等环节是否存在违规行为。2.各部门、科室、年级组应建立内部监督机制，加强对本部门物资使用管理工作的自我监督和检查。考核评价1.学校物资管理领导小组应定期对各部门、科室、年级组的物资使用管理工作进行考核评价。考核评价内容包括采购计划执行情况、物资使用效率、物资保管