工会档案管理暂行办法

工会档案管理暂行办法总则目的与依据为了加强工会档案管理，有效地保护和利用工会档案，更好地为工会工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《工会法》以及国家有关档案管理的法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本暂行办法。适用范围本办法适用于本工会及所属各级工会组织的档案管理工作。档案定义本办法所称工会档案，是指工会在履行各项职能活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于文件、会议记录、会员档案、活动资料、财务报表等。管理原则工会档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保存、便于利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。档案管理机构与职责管理机构本工会设立专门的档案管理部门（以下简称“档案部门”），负责统筹、协调和指导本工会及所属各级工会组织的档案管理工作。未设立专门档案部门的基层工会，应指定专人负责档案管理工作。档案部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本办法，制定和完善本工会档案管理的各项规章制度。2.负责接收、整理、保管和统计本工会及所属各级工会组织的档案，确保档案的安全和完整。3.对本工会及所属各级工会组织的档案工作进行监督和检查，指导档案管理人员的业务工作。4.开展档案的编研和开发利用工作，为工会工作提供信息服务。5.组织档案管理人员的业务培训和学习交流活动，提高档案管理水平。其他部门职责工会各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并按照规定及时向档案部门移交档案。在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应在办理完毕后及时整理归档，不得分散保存或据为己有。档案的收集与整理收集范围1.文书档案：包括工会的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、会议纪要等。2.会员档案：包括会员登记表、会员证、会员会费缴纳记录、会员奖惩情况等。3.活动档案：包括工会组织的各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频、总结报告等。4.财务档案：包括工会的财务报表、会计凭证、会计账簿、审计报告等。5.荣誉档案：包括工会及会员获得的各种荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状等。6.其他档案：包括工会的印章、合同、协议、固定资产档案等。收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时、全面地收集本部门在工作中形成的文件材料。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料，应进行修复和复制；对重要的电子文件，应进行备份和存储。整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.文书档案按照年度、组织机构、保管期限进行分类整理；会员档案按照会员编号进行整理；活动档案按照活动主题进行整理；财务档案按照会计年度进行整理。3.档案整理应使用符合国家标准的档案装具和用品，对文件材料进行装订、编目、编号等处理。档案的保管与保护保管设施档案部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。保管要求1.档案库房应保持整洁、干燥、通风良好，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案应按照分类、编号的顺序存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对重要的档案应进行特殊保管，如采用密封保存、数字化存储等方式。保护措施1.档案部门应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.加强对档案的安全管理，严格遵守档案库房的管理制度，严禁无关人员进入档案库房。3.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理和利用。档案的利用与开放利用范围本工会及所属各级工会组织的工作人员、会员以及与工会工作相关的单位和个人，因工作需要可以查阅、利用工会档案。查阅、利用档案应遵守本办法的有关规定。利用程序1.查阅、利用档案应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人或档案部门负责人批准后，方可查阅、利用档案。2.查阅、利用档案应在档案部门指定的场所进行，不得将档案带出档案库房。如需复制档案，应经档案部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.查阅、利用档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得泄露档案内容。开放规定工会档案除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的内容外，应按照国家有关规定向社会开放。开放档案应进行必要的审核和鉴定，确保开放档案的安全和合法。档案的鉴定与销毁鉴定组织本工会成立档案鉴定工作小组，由档案部门、工会各部门负责人及相关专业人员组成，负责对工会档案进行鉴定工作。鉴定标准档案鉴定工作小组应按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经档案鉴定工作小组审核同意，报工会负责人批准后，方可销毁。2.销毁档案应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案内容不泄露。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。档案的统计与移交统计工作档案部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作的基本情况和发展动态。移交要求1.本工会及所属各级工会组织因机构变动、撤销、合并等原因，需要移交档案的，应按照国家有关档案移交的规定，及时办理档案移交手续。2.档案移交应编制《档案移交清册》，经双方签字确认后，方可完成档案移交工作。档案管理的监督与考核监督检查档案部门应定期对本工会及所属各级工会组织的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并督促整改落实。考核评价本工会