福州社区采购管理办法

福州社区采购管理办法一、引言亲爱的社区伙伴们，在福州这片充满活力的土地上，社区的建设和发展离不开每一项细致的工作，而采购工作更是其中至关重要的一环。合理、规范的采购管理能够确保社区资源得到有效利用，为居民提供更优质的服务和更舒适的生活环境。本管理办法旨在为福州社区的采购工作提供明确的指引，希望大家共同遵守，让我们的社区采购工作更加透明、高效、公正。二、适用范围本办法适用于福州地区所有社区组织的各类采购活动。这里所说的社区，涵盖了城市社区和农村社区；采购活动包括但不限于办公用品、社区设施设备、维修材料、服务采购等与社区日常运营和发展相关的各类物资和服务的购买。三、采购原则（一）公开透明原则我们鼓励社区采购活动在阳光下进行，所有采购信息都应及时、准确地向社区居民公开。这样做不仅能让居民了解采购的详细情况，还能增强大家对社区工作的信任。无论是采购项目的预算、采购方式的选择，还是最终的采购结果，都要以合适的方式向居民公布，接受大家的监督。（二）公平竞争原则在采购过程中，要为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会。我们希望大家摒弃偏见和歧视，严格按照既定的采购标准和程序进行操作，确保每一个供应商都能在公平的环境中参与竞争。这样才能选出最优质、最适合社区需求的产品和服务。（三）公正原则采购人员要秉持公正的态度，不偏袒任何一方。在评审供应商的报价、产品质量、服务水平等方面，要依据客观、统一的标准进行评判。对于每一个采购项目，都要做到公平对待，确保采购结果的公正性。（四）诚实信用原则无论是社区采购人员还是供应商，都要遵守诚实信用的原则。采购人员要如实向供应商介绍采购项目的要求和条件，不得隐瞒或欺骗；供应商要提供真实的产品信息和服务承诺，不得虚假宣传或提供假冒伪劣产品。只有大家都诚实守信，才能建立起良好的合作关系，保障社区采购工作的顺利进行。（五）效益原则在采购过程中，要充分考虑采购成本和效益的平衡。我们既要保证采购的产品和服务质量符合社区的需求，又要尽量降低采购成本，提高资金的使用效率。同时，还要考虑采购项目的长期效益，选择具有可持续性的产品和服务，为社区的发展奠定坚实的基础。四、采购组织与职责（一）采购管理小组社区应成立采购管理小组，负责统筹和管理社区的采购工作。采购管理小组由社区负责人、财务人员、居民代表等组成，其主要职责包括：1.制定和完善社区采购管理制度和流程，确保采购工作有章可循。2.审核采购计划，根据社区的实际需求和资金状况，合理安排采购项目。3.选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，并组织实施采购活动。4.监督采购过程，确保采购活动按照规定的程序和标准进行，防止出现违规行为。5.组织对供应商的评价和管理，建立供应商档案，为后续的采购工作提供参考。（二）采购人员采购人员是采购工作的具体执行者，其主要职责包括：1.根据采购计划，负责寻找合适的供应商，并与供应商进行沟通和洽谈。2.编制采购文件，如采购公告、招标文件、谈判文件等，明确采购项目的要求和条件。3.组织开标、评标、定标等工作，按照规定的程序和标准确定中标供应商。4.签订采购合同，明确双方的权利和义务，并监督合同的执行情况。5.负责采购物资和服务的验收工作，确保采购的产品和服务符合合同要求。（三）财务人员财务人员在采购工作中主要负责资金的管理和核算，其主要职责包括：1.编制采购预算，根据社区的年度工作计划和资金状况，合理安排采购资金。2.审核采购合同，确保合同中的价格、付款方式等条款符合财务规定。3.办理采购资金的支付手续，按照合同约定及时、准确地支付采购款项。4.对采购资金的使用情况进行监督和审计，防止出现资金浪费和挪用等问题。（四）居民代表居民代表在采购工作中主要发挥监督和参与的作用，其主要职责包括：1.参与采购计划的制定和审核，提出居民的需求和建议。2.监督采购过程，确保采购活动的公开、公平、公正。3.参与供应商的评价和选择，对采购结果发表意见和建议。4.向居民宣传采购工作的相关信息，增强居民对采购工作的了解和信任。五、采购计划管理（一）采购计划的编制社区各部门应根据本部门的工作需求和社区的年度工作计划，在每年年底前编制下一年度的采购计划。采购计划应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划编制完成后，应提交采购管理小组进行审核。（二）采购计划的审核采购管理小组应组织相关人员对采购计划进行审核，审核的主要内容包括：1.采购项目的必要性和合理性，是否符合社区的实际需求和发展规划。2.采购预算的准确性和合理性，是否与社区的资金状况相适应。3.采购时间的安排是否合理，是否会影响社区的正常工作秩序。（三）采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，应及时向采购管理小组提出申请。采购管理小组应根据实际情况进行审核，如确需调整，应重新编制采购计划，并按照规定的程序进行审批。六、采购方式选择（一）公开招标公开招标是指社区以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。在采用公开招标方式时，应按照以下程序进行：1.编制招标文件，明确采购项目的要求和条件。2.在指定的媒体上发布招标公告，邀请供应商参加投标。3.接受供应商的投标文件，并进行开标、评标、定标等工作。4.与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指社区以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于采购金额较大、技术要求较高、供应商数量有限的采购项目。在采用邀请招标方式时，应按照以下程序进行：1.确定邀请的供应商名单，并向其发出投标邀请书。2.编制招标文件，明确采购项目的要求和条件。3.接受供应商的投标文件，并进行开标、评标、定标等工作。4.与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指社区通过与多家供应商进行谈判，确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、规格不确定、采购时间紧迫的采购项目。在采用竞争性谈判方式时，应按照以下程序进行：1.成立谈判小组，成员由采购管理小组和相关专家组成。2.制定谈判文件，明确采购项目的要求和条件。3.邀请不少于三家的供应商参加谈判。4.与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指社区向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情况。在采用单一来源采购方式时，应按照以下程序进行：1.进行单一来源采购的论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。2.报相关部门审批，获得批准后，与供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款。3.与供应商签订采购合同。（五）询价采购询价采购是指社区向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商的采购方式。询价采购适用于采购金额较小、规格型号明确、市场价格相对稳定的采购项目。在采用询价采购方式时，应按照以下程序进行：1.成立询价小组，成员由采购管理小组和相关人员组成。2.制定询价文件，明确采购项目的要求和条件。3.邀请不少于三家的供应商参加询价。4.对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。5.与成交供应商签订采购合同。七、采购流程（一）采购申请社区各部门根据工作需要，向采购管理小组提出采购申请。采购申请应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附上相关的审批文件和证明材料。（二）采购审批采购管理小组收到采购申请后，应组织相关人员进行审核。审核的主要内容包括采购项目的必要性、合理性、预算金额等。审核通过后，报社区负责人审批。社区负责人审批通过后，采购申请方可生效。（三）供应商选择采购人员根据采购项目的要求和特点，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、服务等因素。同时，要按照规定的采购方式进行操作，确保供应商的选择过程公开、公平、公正。（四）采购文件编制采购人员根据采购项目的要求和供应商的情况，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价单等，明确采购项目的要求和条件，以及供应商的报价要求、交货时间、售后服务等内容。（五）采购实施采购人员按照采购文件的要求，组织实施采购活动。在采购实施过程中，要严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购活动的顺利进行。同时，要及时与供应商进行沟通和协调，解决采购过程中出现的问题。（六）合同签订采购活动结束后，采购人员应与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（七）验收付款采购物资和服务到货后，采购人员应组织相关人员进行验收。验收的主要内容包括产品的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。验收合格后，采购人员应按照合同约定办理付款手续。八、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购人员与供应商签订。合同签订前，应仔细审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和社区的要求。同时，要明确双方的权利和义务，以及违约责任等内容。（二）合同履行合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人员要及时跟踪合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资和服务。如出现合同纠纷，应及时与供应商协商解决，协商不成的，可通过法律途径解决。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，应及时与供应商协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项，并报采购管理小组和社区负责人审批。（四）合同档案管理采购合同签订后，应及时将合同原件归档保存。合同档案应包括合同文本、附件、补充协议等相关资料，以便日后查阅和审计。九、采购验收管理（一）验收组织采购物资和服务到货后，采购人员应组织相关人员进行验收。验收小组由采购人员、使用部门人员、财务人员等组成，必要时可邀请专业技术人员参加。（二）验收标准验收应按照合同约定的标准进行，包括产品的数量、质量、规格型号、性能等方面。如合同没有约定验收标准的，可按照国家相关标准和行业规范进行验收。（三）验收程序1.采购人员在收到供应商的交货通知后，应及时组织验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购物资和服务进行检查和测试，如发现问题，应及时与供应商沟通，要求其整改。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，由验收人员签字确认。4.采购人员应将验收报告和相关资料提交财务人员，作为付款的依据。（四）验收结果处理1.如验收合格，采购人员应按照合同约定及时办理付款手续。2.如验收不合格，采购人员应及时与供应商协商解决，要求其更换产品或提供相应的解决方案。如供应商拒绝解决或无法解决问题，采购人员可按照合同约定解除合同，并追究供应商的违约责任。十、采购资金管理（一）预算管理社区应编制年度采购预算，明确采购资金的来源和使用方向。采购预算应根据社区的实际需求和资金状况进行合理安排，并报社区负责人审批。在采购过程中，应严格按照预算执行，不得超预算采购。（二）资金支付采购资金的支付应按照合同约定进行。采购人员在收到供应商的发票和验收报告后，应及时办理付款申请手续。财务人员应审核付款申请的真实性、合法性和合规性，审核通过后，按照规定的程序进行支付。（三）资金监督社区应加强对采购资金的监督和管理，定期对采购资金的使用情况进行审计和检查。如发现问题，应及时采取措施进行整改，确保采购资金的安全和合理使用。十一、供应商管理（一）供应商选择在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、服务等因素。同时，要对供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、技术水平、管理状况等情况。只有选择优质的供应商，才能确保采购的产品和服务质量。（二）供应商评价社区应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励和优惠；对于表现不佳的供应商，应及时进行沟通和整改，如仍无法改善，可终止与其合作。（三）供应商档案管理社区应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、产品信息、合作情况等内容。供应商档案应定期进行更新和维护，以便为后续的采购工作提供参考。十二、监督与检查（一）内部监督社区应建立内部监督机制，加强对采购工作的监督和检查。采购管理小组应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。同时，社区负责人应不定期对采购工作进行抽查，确保采购工作的规范和透明。（二）外部监督社区应接受居民和社会的监督，定期向居民公开采购工作的相关信息。居民如对采购工作有疑问或意见，可向社区提出，社区应及时进行处理和回复。同时，社区还应接受相关部门的监督和检查，积极配合其工作，确保采购工作符合法律法规和相关规定。十三、违规处理（一）对采购人员的违规处理采购