宣传促销物料管理办法

宣传促销物料管理办法总则目的为了加强公司宣传促销物料的管理，规范物料的设计、制作、使用、存储及报废等流程，提高物料使用效率，降低成本，确保宣传促销活动的顺利开展，树立良好的公司形象，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构以及参与公司宣传促销活动的所有合作单位在宣传促销物料的管理工作。定义本办法所指的宣传促销物料是指为了推广公司产品、服务或品牌形象，在各类宣传促销活动中使用的物品，包括但不限于海报、宣传单页、宣传册、展架、促销礼品、赠品、模型、纪念品等。管理职责市场部门1.负责宣传促销物料的整体规划和设计方案的制定。根据公司的市场战略和促销活动需求，确定物料的种类、数量、规格和设计风格，确保物料能够准确传达公司的品牌信息和促销意图。2.组织物料设计方案的评审和定稿工作。邀请相关部门和专业人员对设计方案进行评估，提出修改意见，确保设计方案符合公司的要求和市场需求。3.负责与供应商的沟通和合作，选择合适的供应商进行物料的制作。对供应商的资质、信誉、价格和服务进行评估，签订制作合同，确保物料的质量和交货期。4.对宣传促销物料的使用情况进行跟踪和评估。收集物料在促销活动中的反馈信息，分析物料的效果和存在的问题，为后续的物料设计和制作提供参考。采购部门1.根据市场部门提供的物料需求计划，负责物料的采购工作。与供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间和付款方式等条款，签订采购合同。2.对采购的物料进行质量检验和验收。按照合同要求和相关标准，对物料的数量、规格、质量等进行检查，确保物料符合公司的要求。3.负责物料的库存管理。建立物料库存台账，定期对库存物料进行盘点，及时掌握物料的库存数量和状态，确保物料的安全和完整。财务部门1.负责宣传促销物料费用的预算编制和审核。根据公司的年度预算和市场部门的物料需求计划，编制物料费用预算，并对预算进行审核和控制。2.对物料采购和制作费用进行核算和报销。按照公司的财务制度和相关规定，对物料采购和制作费用进行审核和报销，确保费用的合理性和合规性。3.对宣传促销物料的成本进行分析和控制。定期对物料成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，提出降低成本的建议和措施，提高物料的使用效益。使用部门1.根据促销活动的需要，向市场部门提出物料需求申请。明确物料的种类、数量、使用时间和使用地点等要求，确保物料能够满足促销活动的需求。2.负责物料在促销活动中的使用和管理。按照公司的规定和要求，正确使用和保管物料，确保物料的安全和完整。3.在促销活动结束后，及时将剩余的物料退回仓库。对不再使用的物料，按照公司的规定进行报废处理。物料设计与制作设计流程1.市场部门根据公司的市场战略和促销活动需求，制定物料设计方案。设计方案应包括物料的种类、数量、规格、设计风格、内容要求等方面的内容。2.市场部门将设计方案提交给相关部门和专业人员进行评审。评审人员应从品牌形象、促销效果、成本控制等方面对设计方案进行评估，提出修改意见。3.市场部门根据评审意见对设计方案进行修改和完善，最终确定设计方案。4.市场部门将确定的设计方案提交给设计公司或内部设计团队进行设计制作。设计公司或内部设计团队应按照设计方案的要求，按时完成物料的设计制作工作。制作要求1.物料的制作应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。确保物料的内容真实、准确、合法，不侵犯他人的知识产权和合法权益。2.物料的制作应符合公司的品牌形象和宣传风格。使用公司统一的标志、字体、色彩等元素，确保物料的风格一致，体现公司的品牌特色。3.物料的制作应保证质量和工艺。选择合适的材料和制作工艺，确保物料的质量和耐用性。对制作完成的物料进行质量检验，不合格的物料应及时返工或重新制作。4.物料的制作应控制成本。在保证物料质量和效果的前提下，选择性价比高的材料和制作工艺，降低物料的制作成本。审批流程1.设计制作完成的物料样品应提交给市场部门进行审核。市场部门应按照设计方案的要求，对物料的内容、质量、工艺等进行检查，确保物料符合公司的要求。2.审核通过的物料样品应提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司的战略和促销活动的需要，对物料进行最终审批。3.经公司领导审批通过的物料，方可进行批量制作。物料采购与验收采购流程1.市场部门根据物料需求计划，填写物料采购申请表，提交给采购部门。采购申请表应包括物料的名称、规格、数量、用途、预算等信息。2.采购部门根据市场部门提交的采购申请表，进行市场调研和供应商筛选。选择合适的供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间和付款方式等条款，签订采购合同。3.采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、数量、价格、交货时间和交货地点等信息。4.供应商按照采购订单的要求，按时将物料送达公司指定的地点。验收流程1.采购的物料到达公司后，采购部门应通知市场部门和质量检验部门进行验收。2.质量检验部门按照相关标准和合同要求，对物料的数量、规格、质量等进行检查。检查内容包括物料的外观、尺寸、性能、包装等方面。3.市场部门对物料的设计和内容进行检查。检查物料的设计是否符合公司的要求，内容是否准确、完整。4.验收合格的物料，由采购部门办理入库手续，登记库存台账。验收不合格的物料，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商进行更换或处理。物料使用与发放使用原则1.宣传促销物料应严格按照公司的促销活动计划和使用范围进行使用。不得擅自将物料用于其他用途或赠送他人。2.使用部门应合理使用物料，避免浪费。根据促销活动的实际需要，确定物料的使用数量和发放范围，确保物料的使用效果。3.在使用物料时，应注意保护物料的完整性和美观性。不得随意损坏或涂改物料，确保物料能够正常发挥作用。发放流程1.使用部门根据促销活动的需要，填写物料发放申请表，提交给市场部门。物料发放申请表应包括物料的名称、规格、数量、使用时间和使用地点等信息。2.市场部门根据使用部门提交的物料发放申请表，进行审核。审核内容包括物料的库存数量、使用计划和使用范围等方面。3.审核通过的物料发放申请表，由市场部门签字确认后，交采购部门进行发放。4.采购部门根据市场部门签字确认的物料发放申请表，从库存中提取物料，发放给使用部门。使用部门在领取物料时，应签字确认。物料库存管理库存管理原则1.物料库存应实行分类管理。根据物料的种类、用途和价值，将物料分为不同的类别，分别进行管理。2.库存物料应定期进行盘点。盘点周期一般为每月或每季度一次，确保库存数量的准确性和账实相符。3.库存物料应妥善保管。采取必要的防护措施，防止物料受潮、发霉、损坏、丢失等情况的发生。库存预警1.采购部门应根据物料的使用情况和库存周转率，设定物料的库存预警线。当库存物料数量低于预警线时，采购部门应及时通知市场部门，进行补货。2.对于一些季节性或时效性较强的物料，采购部门应根据促销活动的计划和市场需求，合理控制库存数量，避免库存积压。物料报废与处置报废条件1.物料因使用时间过长、损坏、过期等原因，无法继续使用的，应进行报废处理。2.物料的设计或内容发生变更，原有的物料不再适用的，应进行报废处理。3.物料因质量问题或其他原因，被客户退回且无法修复的，应进行报废处理。报废流程1.使用部门或库存管理部门发现需要报废的物料时，应填写物料报废申请表，提交给市场部门。物料报废申请表应包括物料的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.市场部门对物料报废申请表进行审核。审核内容包括物料的报废原因、数量和价值等方面。3.审核通过的物料报废申请表，由市场部门签字确认后，交财务部门进行审批。4.财务部门根据公司的财务制度和相关规定，对物料报废申请表进行审批。审批通过的物料，方可进行报废处理。5.经审批同意报废的物料，由采购部门负责进行处置。处置方式包括销毁、变卖等。处置所得收入应及时上缴公司财务部门。监督与考核监督机制1.公司内部审计部门应定期对宣传促销物料的管理工作进行审计。审计内容包括物料的采购、制作、使用、库存等方面，检查物料管理工作是否符合公司的规定和相关法律法规的要求。2.市场部门和采购部门应建立内部监督机制，对物料管理工作进行日常监督。检查物料的使用情况和库存状态，及时发现和解决问题。考核指标1.建立宣传促销物料管理考核指标体系。考核指标包括物料成本控制、物料使用效果、库存周转率等方面。2.对各部门的物料管理工作进行考核。根据考核指标体系，对