户籍档案查询管理办法

户籍档案查询管理办法总则制定目的为了规范户籍档案查询管理工作，保障户籍档案的安全、完整和有效利用，维护公民的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国户口登记条例》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本公司/组织对户籍档案的查询、管理活动。户籍档案是指在户口登记管理过程中形成的，记录公民个人基本信息、家庭关系、户口迁移等情况的各种文件、资料。管理原则户籍档案查询管理工作应当遵循依法、公正、便民、安全的原则，严格按照规定的程序和权限进行操作，确保户籍档案信息的真实性、准确性和保密性。户籍档案管理机构及职责管理机构本公司/组织设立专门的户籍档案管理部门，负责户籍档案的日常管理工作。该部门应当配备具有专业知识和技能的档案管理人员，确保户籍档案管理工作的顺利开展。档案管理人员职责1.负责户籍档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保户籍档案的完整和安全。2.严格执行户籍档案查询管理制度，按照规定的程序和权限办理查询手续，不得擅自提供户籍档案信息。3.定期对户籍档案进行检查和维护，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.做好户籍档案的信息化建设工作，建立健全户籍档案数据库，提高档案管理的效率和水平。5.对户籍档案管理工作中形成的各种文件、资料进行整理和归档，妥善保管。户籍档案的收集与整理收集范围户籍档案的收集范围包括：公民的出生登记、死亡登记、户口迁移、户口注销、身份证办理等相关文件、资料。具体包括：1.《出生医学证明》《死亡医学证明书》等证明材料。2.户口迁移证、准迁证等迁移手续文件。3.身份证申领、换领、补领等相关申请表和证明材料。4.其他与户口登记管理有关的文件、资料。收集要求1.档案管理人员应当及时、准确地收集户籍档案材料，确保档案材料的完整性和真实性。2.对于新形成的户籍档案材料，应当在规定的时间内进行收集和整理，避免档案材料的积压和丢失。3.收集的户籍档案材料应当符合相关法律法规和行业标准的要求，字迹清晰、内容完整、印章齐全。整理方法户籍档案的整理应当按照档案管理的基本原则和方法进行，遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。具体整理方法如下：1.分类：按照户籍档案的内容和性质，将其分为出生登记、死亡登记、户口迁移、身份证办理等不同类别。2.编号：对每一份户籍档案进行编号，编号应当具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：将整理好的户籍档案材料按照编号顺序进行装订，装订应当牢固、整齐，不得有漏页、错页等现象。4.装盒：将装订好的户籍档案装入档案盒，并在档案盒上注明档案的类别、编号、起止时间等信息。户籍档案的保管保管条件户籍档案应当存放在专门的档案库房内，库房应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全和完整。档案库房的温度应当控制在14℃24℃之间，相对湿度应当控制在45%60%之间。保管期限户籍档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定执行。1.永久保管的户籍档案包括：公民的出生登记、死亡登记等档案材料。2.长期保管的户籍档案包括：公民的户口迁移、身份证办理等档案材料，保管期限为50年。3.短期保管的户籍档案包括：临时性的户口登记、证明材料等，保管期限为10年。保管要求1.档案管理人员应当定期对户籍档案进行检查和维护，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。2.对于需要销毁的户籍档案，应当按照国家有关规定进行鉴定和审批，经批准后按照规定的程序进行销毁。3.建立健全户籍档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅等情况，确保档案的流向清晰、可追溯。户籍档案的查询查询主体户籍档案的查询主体包括：公民本人、公民的监护人、司法机关、行政机关以及其他因工作需要查询户籍档案的单位和个人。查询条件1.公民本人查询本人户籍档案的，应当持本人有效身份证件到户籍档案管理部门办理查询手续。2.公民的监护人查询被监护人户籍档案的，应当持本人有效身份证件、监护关系证明等材料到户籍档案管理部门办理查询手续。3.司法机关、行政机关因工作需要查询户籍档案的，应当持单位介绍信、工作证件等材料到户籍档案管理部门办理查询手续。4.其他因工作需要查询户籍档案的单位和个人，应当持单位介绍信、本人有效身份证件等材料，并经户籍档案管理部门负责人批准后，方可办理查询手续。查询程序1.查询人应当填写《户籍档案查询申请表》，并提交相关证明材料。2.档案管理人员应当对查询人的身份和查询申请进行审核，审核通过后，按照规定的权限和程序提供户籍档案信息。3.查询人可以查阅、复制户籍档案中的相关信息，但不得涂改、损毁档案材料。4.档案管理人员应当对查询情况进行记录，包括查询人姓名、单位、查询时间、查询内容等信息，并由查询人签字确认。查询限制1.涉及公民个人隐私、商业秘密等敏感信息的户籍档案，应当严格按照国家有关规定进行查询和管理，未经公民本人同意，不得向他人提供。2.司法机关、行政机关查询户籍档案时，应当严格按照法定程序进行，不得超越职权范围查询。3.档案管理人员不得擅自向他人提供户籍档案信息，不得泄露公民的个人隐私和商业秘密。户籍档案的利用与保密利用方式户籍档案的利用方式包括查阅、复制、摘录等。查询人可以根据自己的需要选择合适的利用方式。利用要求1.查询人应当按照规定的程序和权限进行户籍档案的利用，不得擅自扩大利用范围。2.利用户籍档案时，应当爱护档案材料，不得在档案上涂改、标注、折叠等。3.复制、摘录的户籍档案材料应当加盖档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。保密措施1.档案管理人员应当严格遵守国家有关保密法律法规，保守户籍档案信息的秘密。2.对涉及公民个人隐私、商业秘密等敏感信息的户籍档案，应当采取加密存储、限制访问等措施，确保信息的安全。3.档案管理人员不得在公共场所谈论户籍档案信息，不得将档案信息泄露给无关人员。4.对于因工作需要接触户籍档案信息的人员，应当签订保密协议，明确保密责任。监督与检查内部监督本公司/组织应当建立健全户籍档案查询管理工作的内部监督机制，定期对户籍档案管理工作进行检查和评估。内部监督的内容包括：1.户籍档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合规定的程序和要求。2.户籍档案的查询、利用等工作是否按照规定的权限和程序进行。3.档案管理人员是否严格遵守保密规定，是否存在泄露档案信息的行为。外部监督本公司/组织应当接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合有关部门的工作，如实提供相关资料和情况。对于监督检查中发现的问题，应当及时进行整改，确保户籍档案查询管理工作的规范、有序开展。法律责任档案管理人员责任档案管理人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由本公司/组织给予批评教育、责令改正；情节严重的，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未按照规定的程序和要求收集、整理、归档、保管户籍档案的。2.擅自提供户籍档案信息，泄露公民个人隐私和商业秘密的。3.对户籍档案管理工作中形成的各种文件、资料未进行妥善保管，造成档案损坏、丢失的。4.其他违反本办法规定的行为。查询人责任查询人违反本办法规定，有下列行为之一的，由本公司/组织责令改正；情