定向招标项目管理办法

定向招标项目管理办法一、前言在当今竞争激烈的商业环境中，定向招标作为一种特殊的采购方式，在满足企业特定需求、提高采购效率等方面发挥着重要作用。我们公司在长期的运营过程中，涉及到众多定向招标项目。为了确保这些项目能够顺利开展，达到预期目标，同时遵循相关法律法规和行业标准，我们制定了本《定向招标项目管理办法》。希望大家认真学习并遵守，共同推动公司定向招标项目的规范化管理，提升公司整体运营效益。二、适用范围本办法适用于公司内部所有以定向招标方式进行的采购项目，包括但不限于工程建设项目、货物采购项目以及服务采购项目。无论是公司总部发起的项目，还是各分支机构依据授权开展的定向招标项目，均需按照本办法执行。三、定向招标定义及适用情形（一）定义定向招标是指招标人在特定范围内，向具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书，邀请其参加投标的招标方式。（二）适用情形1.项目需求具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，例如某些定制化的专业设备、特定技术服务等，市场上仅有少数几家供应商能够满足要求。2.涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况，不适宜进行公开招标的项目。3.由于项目时间紧迫，采用公开招标方式无法满足项目进度要求，而定向招标能够快速选定供应商，确保项目及时推进。但需注意，此类情况需在项目申请文件中详细说明时间紧迫性的原因及相关依据。四、职责分工（一）招标管理委员会1.负责制定和修订公司定向招标项目管理的政策和制度，确保与国家法律法规及行业标准保持一致。2.对重大定向招标项目的招标方案、评标结果等进行审议和决策。重大项目的界定标准由公司另行规定，一般可从项目金额、项目对公司业务的重要性等方面综合考量。3.协调解决定向招标项目实施过程中出现的重大争议和问题。（二）项目需求部门1.负责提出定向招标项目的需求，详细描述项目的技术规格、服务要求、工期等内容，并确保需求的准确性和完整性。我们鼓励需求部门在提出需求前，充分进行市场调研，与潜在供应商进行初步沟通，以便更合理地确定项目需求。2.参与供应商的选择和考察工作，提供专业技术方面的支持和意见。3.负责项目合同签订后的执行和验收工作，确保供应商按照合同约定提供产品或服务。（三）招标采购部门1.负责组织实施定向招标项目的具体工作，包括编制招标文件、发布投标邀请书、组织开标、评标等环节。2.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查和动态管理。希望大家在日常工作中，积极向招标采购部门推荐优质供应商，共同丰富公司的供应商资源。3.协助项目需求部门进行合同谈判和签订工作，确保合同条款符合公司利益和相关法律法规要求。4.整理和保存定向招标项目的相关文件和资料，建立项目档案。（四）法务部门1.对招标文件、合同文本等法律文件进行审核，确保其合法性和有效性。2.为定向招标项目提供法律咨询和法律支持，处理可能出现的法律纠纷。（五）财务部门1.负责审核定向招标项目的预算，确保项目资金安排合理。2.参与项目合同中付款条款的制定，按照合同约定进行款项支付，并对项目资金使用情况进行监督。五、定向招标项目流程（一）项目申请1.项目需求部门根据公司业务发展需要，填写《定向招标项目申请表》，详细说明项目名称、项目背景、项目需求、预算金额、拟邀请供应商名单及选择理由等内容。2.将申请表提交至招标采购部门进行初步审核。招标采购部门主要审核项目需求的合理性、预算的准确性以及拟邀请供应商的资质和信誉情况等。如发现问题，及时与项目需求部门沟通并反馈修改意见。3.经招标采购部门审核通过后，申请表提交至招标管理委员会审批。招标管理委员会根据项目的重要性、合规性等因素进行综合审议，做出是否批准项目实施的决策。（二）招标文件编制1.招标采购部门在项目获得批准后，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告（投标邀请书）、投标人须知、项目技术规格和要求、评标标准和方法、合同条款等内容。2.项目需求部门负责提供项目技术规格和要求等详细资料，并协助招标采购部门对招标文件进行审核，确保招标文件准确反映项目需求。3.法务部门对招标文件中的法律条款进行审核，确保其符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。4.财务部门对招标文件中的预算、付款方式等经济条款进行审核，确保项目资金安排合理、支付方式安全可靠。（三）供应商邀请1.招标采购部门根据项目需求和前期确定的拟邀请供应商名单，向符合条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应明确招标项目的基本信息、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.同时，招标采购部门应通过电话、邮件等方式与被邀请供应商进行沟通，确认其是否收到投标邀请书以及是否有参与投标的意向。对于有疑问的供应商，应及时给予解答和指导。（四）投标文件接收与开标1.招标采购部门在投标截止时间前接收供应商递交的投标文件，并做好登记和保管工作。在接收投标文件时，应检查文件的密封情况，确保投标文件的完整性和保密性。2.按照招标文件规定的开标时间和地点，组织开标会议。开标会议由招标采购部门主持，项目需求部门、相关技术人员、法务人员等参加。3.开标时，当众检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标报价、工期、质量标准等主要内容，并做好记录。（五）评标1.开标结束后，组建评标委员会。评标委员会由招标采购部门、项目需求部门、相关技术专家、法务人员、财务人员等组成，人数为单数，且技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审过程中，评标委员会成员应独立进行评审，不得相互串通或影响他人评审意见。3.评标委员会可以要求供应商对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正。澄清、说明或者补正应以书面方式进行，并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单。中标候选人一般不超过三名，并标明排列顺序。（六）中标结果公示与审批1.招标采购部门将评标委员会推荐的中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括中标候选人名称、投标报价、工期、质量标准等。2.在公示期间，如收到对中标候选人的质疑或投诉，招标采购部门应及时组织相关人员进行调查核实。如经查实存在影响中标结果的问题，应按照相关规定重新确定中标候选人或重新招标。3.公示期满无异议后，招标采购部门将中标结果提交至招标管理委员会审批。招标管理委员会根据评标报告和公示情况，做出最终的中标决定。（七）合同签订与执行1.中标通知书发出后，招标采购部门协助项目需求部门与中标供应商进行合同谈判。合同谈判应围绕招标文件和投标文件的内容进行，进一步明确双方的权利和义务、项目的技术要求、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.谈判达成一致后，由项目需求部门与中标供应商签订合同。合同签订应符合公司合同管理的相关规定，由法务部门对合同文本进行最终审核，确保合同的合法性和有效性。3.合同签订后，项目需求部门负责项目的具体执行工作，按照合同约定对供应商进行监督和管理，确保供应商按时、按质、按量提供产品或服务。招标采购部门、财务部门等相关部门应按照各自职责，协助项目需求部门做好项目执行过程中的协调和支持工作。（八）项目验收1.项目完成后，项目需求部门应及时组织相关人员对项目进行验收。验收小组应由项目需求部门、相关技术人员、质量管理人员等组成，必要时可邀请外部专家参与验收。2.验收小组按照合同约定的验收标准和方法，对项目进行全面检查和测试，确保项目达到预期的质量和技术要求。验收过程中，应做好详细的记录，并形成验收报告。3.如验收合格，项目需求部门应出具验收合格证明，作为支付合同款项的依据之一。如验收不合格，项目需求部门应及时通知中标供应商进行整改，整改完成后重新组织验收。（九）项目归档1.定向招标项目结束后，招标采购部门负责将项目的相关文件和资料进行整理和归档。归档内容包括项目申请表、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同文本、验收报告等。2.项目档案应按照公司档案管理的相关规定进行分类、编号和保管，以便日后查阅和参考。六、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购部门负责建立和维护公司的供应商库。通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、经营范围、产品或服务质量、业绩、信誉等方面的资料。2.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关资质证书、财务状况、履约能力等。只有通过资格审查的供应商，才能纳入公司供应商库。（二）供应商评价与考核1.项目需求部门在项目执行过程中，应对供应商的表现进行实时评价，包括产品或服务质量、交货期、售后服务等方面。评价结果及时反馈给招标采购部门。2.招标采购部门定期（一般为每年）对供应商库中的供应商进行综合考核。考核指标包括供应商的业绩、质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核为优秀的供应商，在后续的定向招标项目中，可给予一定的优先考虑；对于考核为不合格的供应商，应从供应商库中删除，并在一定期限内禁止其参与公司的招标项目。（三）供应商沟通与合作1.我们鼓励招标采购部门和项目需求部门与供应商保持良好的沟通与合作关系。定期与供应商进行交流，了解市场动态、产品或服务的改进情况等，同时向供应商反馈公司的需求和意见，共同促进合作的顺利进行。2.建立供应商投诉处理机制。对于供应商提出的投诉和意见，应及时进行调查和处理，确保供应商的合法权益得到保障，同时维护公司的良好形象。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对定向招标项目进行定期或不定期的审计监督。审计内容包括项目的合规性、招标文件的编制、评标过程的公正性、合同的签订与执行等方面。2.对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对