外企国际采购管理办法

外企国际采购管理办法总则目的为规范本外企国际采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，保障企业生产经营活动的顺利进行，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于本外企在国际市场进行的各类物资、设备、服务等采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守中国及采购目标国家或地区的法律法规，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方式，降低采购成本，提高企业经济效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，保证采购结果公正合理。4.质量优先原则：采购的物资、设备和服务应符合企业的质量要求和生产经营需要，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。5.风险防范原则：对国际采购过程中的各类风险进行识别、评估和控制，采取有效的防范措施，降低采购风险。采购组织与职责采购决策机构本企业设立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人组成。采购决策委员会的主要职责包括：1.审议和批准企业国际采购战略和年度采购计划。2.审定重大采购项目的采购方案和供应商选择。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。采购部门采购部门是企业国际采购的执行机构，其主要职责包括：1.负责制定和执行企业国际采购计划。2.寻找、评估和选择供应商，建立和维护供应商档案。3.组织采购招标、谈判等活动，签订采购合同。4.跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购物资、设备的验收和付款申请。其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资、设备或服务的规格、数量、质量要求等，并参与供应商选择和采购验收。2.质量控制部门：负责对采购物资、设备的质量进行检验和监督，确保符合企业质量标准。3.财务部门：负责采购资金的预算、核算和支付，对采购成本进行控制和分析。4.法务部门：为采购合同的签订和执行提供法律咨询和支持，防范法律风险。采购计划管理采购计划的编制1.需求部门应根据企业生产经营计划和实际需求，提前提出采购需求，并填写《采购申请表》。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求，结合库存情况和市场供应状况，编制年度采购计划和月度采购计划。3.采购计划应包括采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、预算、采购时间等内容。采购计划的审批1.年度采购计划需经采购决策委员会审议批准，月度采购计划需经企业分管领导批准。2.采购计划一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，需按原审批程序进行审批。供应商管理供应商的寻找与开发1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况、生产能力、质量控制、信誉等方面的信息。3.邀请符合初步要求的供应商提供样品或进行实地考察，进一步评估其供应能力和产品质量。供应商的评估与选择1.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评估，评估内容包括质量、价格、交货期、服务、信誉等方面。2.采用定量与定性相结合的方法，对供应商进行评分，根据评分结果选择合格供应商。3.对于重大采购项目，应组织招标或竞争性谈判，选择最优供应商。供应商的档案管理1.采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。2.定期对供应商档案进行更新和维护，为供应商的动态管理提供依据。供应商的绩效评估1.采购部门定期对供应商的绩效进行评估，评估指标包括交货准时率、产品质量合格率、售后服务满意度等。2.根据供应商的绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、减少合作或淘汰。采购方式与程序采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和企业内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。2.竞争性谈判：适用于技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的等情况。竞争性谈判应邀请不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情况，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的情况。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购价格合理、质量可靠。4.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场价格相对稳定的采购项目。采购部门向至少三家供应商发出询价单，比较供应商的报价，选择价格合理、质量可靠的供应商。采购程序1.采购申请：需求部门填写《采购申请表》，经部门负责人审核后提交采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，按照规定的审批程序进行审批。3.供应商选择：采购部门根据采购计划和供应商评估结果，选择合适的供应商。4.采购谈判与合同签订：采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，并签订采购合同。5.采购订单执行：采购部门向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，及时协调解决订单执行过程中的问题。6.验收与付款：采购物资、设备到货后，采购部门组织需求部门和质量控制部门进行验收。验收合格后，采购部门办理付款申请手续，财务部门按照合同约定进行付款。采购合同管理合同的签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同条款符合法律法规和企业利益。3.采购合同应由企业法定代表人或其授权代表签字，并加盖企业公章。合同的履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同执行情况，督促供应商按时交货、保证产品质量。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。合同的终止与纠纷处理1.采购合同履行完毕后，合同自动终止。如因一方违约导致合同无法履行，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。2.如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁或诉讼方式解决。采购风险管理风险识别1.采购部门对国际采购过程中的各类风险进行识别，主要包括政治风险、经济风险、法律风险、质量风险、交货风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响，为风险评估和应对提供依据。风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。风险应对1.风险规避：对于风险较高且无法有效控制的采购项目，可选择放弃采购或寻找替代方案。2.风险降低：通过采取有效的措施降低风险发生的可能性或减少风险造成的损失，如选择信誉良好的供应商、签订详细的合同条款、加强质量检验等。3.风险转移：通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险较低且可以承受的风险，可选择接受风险，并做好应对准备。采购信息管理信息收集与整理1.采购部门收集和整理国际市场的价格信息、供应商信息、政策法规信息等，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行更新和维护，确保信息的准确性和及时性。信息分析与利用1.采购部门对采购信息进行分析，为采购决策提供依据。如通过分析市场价格走势，选择合适的采购时机；通过分析供应商信息，优化供应商结构。2.加强采购信息的共享和沟通，提高采购工作的效率和协同性。监督与审计内部监督1.企业内部审计部门定期对国际采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。2.