学校物业材料管理办法

学校物业材料管理办法总则目的为加强学校物业材料管理，规范材料采购、使用、库存等环节的工作流程，提高材料使用效率，降低物业运营成本，确保学校物业各项工作的顺利开展，特制定本办法。适用范围本办法适用于学校物业范围内所有材料的管理，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修材料、安保设备及耗材等。管理原则1.统一管理原则：学校物业材料实行统一采购、统一调配、统一核算的管理模式，确保材料管理的规范化和标准化。2.节约高效原则：在保证学校物业正常运转的前提下，合理安排材料采购和使用，避免浪费，提高材料使用效率。3.质量优先原则：严格把控材料质量，选择符合国家相关标准和学校使用要求的材料，确保学校师生的安全和正常使用。4.监督审计原则：建立健全材料管理监督审计机制，加强对材料采购、使用、库存等环节的监督检查，确保材料管理工作的透明、公正、合规。管理机构及职责管理机构学校物业设立材料管理领导小组，由物业经理任组长，各部门负责人为成员。领导小组下设材料管理办公室，负责材料管理的日常工作。职责分工1.材料管理领导小组职责制定和修订学校物业材料管理办法及相关规章制度。审定学校物业年度材料采购计划和预算。协调解决材料管理工作中的重大问题。监督检查材料管理办法的执行情况。2.材料管理办公室职责负责学校物业材料的采购、验收、入库、保管、发放等日常管理工作。编制学校物业年度材料采购计划和预算，并组织实施。建立健全材料管理台账，定期进行材料盘点和统计分析。负责与供应商的沟通协调，处理材料采购、供应过程中的问题。对各部门材料使用情况进行监督检查，提出改进建议。3.各部门职责根据本部门工作需要，编制本部门年度材料需求计划，并报材料管理办公室。负责本部门材料的领取、使用和保管，确保材料的安全和合理使用。配合材料管理办公室做好材料盘点和统计工作。材料采购管理采购计划编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，编制本部门年度材料需求计划，经部门负责人审核后报材料管理办公室。2.材料管理办公室对各部门上报的材料需求计划进行汇总、审核和平衡，结合学校物业的实际情况和库存状况，编制学校物业年度材料采购计划和预算，报材料管理领导小组审定。3.年度材料采购计划应包括材料名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购方式1.学校物业材料采购应根据采购金额、采购数量、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购金额达到学校规定的招标限额标准的，必须采用公开招标或邀请招标方式进行采购；未达到招标限额标准的，可以采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式进行采购。供应商选择1.材料管理办公室应建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商。2.在选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.对于长期合作的供应商，应签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同签订1.采购合同应明确采购材料的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应由材料管理办公室起草，经学校法务部门审核后，由学校法定代表人或其授权代表签订。3.采购合同签订后，材料管理办公室应及时将合同副本送财务部门备案。采购执行1.材料管理办公室应按照采购计划和采购合同的要求，及时组织材料采购。2.在采购过程中，应严格按照采购合同的约定，对采购材料的质量、数量、规格型号等进行验收，确保采购材料符合要求。3.对于不符合要求的采购材料，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。材料验收管理验收标准1.采购材料的验收应按照国家相关标准、行业标准和学校的使用要求进行。2.材料管理办公室应制定详细的材料验收标准和验收流程，明确验收人员的职责和权限。验收流程1.采购材料到货后，材料管理办公室应及时组织验收人员进行验收。2.验收人员应按照验收标准和验收流程，对采购材料的名称、规格型号、数量、质量、包装等进行检查和检验。3.验收合格的材料，应填写《材料验收单》，由验收人员签字确认；验收不合格的材料，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。4.《材料验收单》应一式三联，一联由材料管理办公室留存，一联交财务部门作为付款依据，一联交供应商。验收记录1.材料管理办公室应建立材料验收记录档案，对每次验收的材料名称、规格型号、数量、质量、验收时间、验收人员等信息进行详细记录。2.验收记录应妥善保存，以备查阅和审计。材料库存管理仓库设置1.学校物业应设立专门的材料仓库，配备必要的仓储设备和消防设施，确保材料的安全存储。2.仓库应按照材料的类别、性质、用途等进行分区存放，做到分类清晰、摆放整齐。入库管理1.验收合格的材料应及时办理入库手续，由仓库管理人员填写《材料入库单》，并将材料存入相应的仓库区域。2.《材料入库单》应一式三联，一联由仓库管理人员留存，一联交材料管理办公室作为库存管理依据，一联交财务部门作为记账依据。保管管理1.仓库管理人员应定期对仓库进行清理和盘点，确保材料的数量准确、质量完好。2.仓库应保持通风、干燥、清洁，防止材料受潮、发霉、生锈等。3.对于易燃、易爆、有毒等危险材料，应按照国家相关规定进行专门存放和管理，确保安全。出库管理1.各部门需要领用材料时，应填写《材料领用单》，经部门负责人审核签字后，到材料管理办公室办理领用手续。2.仓库管理人员应根据《材料领用单》发放材料，并在《材料领用单》上签字确认。3.《材料领用单》应一式三联，一联由仓库管理人员留存，一联交材料管理办公室作为库存管理依据，一联交领用部门留存。盘点管理1.材料管理办公室应定期组织对仓库材料进行盘点，盘点周期为[具体周期]。2.盘点时，应认真核对材料的名称、规格型号、数量、质量等信息，确保账实相符。3.对于盘盈、盘亏的材料，应查明原因，写出书面报告，经材料管理领导小组批准后，进行相应的账务处理。材料使用管理使用原则1.各部门应严格按照学校物业的工作需要和材料使用规定，合理使用材料，避免浪费。2.材料使用应遵循节约、高效的原则，优先使用库存材料，减少新材料的采购。使用监督1.材料管理办公室应定期对各部门材料使用情况进行监督检查，检查内容包括材料使用是否合理、是否存在浪费现象等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。考核评价1.学校物业应建立材料使用考核评价机制，对各部门材料使用情况进行考核评价。2.考核评价结果应与部门绩效考核挂钩，对材料使用管理优秀的部门进行表彰和奖励，对材料使用管理不善的部门进行批评和处罚。材料成本管理预算控制1.学校物业应根据年度材料采购计划和预算，对材料成本进行严格控制。2.材料管理办公室应定期对材料采购成本进行统计分析，及时发现成本偏差，并采取相应的措施进行调整。成本核算1.财务部门应按照学校财务管理制度的要求，对材料采购成本、库存成本、使用成本等进行核算。2.材料成本核算应准确、及时、完整，为学校物业的成本控制和决策提供依据。成本分析1.材料管理办公室和财务部门应定期对材料成本进行分析，找出成本变动的原因和影响因素，提出降低成本的建议和措施。2.成本分析报告应及时报送材料管理领导小组和学校领导，为学校物业的成本管理提供决策支持。监督检查与责任追究监督检查1.学校物业应建立健全材料管理监督检查机制，定期对材料管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括材料采购、验收、入库、保管、发放、使用、成本核算等环节的工作情况。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门限期