影视行业合同管理办法

影视行业合同管理办法总则目的为加强影视行业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及影视行业的特点和实际情况，结合本公司实际，制定本办法。适用范围本办法适用于公司在影视项目策划、拍摄、制作、发行、宣传等各个环节所涉及的各类合同的管理，包括但不限于演员聘用合同、导演聘用合同、编剧聘用合同、拍摄场地租赁合同、后期制作合同、发行合同、广告植入合同等。基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规和行业规范的要求。2.审慎性原则：在合同签订前，应进行充分的调查和风险评估，确保合同条款公平合理，切实维护公司利益。3.全过程管理原则：对合同从签订到履行完毕的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题。4.归口管理与分级负责相结合原则：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理；各业务部门按照职责分工，负责本部门业务范围内合同的具体管理工作。合同管理部门及职责合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同的归口管理部门，挂靠在法务部，负责统筹协调公司的合同管理工作。合同管理部门职责1.制定和完善公司合同管理制度，并监督执行。2.组织合同的评审工作，对合同的合法性、合规性、可行性进行审查。3.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和跟踪。4.参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律支持和专业意见。5.负责合同档案的管理，确保合同资料的完整和安全。6.定期对合同管理工作进行检查和评估，提出改进建议。7.处理合同纠纷，配合公司法律顾问进行诉讼或仲裁等法律程序。各业务部门职责1.负责本部门业务范围内合同的前期调研、谈判、起草等工作。2.对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查和评估，并提供相关资料。3.按照合同约定履行义务，及时跟踪合同的履行情况，发现问题及时与合同管理部门沟通。4.配合合同管理部门做好合同的评审、归档等工作。合同签订管理合同签订流程1.项目发起：各业务部门根据影视项目的需要，提出签订合同的需求，并填写《合同签订申请表》，详细说明合同的背景、目的、主要内容等。2.对方资质审查：业务部门对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和评估，收集相关资料，如营业执照、资质证书、业绩证明等，并填写《合同相对方资质审查表》。3.合同起草：业务部门根据项目实际情况和双方协商结果，起草合同文本。对于重大合同或涉及复杂法律问题的合同，可邀请合同管理部门或公司法律顾问参与起草。4.合同评审：合同起草完成后，业务部门将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行评审。合同管理部门组织相关部门和人员对合同的合法性、合规性、可行性等进行审查，并填写《合同评审表》。评审过程中，各部门应提出明确的意见和建议，业务部门根据评审意见对合同进行修改完善。5.领导审批：经评审通过的合同，由业务部门将合同文本及相关资料提交公司领导审批。公司领导根据合同的重要程度和金额大小，按照公司的审批权限进行审批。6.签订合同：合同经公司领导审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。授权代表签订合同的，应出具《授权委托书》。合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言和格式，条款内容应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的表述。2.合同应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.对于影视行业特有的条款，如版权归属、保密条款、演员肖像权使用、宣传推广责任等，应在合同中作出明确约定。4.合同文本应一式多份，双方各执一份，公司合同管理部门留存一份。合同担保对于重大合同或存在较大风险的合同，公司可要求合同相对方提供担保。担保方式包括保证、抵押、质押等。担保合同应作为主合同的从合同，与主合同一并签订，并办理相关的登记手续。合同履行管理合同履行责任合同签订后，各业务部门作为合同的执行部门，应指定专人负责合同的履行工作，明确职责和分工，确保合同按照约定履行。履行跟踪与监督1.业务部门应定期对合同的履行情况进行跟踪和检查，及时掌握合同相对方的履约情况和项目进展情况。如发现合同相对方存在违约行为或其他异常情况，应及时与对方沟通协商，并采取相应的措施。2.合同管理部门应定期对合同的履行情况进行监督检查，对业务部门的合同履行工作进行指导和协调。合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的签订程序按照合同签订流程执行。2.如因合同相对方违约导致合同无法履行或给公司造成损失的，业务部门应及时收集相关证据，按照合同约定追究对方的违约责任，并采取相应的补救措施。合同款项支付与结算1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理合同款项的支付手续。付款前，业务部门应提供相关的发票、验收报告等资料，并填写《合同付款申请表》，经公司领导审批后，财务部门方可付款。2.合同履行完毕后，业务部门应及时与合同相对方进行结算，核对合同款项的支付情况，并填写《合同结算表》。结算完成后，将相关资料提交合同管理部门存档。合同档案管理合同档案的收集与整理1.合同签订后，业务部门应在合同生效后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料（如合同签订申请表、合同相对方资质审查表、合同评审表、授权委托书等）提交合同管理部门存档。2.合同管理部门对收到的合同资料进行整理和分类，按照合同的类别、项目名称、签订时间等进行编号和归档。合同档案的保管与查阅1.合同管理部门应建立专门的合同档案库，对合同档案进行妥善保管，确保合同资料的完整和安全。2.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守档案管理的相关规定，不得泄露合同机密信息。3.合同档案的保管期限按照国家有关规定和公司的档案管理制度执行。保管期满后，经公司领导批准，方可进行销毁处理。合同风险管理风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对公司的合同风险进行识别和评估，分析合同在签订、履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。2.业务部门在合同签订前，应对合同相对方的资信状况、履约能力等进行充分调查和评估，识别潜在的风险，并采取相应的防范措施。风险防范措施1.在合同签订过程中，应明确约定双方的违约责任和争议解决方式，以降低合同风险。2.对于重大合同或存在较大风险的合同，可要求合同相对方提供担保或采取其他风险防范措施。3.加强合同履行过程的管理，及时跟踪合同的履行情况，发现问题及时解决，避免风险扩大。4.定期对合同管理人员进行培训，提高其风险意识和应对能力。风险应急处理1.如发生合同纠纷或其他风险事件，业务部门应及时向合同管理部门报告，并配合合同管理部门采取相应的应急处理措施。2.合同管理部门应根据风险事件的性质和严重程度，制定相应的应急预案，组织相关人员进行处理。对于涉及法律诉讼或仲裁的案件，应及时聘请公司法律顾问参与处理。监督与考核监督检查1.合同管理部门应定期对公司的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订和履行情况、合同档案管理情况等。2.对于检查中发现的问题，合同管理部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。考核评价1.公司将合同管理工作纳入各业务部门的绩效考核体系，对合同管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对合同管理