资质印章使用管理办法

资质印章使用管理办法一、引言大家好！我在咱们这个行业摸爬滚打已经二十年啦，深知资质印章对于咱们公司/组织的重要性。资质印章就像是咱们公司/组织的“身份证”和“信用名片”，它的使用和管理直接关系到公司/组织的信誉、权益和正常运营。所以，制定一套完善的资质印章使用管理办法是非常必要的。希望大家认真阅读并遵守这个管理办法，共同维护公司/组织的良好形象和利益。二、适用范围本管理办法适用于公司/组织内所有与资质印章使用和管理相关的部门、人员以及各类业务活动。这里所说的资质印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同专用章、财务专用章、资质证书专用章等具有法律效力的印章。三、管理原则（一）合法合规原则我们必须严格遵守国家相关法律法规和行业标准来使用和管理资质印章。在进行任何与印章相关的操作时，都要确保其符合法律规定，避免因违规使用印章而给公司/组织带来法律风险。（二）专人负责原则为了保证印章使用的安全性和规范性，我们将指定专门的人员负责印章的保管、使用和登记工作。这些人员需要具备高度的责任心和保密意识，严格按照管理办法的要求进行操作。（三）严格审批原则所有涉及资质印章使用的事项都需要经过严格的审批流程。未经审批，任何人不得擅自使用印章。审批过程要确保公正、透明，充分考虑事项的合理性和必要性。（四）安全保密原则资质印章涉及公司/组织的重要信息和商业机密，我们要采取有效的安全措施确保印章的安全。同时，对于印章使用过程中涉及的文件和信息，也要严格保密，防止信息泄露。四、印章的刻制与启用（一）刻制申请当公司/组织因业务发展需要刻制新的资质印章时，相关部门需要填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并附上相关的证明材料。申请表需要经过部门负责人审核、分管领导审批后，报公司/组织法定代表人批准。（二）刻制流程经批准后，由公司/组织指定的专人负责到公安机关指定的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，刻制单位会出具印章刻制证明，我们要妥善保存该证明以备查。（三）印章启用新刻制的印章在启用前，需要进行备案登记。我们会将印章的印模、启用时间、使用范围等信息记录在《印章管理台账》中，并发布印章启用通知，告知公司/组织内部各部门及相关外部单位。五、印章的保管（一）保管人员我们会为每一枚资质印章指定专门的保管人员。保管人员一般由责任心强、工作认真负责的员工担任，并且要经过严格的背景审查。保管人员需要签订《印章保管责任书》，明确其保管责任。（二）保管要求1.印章要存放在专门的保险柜或安全的保管柜中，保险柜或保管柜要放置在有监控设备的房间内，确保印章的安全。2.保管人员要定期检查印章的保管情况，确保印章无损坏、无丢失。如发现异常情况，要及时报告上级领导。3.保管人员不得擅自将印章带出保管场所。如因工作需要必须带出，需要经过严格的审批手续，并采取必要的安全措施。（三）交接管理当保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，要办理正式的交接手续。交接过程要有监交人在场，三方共同在《印章交接登记表》上签字确认，确保印章交接清楚、责任明确。六、印章的使用（一）使用申请员工需要使用资质印章时，要填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息。申请表需要经过部门负责人审核，对于重要事项还需要分管领导审批。（二）审批流程1.一般事项的用印申请，由部门负责人审核签字后即可使用印章。2.重要事项的用印申请，如涉及重大合同签订、大额资金支付、重要文件发布等，需要经过分管领导审批，必要时还需要报公司/组织法定代表人批准。3.对于涉及法律纠纷、对外担保等特殊事项的用印申请，要经过公司/组织法务部门审核，并报法定代表人批准。（三）用印操作1.保管人员在接到经审批通过的《印章使用申请表》后，要认真核对用印事项与申请表内容是否一致。如发现不符，要及时与申请人沟通核实。2.用印时，要确保印章清晰、完整，避免出现模糊、重影等情况。对于多页文件，要加盖骑缝章。3.用印完成后，保管人员要在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印人、用印事项、文件名称、份数等信息，并将《印章使用申请表》与相关文件一并存档。（四）特殊情况处理在紧急情况下，如无法及时办理用印审批手续，申请人可以通过电话、短信等方式向相关审批人员请示，经同意后可以先使用印章，但事后要及时补办审批手续。七、印章的停用与销毁（一）停用情形当出现以下情形时，资质印章需要停用：1.公司/组织名称变更、重组、分立等导致印章不再适用。2.印章损坏、丢失或被盗。3.因业务调整，该印章不再需要使用。（二）停用流程当印章需要停用时，相关部门要及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因。申请表经过部门负责人审核、分管领导审批后，报公司/组织法定代表人批准。批准后，要发布印章停用通知，告知公司/组织内部各部门及相关外部单位。（三）印章销毁对于停用的印章，我们要进行妥善处理。一般情况下，会选择将印章销毁。销毁印章时，要由公司/组织指定的专人负责，到公安机关指定的销毁单位进行销毁。销毁过程要有监交人在场，并出具印章销毁证明。同时，要在《印章管理台账》中记录印章销毁的时间、方式等信息。八、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部审计部门或相关监督部门要定期对资质印章的使用和管理情况进行检查。检查内容包括印章的保管情况、使用审批流程是否合规、用印记录是否完整等。对于发现的问题，要及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督我们要积极配合政府相关部门的监督检查工作。对于政府部门提出的意见和建议，要认真对待，及时进行整改。九、责任追究（一）违规行为界定以下行为属于违规使用资质印章的行为：1.未经审批擅自使用印章。2.超越审批范围使用印章。3.伪造、变造印章。4.私自外借、转让印章。5.因保管不善导致印章丢失、被盗或损坏。6.泄露印章使用过程中涉及的机密信息。（二）责任承担对于违规使用资质印章的人员，我们将根据情节轻重追究其相应的责任。情节较轻的，给予批评教育、警告等处分；情节严重的，给予记过、降职、辞退等处分；构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。同时，因违规使用印章给公司/组