工会采购工作管理办法

工会采购工作管理办法总则目的为规范本工会采购工作，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，维护工会和职工的合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华全国总工会关于加强基层工会经费收支管理的通知》等相关法律法规和政策规定，结合本工会实际情况，制定本管理办法。适用范围本办法适用于本工会组织开展的各类采购活动，包括但不限于办公用品、职工福利、活动物资、服务采购等。采购原则1.公开透明原则：采购信息应及时、准确地向工会会员公开，确保采购过程和结果的透明度。2.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，保证采购活动的公平性。3.公正原则：采购过程中应严格按照规定的程序和标准进行操作，公正对待所有供应商。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购管理机构及职责采购管理委员会1.组成：由工会主席担任主任，工会副主席、财务委员、职工代表等组成。2.职责制定和修订工会采购工作的相关规章制度和政策。审议和批准年度采购计划和预算。对重大采购项目进行决策和监督。协调解决采购工作中出现的重大问题。采购工作小组1.组成：由工会相关工作人员组成，负责具体的采购实施工作。2.职责编制年度采购计划和预算草案。按照规定的程序组织采购活动，包括发布采购信息、组织开标、评标等。对供应商进行资格审查和评估。签订采购合同，并监督合同的执行。负责采购项目的验收和结算工作。财务部门1.职责负责采购资金的管理和核算。审核采购预算和采购合同，确保资金使用的合理性和合规性。办理采购资金的支付手续。监督部门1.职责对采购活动进行全过程监督，确保采购过程符合法律法规和本办法的规定。受理供应商的投诉和举报，并进行调查处理。对采购工作中的违规行为提出处理意见和建议。采购计划与预算管理采购计划的编制1.采购工作小组应根据工会的工作需要和发展规划，于每年[具体时间]编制下一年度的采购计划草案。2.采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划草案应征求工会各部门和职工代表的意见，并经采购管理委员会审议通过后执行。采购预算的编制1.财务部门应根据采购计划，结合工会的经费状况，编制年度采购预算草案。2.采购预算应包括采购项目的预计支出金额、资金来源等内容。3.采购预算草案应经采购管理委员会审议通过后，报上级工会批准。采购计划和预算的调整1.如因工作需要或其他特殊情况需要调整采购计划和预算的，应按照规定的程序进行审批。2.调整采购计划和预算应说明调整的原因、项目和金额，并经采购管理委员会审议通过后执行。采购方式及程序采购方式1.公开招标：采购金额达到一定标准（具体标准根据相关规定和本工会实际情况确定）的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.邀请招标：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式进行采购只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。采购程序1.公开招标程序采购工作小组编制招标文件，并报采购管理委员会审核。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对潜在供应商进行资格审查，确定合格的投标人。组织开标、评标和定标工作。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.邀请招标程序采购工作小组确定邀请的供应商名单，并向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标程序基本相同。3.竞争性谈判程序采购工作小组制定谈判文件，并报采购管理委员会审核。邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。组织谈判小组与供应商进行谈判。根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购程序采购工作小组对单一来源供应商进行论证，并报采购管理委员会审核。与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。5.询价程序采购工作小组确定询价的货物规格、标准和数量，并向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定的时间内报价。采购工作小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。供应商管理供应商的资格要求1.供应商应具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律法规规定的其他条件。供应商的选择1.采购工作小组应根据采购项目的要求，对供应商进行资格审查和评估。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。3.优先选择具有良好信誉和业绩的供应商。供应商的监督与评价1.采购工作小组应建立供应商档案，对供应商的履约情况进行跟踪和记录。2.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。3.对评价结果优秀的供应商，可给予一定的奖励和优先合作机会；对评价结果不合格的供应商，应取消其供应商资格。采购合同管理合同的签订1.采购工作小组应在中标通知书发出之日起[规定时间]内，与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同应经采购管理委员会审核通过后签订。合同的履行1.采购工作小组和供应商应按照合同的约定履行各自的义务。2.采购工作小组应监督供应商的交货情况和产品质量，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.如供应商未能按照合同的约定履行义务，采购工作小组应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。合同的变更与解除1.如因特殊情况需要变更或解除采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除采购合同应报采购管理委员会审核批准。采购验收与结算管理采购验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准等方面。3.验收合格后，应出具验收报告，并由验收人员签字确认。采购结算1.采购工作小组应根据验收报告和采购合同的约定，办理采购资金的结算手续。2.财务部门应审核采购结算凭证，确保结算金额的准确性和合规性。3.采购资金应按照规定的支付方式和时间及时支付给供应商。监督与责任追究监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划和预算的执行情况、采购方式和程序的合规性、采购合同的签订和履行情况等方面。2.对监督检查中发现的问题，应