工业行业采购管理办法

工业行业采购管理办法总则目的为了规范工业行业采购行为，加强采购管理，提高采购效率和质量，降低采购成本，保障企业生产经营活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各生产车间及下属子公司的所有工业采购活动，包括原材料、零部件、设备、工具、办公用品等物资的采购以及相关服务的采购。采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，充分考虑成本效益，通过合理的采购策略和方式，降低采购成本，提高企业经济效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应保持公开透明，所有供应商享有平等的竞争机会，确保采购结果公平公正。4.质量优先原则：以满足生产经营需求为导向，优先选择质量可靠、性能稳定的物资和服务，确保产品质量和生产安全。5.诚信原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，诚实守信，履行合同约定，维护企业良好的商业信誉。采购组织与职责采购决策机构公司设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由公司高层管理人员、各部门负责人组成，主要职责包括：1.制定和修订公司采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划和预算。3.审定供应商的选择和评价标准。4.协调解决采购过程中的重大问题。采购部门采购部门是公司采购活动的执行机构，主要职责包括：1.负责编制和执行采购计划，根据各部门的需求，及时、准确地采购所需物资和服务。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.组织采购招标、询价、谈判等活动，选择合适的供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保物资按时、按质、按量交付。5.处理采购过程中的质量问题、交货问题等纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。需求部门需求部门是采购物资和服务的使用部门，主要职责包括：1.提出准确、详细的采购需求，明确物资和服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.参与供应商的选择和评价，提供相关的技术支持和意见。3.对采购物资和服务进行验收，确保符合使用要求。4.及时反馈采购物资和服务的使用情况，提出改进建议。财务部门财务部门在采购活动中的主要职责包括：1.审核采购预算和采购合同，确保资金使用合理、合规。2.办理采购款项的支付手续，按照合同约定及时支付货款。3.对采购成本进行核算和分析，提供相关的财务数据和报表。4.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，主要职责包括：1.审查采购制度的执行情况，确保采购活动符合公司规定。2.对采购项目进行专项审计，检查采购过程的合法性、合规性和效益性。3.监督采购合同的签订和执行情况，防止合同风险。4.对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，查处违规行为。采购计划管理采购计划的编制1.需求部门应根据生产经营计划、设备维护计划等，提前制定采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门对各需求部门的采购需求进行汇总、分析和平衡，结合库存情况和市场供应情况，编制年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应包括采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划的审批1.采购计划编制完成后，应提交给采购管理委员会进行审批。2.对于重大采购项目的采购计划，还需报公司董事会批准。3.经审批通过的采购计划，采购部门应严格按照计划执行。采购计划的调整1.如因生产经营计划调整、市场供应情况变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请，说明调整的原因和内容。2.采购部门对调整申请进行审核，提出调整意见，并报采购管理委员会审批。3.经审批同意后，采购部门对采购计划进行相应调整，并通知相关部门。供应商管理供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货能力等因素进行综合评价，确定合格供应商名单。3.对于重要物资和服务的采购，应组织相关部门对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理体系、技术研发能力等情况。4.选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，采用招标、询价、谈判等方式，确保选择到最合适的供应商。供应商的评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量和定性相结合的方法，对供应商进行综合评分。3.根据供应商的评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对优秀供应商给予优先合作、增加订单等奖励，对不合格供应商进行淘汰。供应商的合作与管理1.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、交货期、价格、付款方式、售后服务等条款。2.建立供应商沟通机制，定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产情况、质量控制情况等，及时解决合作过程中出现的问题。3.对供应商的交货情况进行跟踪和监控，确保物资按时、按质、按量交付。4.鼓励供应商进行技术创新和管理创新，提高产品质量和服务水平。采购方式与程序采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、对供应商有一定数量要求的采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术要求相对简单的采购项目。询价采购应向至少三家供应商发出询价单，比较供应商的报价和其他条件，选择最合适的供应商。3.竞争性谈判采购：适用于技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的等情况。竞争性谈判采购应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情况，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的情况。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的合理性和合法性。采购程序1.采购申请：需求部门根据采购需求计划，填写采购申请表，注明采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等信息，经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，按照公司规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目，还需报采购管理委员会或公司董事会批准。3.采购实施：采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式，组织采购活动。在采购过程中，应严格按照规定的程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。4.合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订前，应将合同草案提交给法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。5.物资验收：物资到货后，需求部门应组织相关人员按照合同约定和质量标准进行验收。验收合格后，填写物资验收单，签字确认。对于不合格的物资，应及时与供应商沟通，要求供应商进行处理。6.付款结算：采购部门根据物资验收单和发票等相关凭证，填写付款申请单，经财务部门审核后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。采购风险管理风险识别采购过程中可能面临的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。采购部门应定期对采购活动进行风险评估，识别潜在的风险因素。风险评估对识别出的风险因素进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险。风险应对1.市场风险：密切关注市场价格波动和供应情况变化，制定合理的采购策略，如采用套期保值、签订长期合同等方式，降低市场风险。2.供应商风险：加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商，建立供应商备份机制，降低供应商违约风险。3.质量风险：加强对采购物资和服务的质量控制，严格执行验收标准，对不合格的物资及时进行处理，要求供应商承担相应的责任。4.合同风险：在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同的合法性和有效性。加强对合同执行情况的跟踪和监控，及时发现和解决合同纠纷。5.资金风险：合理安排采购资金，确保资金的安全和流动性。加强对采购预算的管理和控制，避免超预算采购。风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，调整风险应对措施。采购档案管理档案内容采购档案包括采购申请、采购计划、采购合同、供应商信息、招标文书、询价单、报价单、验收单、发票等与采购活动相关的文件和资料。档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照采购项目和时间顺序进行分类归档，确保档案的完整性和准确性。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。档案查阅与利用公司内部各部门因工作需要查阅采购档案时，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改或泄露档案内容。监督与考核监督检查审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购计划的完成情况、采购合同的签订和执行情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。考核