西南大学印章管理办法

西南大学印章管理办法一、引言亲爱的各位同事，印章作为学校权力和信誉的象征，在学校各项事务中起着至关重要的作用。它代表着学校的意志，是各类文件、合同等具有法律效力的凭证。为了确保学校印章使用的规范性、安全性和有效性，依据国家相关法律法规以及教育行业的标准要求，结合我校实际运营情况，特制定本《西南大学印章管理办法》。希望大家认真学习并严格遵守本办法，共同维护学校的合法权益和正常运营秩序。二、适用范围本办法适用于西南大学各类印章，包括但不限于学校公章、学校党委章、校长办公章、各职能部门章、各学院（部）章、各类业务专用章（如财务专用章、合同专用章等）以及法定代表人章等。涵盖学校所有涉及印章使用的部门、单位和个人。三、印章的种类与规格1.学校公章：学校公章是学校对外行使权力的象征，代表学校的整体意志。其形状为圆形，直径[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊学校名称，自左而右环行。2.学校党委章：用于学校党委相关事务，形状为圆形，直径[X]厘米，中央刊镰刀锤子图案，图案外刊学校党委名称，自左而右环行。3.校长办公章：主要用于校长办公相关事务，形状为圆形，直径[X]厘米，中央无图案，刊“校长办公章”字样，自左而右环行。4.各职能部门章：各职能部门章用于处理本部门职责范围内的事务，形状为圆形，直径[X]厘米，中央无图案，刊部门名称，自左而右环行。5.各学院（部）章：各学院（部）章用于学院（部）内部管理及对外联系等事务，形状为圆形，直径[X]厘米，中央无图案，刊学院（部）名称，自左而右环行。6.业务专用章：如财务专用章，用于财务相关业务，形状为圆形或方形，尺寸根据实际业务需求确定；合同专用章，用于签订各类合同，形状为圆形，直径[X]厘米，中央无图案，刊“合同专用章”字样，自左而右环行。7.法定代表人章：用于特定场合代表法定代表人行使职权，形状为方形，尺寸[X]厘米×[X]厘米。四、印章的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《西南大学印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格、数量等信息，并提交相关证明材料。如新增部门需提供学校批准成立该部门的文件；因业务变更需刻制业务专用章的，需提供相关业务调整的说明等。申请表需经部门负责人签字，并加盖部门公章后，报学校办公室审核。2.审核批准学校办公室收到刻制申请后，将依据学校相关规定和实际工作需求进行审核。审核内容包括申请理由是否充分、印章名称是否规范、用途是否明确等。对于符合要求的申请，学校办公室将报学校领导审批。学校领导将综合考虑学校整体运营情况、部门职责等因素，做出是否批准的决定。3.刻制流程经批准后，由学校办公室统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。严禁任何部门或个人私自刻制印章。在刻制过程中，学校办公室将与刻章单位保持密切沟通，确保印章的规格、样式等符合本办法的规定以及国家相关标准。4.印章启用新印章刻制完成后，需在学校办公室进行备案登记。登记内容包括印章名称、规格、刻制时间、启用时间、保管人等信息。学校办公室将发布印章启用通知，明确新印章的名称、用途、启用时间等，并同时声明原相关印章作废（如有）。通知将发送至学校各部门、单位，并在学校内部网站等显著位置进行公示。五、印章的保管1.保管原则印章保管遵循“专人负责、专柜保存”的原则。各部门应指定专人负责印章的保管工作，保管人员应政治素质高、责任心强、业务熟悉。印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保存放地点安全可靠，具备防火、防盗、防潮等条件。2.保管人员职责保管人员应严格遵守印章管理规定，妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或委托他人代管。负责印章的日常使用登记，详细记录每次印章使用的时间、用途、申请人、批准人等信息。定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向部门负责人和学校办公室报告，并采取相应措施。3.保管人员变更当保管人员因工作调动、离职等原因需要更换时，部门应提前做好交接准备工作。原保管人员应将印章及相关使用登记记录等一并移交给新保管人员。交接过程需有部门负责人在场监督，并填写《西南大学印章保管人员交接登记表》，详细记录交接时间、交接内容、双方签字等信息。交接登记表应存档备查。六、印章的使用1.使用审批一般性文件、材料使用印章，由部门负责人审批。审批人应认真审核文件内容，确保文件的真实性、合法性和必要性。重要文件、合同、协议等使用印章，需经学校相关领导审批。如涉及重大经济事项的合同，需经财务部门、法务部门审核后，报分管校领导或校长审批。对于涉及多个部门的文件或事项，需经相关部门会签后，再按上述审批流程办理。2.使用登记每次使用印章前，申请人应填写《西南大学印章使用登记表》，注明文件名称、文号、用途、份数、申请部门、申请人、申请时间等信息。保管人员应认真核对登记表内容与审批意见是否一致，确认无误后方可盖章。盖章后，保管人员应在登记表上签字，并注明盖章时间。3.使用规范印章应加盖在文件的落款处，做到端正、清晰，确保印章的名称与落款单位一致。对于多页文件，应加盖骑缝章，以防止文件内容被篡改。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。如因特殊情况确需使用，应经学校领导特别批准，并在使用后及时将相关材料收回，注明使用情况。七、印章的停用与销毁1.停用情形因机构调整、名称变更等原因，原印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章损坏无法正常使用，且经鉴定无修复价值的，应予以停用。发现印章被伪造或存在安全隐患的，应立即停用。2.停用手续部门或单位应填写《西南大学印章停用申请表》，说明停用原因，报学校办公室审核。学校办公室审核通过后，发布印章停用通知，告知学校各部门、单位原印章停止使用。同时，收回停用印章。3.印章销毁对于停用的印章，学校办公室将定期进行清理和销毁。销毁工作由学校办公室会同监察、审计等相关部门共同实施。销毁印章时，应做好记录，包括印章名称、规格、销毁时间、销毁方式、参与人员等信息。销毁记录应存档保存。八、监督与责任追究1.监督检查学校办公室将定期或不定期对各部门印章管理和使用情况进行监督检查。检查内容包括印章保管是否符合要求、使用审批是否规范、登记记录是否完整等。各部门应积极配合学校办公室的监督检查工作，如实提供相关材料和信息。2.责任追究对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章的部门或个人，学校将视情节轻重，给予批评教育、纪律处分；造成严重后果的，将依法追究法律责任。因印章保