征管档案资料管理办法

征管档案资料管理办法总则目的为了加强征管档案资料的科学管理，规范征管档案资料的收集、整理、保管、利用等工作，确保征管档案资料的完整、准确和安全，充分发挥征管档案资料在税收征管工作中的作用，根据国家相关法律法规和税收征管行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位在税收征管过程中形成的各种纸质、电子档案资料的管理。包括但不限于税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等业务环节产生的各类档案资料。管理原则1.集中统一管理原则：征管档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案资料管理的规范性和一致性。2.完整性原则：确保征管档案资料的齐全完整，涵盖税收征管业务的各个环节和方面，不得遗漏重要信息。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障征管档案资料的物理安全和信息安全，防止档案资料的损坏、丢失、泄露等情况发生。4.有效利用原则：在保证档案资料安全的前提下，充分发挥征管档案资料的作用，为税收征管工作提供有效的支持和服务。档案资料的分类与收集档案资料分类1.税务登记类：包括纳税人设立、变更、注销税务登记的相关资料，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。2.纳税申报类：纳税人提交的各类纳税申报表、财务报表以及相关的附列资料。3.税款征收类：包括税收缴款书、完税证明、减免税审批文件等与税款征收相关的资料。4.税务检查类：税务检查通知书、检查报告、处理决定书、处罚决定书等税务检查过程中形成的资料。5.发票管理类：发票领购、开具、缴销等环节的相关资料，如发票领购簿、发票开具清单等。6.其他类：除上述类别外，与税收征管工作相关的其他档案资料，如税收政策文件、征管制度等。档案资料收集1.收集责任主体：各业务部门是征管档案资料收集的责任主体，负责本部门业务范围内档案资料的收集工作。档案管理部门负责对档案资料收集工作进行指导和监督。2.收集要求各业务部门应按照档案资料分类标准，及时、准确地收集本部门在税收征管业务中形成的各类档案资料。收集的档案资料应真实、完整、清晰，符合相关法律法规和业务规范的要求。对于纸质档案资料，应确保字迹清晰、签字盖章齐全；对于电子档案资料，应确保数据准确、格式规范。对于外部单位或个人提供的档案资料，应进行严格审核，确保其真实性和合法性。3.收集流程各业务部门在业务办理过程中，应及时对形成的档案资料进行初步整理和分类。每月末，各业务部门将本月收集的档案资料整理成册，填写档案资料移交清单，移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案资料进行审核，如发现资料不完整、不符合要求等情况，应及时退回业务部门补充或更正。档案资料的整理与归档整理要求1.纸质档案资料按照档案资料分类标准，对纸质档案资料进行分类整理。同一类别的档案资料应按照时间顺序或业务流程进行排列。去除档案资料中的金属物，对破损的档案资料进行修复和裱糊。对整理好的档案资料进行编号，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限等信息。2.电子档案资料按照档案资料分类标准，对电子档案资料进行分类存储。同一类别的电子档案资料应存储在同一文件夹中，并按照时间顺序或业务流程进行命名。对电子档案资料进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，以防止数据丢失。建立电子档案资料管理系统，对电子档案资料进行信息化管理，实现档案资料的快速检索和查询。归档要求1.归档时间：各业务部门应在每年的第一季度内，将上一年度形成的档案资料整理归档后移交至档案管理部门。2.归档手续：档案管理部门在接收档案资料时，应与业务部门办理交接手续，双方在档案资料移交清单上签字确认。3.归档存储：档案管理部门应按照档案资料的保管期限和存储要求，将归档的档案资料存放在专门的档案库房或存储设备中。对于纸质档案资料，应存放在档案柜中，并做好防潮、防火、防虫等措施；对于电子档案资料，应存放在服务器或磁盘阵列中，并定期进行数据维护和检查。档案资料的保管保管期限1.永久保管：涉及国家机密、重要税收政策文件、重大税务违法案件等具有永久保存价值的档案资料，应永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案资料，包括税务登记类、纳税申报类、税款征收类等重要业务档案资料。3.短期保管：保管期限为1年至15年的档案资料，如一般性的税务检查资料、发票管理资料等。保管措施1.档案库房管理：档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备和监控设备，确保档案资料的安全。2.档案资料保护：对于纸质档案资料，应定期进行检查和维护，如发现档案资料有损坏、霉变等情况，应及时进行修复和处理。对于电子档案资料，应定期进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和可用性。3.档案资料借阅管理：严格控制档案资料的借阅，确因工作需要借阅档案资料的，应填写档案资料借阅申请表，经相关领导批准后，方可借阅。借阅档案资料时，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏档案资料。归还档案资料时，档案管理部门应进行检查，如发现档案资料有损坏或丢失等情况，应追究借阅人的责任。档案资料的利用利用原则1.合法合规原则：档案资料的利用应符合国家相关法律法规和本单位的档案管理制度，不得违反规定擅自提供或泄露档案资料。2.服务税收征管原则：档案资料的利用应围绕税收征管工作的需要，为税收征管决策、税务检查、纳税评估等工作提供支持和服务。3.安全保密原则：在档案资料利用过程中，应严格遵守安全保密规定，确保档案资料的安全和保密。利用方式1.查阅：本单位工作人员因工作需要查阅档案资料的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案资料时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案资料带出档案库房。2.复制：确因工作需要复制档案资料的，应填写档案资料复制申请表，经相关领导批准后，方可复制。复制档案资料时，应按照档案管理部门的要求进行操作，确保复制件的质量和准确性。3.提供数据查询：对于电子档案资料，档案管理部门可根据工作需要，为相关部门提供数据查询服务。数据查询应严格按照规定的权限和程序进行，确保数据的安全和保密。利用审批1.内部利用审批：本单位工作人员因工作需要利用档案资料的，应填写档案资料利用申请表，经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可办理利用手续。涉及重要档案资料或机密档案资料的利用，还应经单位分管领导批准。2.外部利用审批：外部单位或个人因工作需要利用本单位档案资料的，应持单位介绍信或相关证明文件，向本单位提出申请。经单位领导批准后，按照规定的程序和要求办理利用手续。外部单位或个人利用档案资料时，应遵守本单位的档案管理制度，不得泄露档案资料中的机密信息。档案资料的鉴定与销毁鉴定组织成立档案资料鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门和相关专业人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案资料进行鉴定，提出销毁或继续保管的意见。鉴定标准根据档案资料的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期档案资料进行鉴定。对于已失去保存价值的档案资料，应予以销毁；对于仍有保存价值的档案资料，应继续保管。销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门根据鉴定工作小组的意见，编制档案资料销毁清册。销毁清册应包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：档案资料销毁清册经档案管理部门负责人审核、单位分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁执行：档案资料销毁工作应由档案管理部门和相关业务部门共同组织实施。销毁档案资料时，应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程中，应有专人监督，确保销毁工作的安全和彻底。4.销毁记录：销毁档案资料后，应填写档案资料销毁记录，记录销毁的时间、地点、方式、数量等信息，并由监督人员签字确认。销毁记录应存档保存，以备查考。监督与考核监督机制1.内部监督：档案管理部门应定期对各业务部门的档案资料管理工作进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。各业务部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作，对存在的问题及时进行整改。2.外部监督：接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督检查，按照要求提供相关档案资料和工作情况。对于上级主管部门和档案行政管理部门提出的意见和建议，应认真落实整改。考核内容1.档案资料收集情况：考核各业务部门档案资料收集的及时性、完整性和准确性。2.档案资料整理与归档情况：考核各业务部门档案资料整理的规范性和归档的及时性。3.档案资料保管情况：考核档案管理部门档案资料保管的安全性和保密性，以及档案资料借阅管理的规范性。4.档案资料利用情况：考核各部门档案资料利用的效率和效果，以及档案资料利用审批的合规性。考核方式1.定期考核：每年对各业务部门和档案管理部门