宣传物品采购管理办法

宣传物品采购管理办法总则目的为了规范公司宣传物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效率，保证宣传物品的质量和供应及时性，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构为开展宣传活动而进行的各类宣传物品采购工作。采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证宣传物品质量的前提下，充分考虑成本效益，合理安排采购资金，降低采购成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保证宣传物品的质量符合公司宣传要求。5.及时性原则：根据宣传活动的时间安排，及时采购所需宣传物品，确保宣传活动顺利进行。采购管理机构及职责采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、财务部门负责人、宣传部门负责人等相关人员组成。2.职责审议和批准公司宣传物品采购计划和预算。制定和修订公司宣传物品采购管理办法。审核重大采购项目的采购方案和供应商选择。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。采购部门1.职责负责编制公司宣传物品采购计划和预算草案，报采购管理委员会审批。组织实施宣传物品采购活动，包括供应商的选择、采购合同的签订、采购订单的下达等。跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购物品按时、按质、按量交付。负责采购物品的验收、入库和付款申请等工作。建立和维护供应商档案，对供应商进行评价和管理。使用部门1.职责根据宣传活动的需要，提出宣传物品采购需求，并填写《宣传物品采购申请表》。参与采购物品的选型和质量验收工作，提供相关技术要求和建议。对采购物品的使用情况进行反馈，提出改进意见和建议。财务部门1.职责审核采购计划和预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付情况。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和决策建议。采购计划与预算管理采购计划的编制1.使用部门应在每年[具体时间]前，根据下一年度的宣传活动计划，提出本部门的宣传物品采购需求，填写《宣传物品采购申请表》，报采购部门。2.采购部门汇总各使用部门的采购需求，结合公司实际情况和库存情况，编制公司年度宣传物品采购计划草案，报采购管理委员会审批。3.采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购预算的编制1.采购部门根据采购计划，结合市场价格和历史采购数据，编制采购预算草案，报财务部门审核。2.财务部门对采购预算进行审核，提出审核意见和建议，报采购管理委员会审批。3.经审批后的采购预算作为采购活动的资金控制依据，采购部门应严格按照预算执行。采购计划与预算的调整1.如因宣传活动计划调整、市场价格波动等原因需要调整采购计划和预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经采购部门和财务部门审核后，报采购管理委员会审批。2.未经批准，不得擅自调整采购计划和预算。采购方式与程序采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术要求较高，但潜在供应商较少的采购项目。邀请招标应向至少三家符合条件的供应商发出投标邀请书，通过评标确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于采购时间紧迫、技术要求复杂、市场价格波动较大的采购项目。竞争性谈判应邀请至少三家符合条件的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。单一来源采购应报采购管理委员会审批，并与供应商进行协商确定采购价格和合同条款。5.询价采购：适用于采购金额较小、规格型号明确、市场价格相对稳定的采购项目。询价采购应向至少三家符合条件的供应商发出询价单，根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购程序1.采购申请：使用部门根据宣传活动需要，填写《宣传物品采购申请表》，注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等内容，经部门负责人审核签字后，报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，按照公司相关规定进行审批。对于重大采购项目，应报采购管理委员会审批。3.供应商选择：采购部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商。对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式，应按照相关程序组织供应商参与投标或谈判；对于询价采购和单一来源采购，应选择符合条件的供应商进行询价或协商。4.采购合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。5.采购订单的下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的具体要求和交货时间。6.采购物品的验收：采购物品到货后，采购部门应组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。对于验收不合格的采购物品，应及时与供应商协商解决。7.付款申请：采购物品验收合格后，采购部门应填写《付款申请表》，附采购合同、发票、验收单等相关资料，报财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。供应商管理供应商的选择1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查和评估，选择符合公司要求的供应商。2.供应商应具备以下基本条件具有独立法人资格，具有良好的商业信誉和财务状况。具有相应的生产能力和技术水平，能够提供符合公司质量要求的宣传物品。具有完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求。遵守国家法律法规和相关政策规定，无不良经营记录。供应商的评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货及时性、售后服务、价格水平等方面。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，应给予优先合作机会；对于评价结果为不合格的供应商，应及时终止合作。供应商的档案管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、评价结果等内容。2.供应商档案应定期进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。采购物品的验收与保管采购物品的验收1.采购物品到货后，采购部门应在[具体时间]内组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关质量标准，对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行检查和测试。3.验收合格后，验收人员应填写《验收单》，注明验收结果和验收日期，签字确认。4.对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商在规定时间内进行更换或处理。采购物品的保管1.采购物品验收合格后，应及时办理入库手续，由仓库管理人员进行保管。2.仓库管理人员应按照物品的性质、用途、规格等进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等安全措施。3.仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保库存物品的数量和质量与账册相符。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对宣传物品采购活动进行审计，检查采购计划和预算的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订和履行情况、采购物品的验收和保管情况等。2.审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，提出审计意见和建议，促进采购管理工作的规范和完善。纪检监察1.公司纪检监察部门应加强对宣传物品采购活动的监督，查处采购活动中的违规违纪行为，维护公司的利益和形象。2.任何单位和个人发现采购活动中存在违规违纪行为，有权向纪检监察部门举报。责任追究对采购部门和采购人员的责任追究1.采购部门和采购人员在采购活动中，如存在违反本办法规定的行为，如未按照采购计划和预算执行、未按照规定的采购程序进行采购、与供应商串通谋取私利等，视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.采购人员因工作失误或失职，给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。对使用部门的责任追究1.使用部门如存在虚报采购需求、故意提高采购标准、不配合采购验收等行为，视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.使用部门因工作失误或失职，给