吊装公司采购管理办法

吊装公司采购管理办法总则目的为加强吊装公司采购管理，规范采购行为，保证采购质量，降低采购成本，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内所有涉及采购活动的部门和人员，涵盖各类物资（如吊装设备、配件、工具、办公用品等）以及服务（如设备维修、运输服务等）的采购。采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本因素，追求采购效益的最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应保持公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，保证所采购的物资和服务符合公司的使用要求。采购组织与职责采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。其主要职责包括：1.审定公司采购战略和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案和供应商选择。3.协调解决采购过程中的重大问题。采购部门采购部门是公司采购工作的执行机构，其主要职责包括：1.负责制定和执行采购计划，根据各部门的需求，及时、准确地采购所需物资和服务。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.组织采购招标、询价、谈判等活动，选择合适的供应商，并签订采购合同。4.跟踪采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量到货，并办理验收和结算手续。5.处理采购过程中的纠纷和投诉，维护公司的合法权益。需求部门需求部门是提出采购需求的部门，其主要职责包括：1.根据工作需要，准确、及时地提出采购需求，并填写采购申请表。2.参与采购项目的技术规格制定和供应商评估，提供相关技术支持。3.负责对所采购的物资和服务进行验收，并反馈使用情况。财务部门财务部门在采购管理中的主要职责包括：1.参与采购预算的编制和审核，对采购资金进行合理安排和监控。2.审核采购合同的财务条款，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，为公司的成本控制提供依据。审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，其主要职责包括：1.对采购流程的合规性进行审计，检查采购活动是否符合公司的规定和国家法律法规。2.对采购成本的合理性进行审计，评估采购价格是否公允，是否存在浪费和舞弊行为。3.对供应商的选择和评价进行审计，检查供应商的资质和信誉是否可靠。采购计划管理采购计划的编制1.各需求部门应在每年年底根据下一年度的工作安排，编制本部门的年度采购计划，并提交给采购部门。2.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合公司的生产经营计划和库存情况，编制公司年度采购计划草案。3.采购计划草案经采购决策委员会审议通过后，正式下达执行。采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因生产经营计划调整、市场变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出申请，经采购部门审核，报采购决策委员会批准后进行调整。采购计划的执行采购部门应按照采购计划的要求，及时组织采购活动，确保采购任务的完成。在采购过程中，如发现采购计划无法执行或需要变更的，应及时与需求部门沟通，并按照规定的程序进行调整。供应商管理供应商的选择1.采购部门应通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合公司要求的供应商进行实地考察或要求其提供样品进行测试。3.组织相关部门对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。4.根据评估结果，选择合格的供应商列入公司合格供应商名单，并与供应商签订合作协议。供应商的评价1.采购部门应定期对供应商的表现进行评价，评价周期一般为半年或一年。2.评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面，具体评价标准由采购部门制定。3.根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对不合格供应商予以淘汰，并从合格供应商名单中删除。供应商的沟通与合作1.采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息。2.定期与供应商召开合作会议，共同探讨合作中存在的问题和解决方案，不断改进合作关系。3.与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订长期合作协议、共同开展技术研发等方式，实现互利共赢。采购方式与程序采购方式公司采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，具体采购方式的选择应根据采购项目的性质、金额、数量等因素确定。1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和公司的规定，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购：适用于采购金额较小、规格型号明确、市场价格相对稳定的采购项目。询价采购应至少向三家以上的供应商发出询价函，比较供应商的报价，选择报价最低且符合要求的供应商。3.竞争性谈判采购：适用于技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求的采购项目。竞争性谈判采购应邀请不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，如专利产品、特定品牌产品等。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的必要性和合理性。采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写采购申请表，注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，分别报相关领导审批。对于重大采购项目，还需提交采购决策委员会审议通过。3.采购实施：采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式，组织采购活动。在采购过程中，应严格按照规定的程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。4.合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。5.订单跟踪：采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资的生产进度和发货情况，确保物资按时、按质、按量到货。6.验收结算：物资到货后，需求部门应组织相关人员进行验收，验收合格后，采购部门办理结算手续，支付采购款项。采购质量与验收管理采购质量要求1.采购部门应在采购合同中明确采购物资或服务的质量标准和技术要求，要求供应商提供产品质量证明文件和售后服务承诺。2.对于关键物资和重要服务，采购部门应要求供应商提供样品进行测试和验证，确保产品质量符合公司的要求。验收流程1.物资到货后，需求部门应及时组织验收人员对物资的数量、规格、型号、质量等进行检查和验收。2.验收人员应按照验收标准和验收流程进行操作，填写验收报告，注明验收结果。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通，要求其进行整改或退换货。3.采购部门应根据验收报告办理结算手续，对于验收不合格的物资，应暂停支付采购款项，直至问题解决。质量问题处理1.如在使用过程中发现采购物资存在质量问题，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商进行处理。2.采购部门应与供应商协商解决方案，如维修、更换、退货等，并跟踪处理结果。对于因质量问题给公司造成损失的，应要求供应商承担相应的赔偿责任。采购风险管理风险识别采购过程中可能存在的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，制定相应的风险应对措施。风险应对1.对于市场风险，采购部门应密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.对于供应商风险，采购部门应加强对供应商的管理，定期对供应商进行评价和考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，降低供应商违约的风险。3.对于质量风险，采购部门应严格把控采购质量，加强对物资的验收和检验，要求供应商提供质量保证，降低因质量问题给公司造成的损失。4.对于合同风险，采购部门应加强对采购合同的管理，签订合同前应仔细审核合同条款，确保合同内容合法、合规、公平、公正，降低合同纠纷的风险。采购档案管理档案内容采购档案包括采购申请、采购审批文件、采购合同、供应商资料、验收报告、结算凭证等与采购活动相关的文件和资料。档案管理要求1.采购部门应指定专人负责采购档案的管理，建立采购档案管理制度，确保档案的完整性和安全性。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，装订成册，并按照规定的期限进行保存。3.采购档案的查阅和借阅应履行审批手续，未经批准，不得擅自查阅或借阅采购档案。监督与考核监督机制公司应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门应定期对采购活动进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。考核指标公司应建立采购考核指标体系