如何提高印章管理办法

如何提高印章管理办法印章管理办法优化方案总则制定目的为进一步加强公司印章管理，规范印章使用流程，提高印章使用的安全性、规范性和效率，有效防范印章使用风险，根据国家相关法律法规以及公司实际运营需求，特制定本优化后的印章管理办法。适用范围本办法适用于公司内部所有印章的管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等各类具有法律效力的印章。管理原则印章管理遵循“严格审批、专人负责、规范使用、安全保管”的原则，确保印章使用符合公司利益和法律法规要求。印章的刻制刻制申请公司因业务发展、机构调整等原因需要刻制新印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政部门。审核批准行政部门对《印章刻制申请表》进行审核，重点审核印章刻制的必要性和合规性。审核通过后，报公司分管领导审批，重大印章刻制事项需报公司总经理批准。刻制流程经批准后，行政部门负责选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，印章刻制单位应提供印章印模及相关刻制证明文件，行政部门对印章进行验收，确保印章质量和样式符合要求。备案登记新刻制的印章在启用前，行政部门应及时在公安机关进行备案登记，并在公司内部建立印章档案，记录印章的刻制时间、名称、样式、保管人等信息。印章的保管保管人员公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。公章、法定代表人章由公司行政部门负责人或其指定专人保管；合同专用章由法务部门或业务部门指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人或其指定专人保管；部门章由各部门负责人或其指定专人保管。保管要求印章保管人员应配备专用的印章保管设备，如保险柜等，确保印章存放安全。印章不得随意放置，在非工作时间应存放在保险柜内。严禁将印章交由他人代管，如因特殊情况需要临时委托他人代管，需经印章保管部门负责人批准，并办理临时交接手续。定期检查行政部门应定期对印章保管情况进行检查，检查内容包括印章保管设备的安全性、印章使用登记情况等。发现问题及时整改，确保印章保管安全。印章的使用使用申请公司内部各部门使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数等信息，并经部门负责人审核签字。涉及重大事项的用印，还需报公司分管领导或总经理批准。审核审批印章保管人员在收到《印章使用申请表》后，应认真审核用印事项的合法性、合规性和必要性。对于不符合规定的用印申请，应及时退回并说明理由；对于符合规定的用印申请，按照审批权限进行审批。用印登记印章保管人员在使用印章前，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人等信息。用印登记应真实、准确、完整，以备查询和审计。用印规范印章保管人员应严格按照审批意见使用印章，确保印章加盖位置准确、清晰。严禁在空白文件上加盖印章，如因特殊情况需要在空白文件上加盖印章，需经公司总经理批准，并在文件上注明用途和有效期限。电子印章使用随着公司信息化建设的推进，公司逐步引入电子印章。电子印章的使用应遵循国家相关法律法规和公司电子印章管理规定，确保电子印章的使用安全和有效性。电子印章的申请、审批、使用等流程与实物印章基本一致，通过电子签名技术实现用印文件的加密和防伪。印章的停用与销毁停用处理因公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因需要停用印章时，由相关部门填写《印章停用申请表》，经行政部门审核后，报公司分管领导批准。印章停用后，应及时在公司内部进行公告，并将停用印章交回行政部门。销毁流程对于停用的印章，行政部门应进行妥善保管，并按照国家相关规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司总经理批准后，由行政部门会同法务部门、审计部门等相关人员共同监督销毁，并做好销毁记录。监督与责任追究监督检查公司审计部门、法务部门应定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章刻制、保管、使用、停用与销毁等各个环节。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。责任追究对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因工作失误导致印章丢失、被盗用等情况的单位和个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；造成经济损失的，应依法承担