设计合作管理暂行办法

设计合作管理暂行办法一、前言在当今竞争激烈且合作频繁的商业环境中，设计合作对于企业的创新发展、产品提升以及品牌塑造等方面都起着至关重要的作用。为了规范公司与外部设计团队或个人的合作流程，确保合作项目能够高效、优质地完成，同时保障公司及合作方的合法权益，特制定本《设计合作管理暂行办法》。希望大家认真阅读并遵守本办法中的各项规定，共同推动公司设计合作业务的顺利开展。二、适用范围本办法适用于公司与外部各类设计机构、工作室以及独立设计师开展的所有设计合作项目，包括但不限于产品设计、平面设计、室内设计、品牌设计等领域。三、合作流程（一）合作需求提出1.各业务部门若有设计合作需求，需填写《设计合作需求申请表》，详细说明合作项目的背景、目标、具体要求、预期时间节点以及预算范围等信息。例如，如果是产品设计合作，要明确产品的功能定位、目标受众、尺寸限制等关键要素。2.将填写好的申请表提交至设计合作管理小组进行初步审核。我们鼓励各部门在提出需求前，尽可能对项目进行充分的调研和思考，以便更准确地阐述需求，提高后续合作的效率。（二）合作方筛选1.设计合作管理小组收到需求申请表后，根据项目的性质和要求，从公司已建立的设计合作方资源库中筛选出符合条件的潜在合作方。若资源库中无合适对象，可通过公开招标、行业推荐、网络搜索等方式拓展寻找。2.对潜在合作方进行综合评估，评估内容包括但不限于设计能力（查看过往作品风格、质量、创新性等）、行业经验（从事相关设计领域的年限、类似项目经验）、团队构成（核心设计师的专业背景、团队稳定性）、服务价格（报价是否合理、符合预算）以及信誉口碑（向其过往合作客户了解合作过程中的配合度、交付质量等情况）。3.整理评估结果，形成《设计合作方评估报告》，推荐至少三家符合要求的合作方供业务部门进一步选择。希望大家在评估合作方时，秉持客观、公正的态度，全面考量各方面因素，为公司挑选出最合适的合作伙伴。（三）合作洽谈1.业务部门与推荐的合作方进行洽谈，就合作项目的具体内容、设计方案、服务价格、交付时间、知识产权归属等关键条款进行深入沟通和协商。2.在洽谈过程中，双方应充分交流想法和意见，确保对项目的理解一致。业务部门要向合作方清晰传达公司的期望和要求，同时认真倾听合作方的专业建议。我们鼓励双方以开放、合作的态度进行沟通，共同探讨出最有利于项目成功的合作模式。3.根据洽谈结果，业务部门起草《设计合作意向书》，明确双方的初步合作意向和主要合作条款，提交至设计合作管理小组审核。（四）合同签订1.设计合作管理小组对《设计合作意向书》进行审核，重点审查条款的合法性、完整性以及对公司权益的保障情况。如有需要，可咨询公司法务部门的专业意见。2.审核通过后，业务部门与合作方根据《设计合作意向书》的内容，正式签订《设计合作合同》。合同应严格按照相关法律法规和行业标准制定，明确双方的权利和义务、合作项目的详细内容、服务费用及支付方式、设计成果的交付形式和时间、知识产权归属及保密条款等重要事项。3.《设计合作合同》签订后，需提交至公司相关部门备案存档。希望大家在签订合同前，务必仔细阅读合同条款，确保自身权益得到充分保障，同时也要严格遵守合同约定，履行应尽的义务。（五）项目执行与监控1.合同签订后，合作方按照合同约定开展设计工作。业务部门应指定专人作为项目联系人，与合作方保持密切沟通，及时了解项目进展情况，协调解决项目执行过程中出现的问题。2.合作方应定期向业务部门提交项目进度报告，说明设计工作的完成情况、遇到的困难及解决方案等。业务部门根据进度报告对项目进行监控，若发现项目进度滞后或存在质量问题，应及时与合作方沟通，要求其采取措施加以改进。3.在项目执行过程中，如需对设计方案进行调整或变更，业务部门应填写《设计方案变更申请表》，说明变更的原因、内容及对项目进度和费用的影响，经设计合作管理小组审核通过后，与合作方协商签订补充协议。我们希望大家在项目执行过程中，保持积极主动的态度，及时发现问题并解决问题，确保项目能够按计划顺利推进。（六）项目验收1.合作方完成设计工作后，向业务部门提交《设计项目验收申请》，并附上完整的设计成果。设计成果应符合合同约定的要求，包括设计文件的格式、内容、质量等方面。2.业务部门收到验收申请后，组织相关人员（如设计专家、使用部门代表等）组成验收小组，按照合同约定的验收标准对设计成果进行验收。验收方式可包括文件审查、样品检验、实际应用测试等。3.验收小组根据验收情况出具《设计项目验收报告》，若验收通过，业务部门应及时与合作方办理设计成果的交接手续；若验收不通过，应明确指出存在的问题，要求合作方限期整改，整改完成后再次提交验收申请。希望大家在验收过程中，严格按照标准进行评估，确保设计成果能够满足公司的实际需求。（七）费用结算1.项目验收通过后，合作方按照合同约定提交费用结算申请及相关发票。业务部门对费用结算申请进行审核，确认无误后提交至财务部门。2.财务部门根据合同约定的支付方式和时间，办理费用支付手续。在费用结算过程中，若发现费用计算有误或存在其他问题，应及时与合作方沟通协调解决。希望大家在费用结算环节，严格遵守财务制度，确保费用支付的准确、及时。四、知识产权管理（一）归属原则1.设计合作项目所产生的知识产权归属，按照合同约定执行。一般情况下，公司支付全部设计费用后，设计成果的知识产权归公司所有，但合作方享有在其宣传资料中适当提及该项目的权利。2.若合同未明确约定知识产权归属，根据相关法律法规，设计成果的知识产权归创作方所有，但公司有权在约定的范围内使用该设计成果。我们希望大家在签订合同时，务必明确知识产权的归属问题，避免日后产生纠纷。（二）保护措施1.公司及合作方均应采取必要的措施保护设计成果的知识产权，防止设计成果被泄露、抄袭或非法使用。2.任何一方发现知识产权受到侵害时，应及时通知对方，并采取法律手段维护自身权益。同时，双方应积极配合，共同应对知识产权纠纷。希望大家树立强烈的知识产权保护意识，共同维护公司和合作方的合法权益。五、保密管理（一）保密信息范围1.本办法所指的保密信息包括但不限于在设计合作过程中涉及的公司商业秘密、技术秘密、客户信息、设计方案、未公开的项目计划等，以及合作方提供的未公开的设计理念、技术资料等。2.双方应对上述保密信息严格保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。（二）保密措施1.公司与合作方应在合同中明确保密条款，约定保密期限、保密责任及违约责任等内容。2.双方应加强对内部人员的管理，对接触保密信息的人员进行保密教育，要求其遵守保密规定。同时，采取必要的物理和技术措施，如限制访问权限、加密存储等，防止保密信息泄露。希望大家高度重视保密工作，严格遵守保密规定，共同营造安全、可靠的合作环境。六、合作评价与反馈（一）合作评价1.每个设计合作项目结束后，业务部门应组织相关人员对合作方的表现进行评价，评价内容包括设计能力、服务质量、项目进度把控、沟通配合度等方面。2.填写《设计合作方评价表》，将评价结果反馈给设计合作管理小组。设计合作管理小组根据各项目的评价情况，对合作方进行综合评价，建立合作方信誉档案。希望大家客观、公正地对合作方进行评价，为公司后续的合作决策提供有力参考。（二）反馈与改进1.设计合作管理小组定期对设计合作业务进行总结分析，收集业务部门和合作方的意见和建议，针对合作过程中存在的问题，提出改进措施和建议。2.根据实际情况，适时对本办法进行修订和完善，不断优化设计合