客户预留印章管理办法

客户预留印章管理办法总则制定目的为加强客户预留印章的管理，保障客户资金安全和银行（本办法适用银行业，若为其他金融机构可替换）业务的正常开展，防范操作风险和法律风险，根据《中华人民共和国商业银行法》《人民币银行结算账户管理办法》等相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本公司各分支机构及与客户预留印章管理相关的所有业务部门和岗位。客户预留印章是指客户在本公司开立账户时，预留的用以确认支付指令、办理资金结算等业务的印章，包括单位公章、财务专用章、法定代表人或其授权代理人的签名或印章等。管理原则1.安全性原则：确保客户预留印章的安全保管、使用和销毁，防止印章被盗用、滥用，保障客户资金安全。2.合规性原则：严格遵守相关法律法规和行业标准，规范客户预留印章的管理流程和操作行为。3.不相容岗位分离原则：对客户预留印章的保管、使用、核对等岗位进行明确分离，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.可追溯性原则：对客户预留印章的管理过程进行详细记录，确保每一个环节都可追溯，便于责任认定和风险排查。客户预留印章的开户与预留开户审核1.客户申请开立账户时，业务部门应严格按照相关规定对客户提交的开户资料进行审核，包括营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等。审核内容应包括资料的真实性、完整性和有效性。2.对于新开户客户，业务部门应与客户进行面谈，了解客户的基本情况、开户用途等，并做好面谈记录。3.审核通过后，业务部门应将开户资料提交至运营管理部门进行复审，复审合格后方可为客户办理开户手续。预留印章的种类和要求1.客户预留印章的种类包括单位公章、财务专用章、法定代表人或其授权代理人的签名或印章。单位公章和财务专用章应与开户资料中记载的单位名称一致。2.客户预留的法定代表人或其授权代理人的签名或印章应清晰、可辨，与提供的身份证明文件上的签名或印章一致。3.客户预留印章的样式应符合国家有关规定和本公司的要求，不得使用易褪色、变形或难以识别的印章。预留印章的采集和保管1.客户预留印章应采用纸质印鉴卡的方式进行采集。印鉴卡应包括客户名称、账号、预留印章样式、启用日期等信息。2.业务部门应指导客户在印鉴卡上加盖预留印章，并确保印章清晰、完整。印鉴卡采集完成后，应及时进行复核，复核内容包括印章的样式、加盖位置等。3.复核无误后，印鉴卡应一式多份，一份交客户留存，一份由业务部门保管，一份交运营管理部门作为会计档案永久保管。运营管理部门应建立印鉴卡档案库，对印鉴卡进行妥善保管，确保印鉴卡的安全和完整。客户预留印章的使用使用范围客户预留印章主要用于办理账户的资金支付、结算等业务，包括支票、汇票、本票等票据的背书、承兑，以及电汇、信汇、委托收款等结算凭证的签章。支付审核1.客户办理资金支付业务时，业务部门应严格审核支付凭证上的预留印章与印鉴卡上的预留印章是否一致。审核方式包括人工比对和电子验印系统比对。2.人工比对时，审核人员应仔细观察支付凭证上的印章样式、字体、线条等特征，与印鉴卡上的预留印章进行逐一核对。对于存在疑问的印章，应进一步采取措施进行核实，如与客户联系确认等。3.电子验印系统比对时，应按照系统操作流程进行操作，确保验印结果的准确性。对于验印不通过的支付凭证，应及时进行人工复核，并采取相应的处理措施。特殊情况的处理1.对于金额较大或存在异常情况的支付业务，业务部门应加强审核，除核对预留印章外，还应与客户进行电话或其他方式的确认。2.客户办理挂失、解挂、更换印鉴等业务时，业务部门应严格按照规定的流程进行操作，确保业务的合规性和客户资金的安全。客户预留印章的变更与注销变更的条件和程序1.客户因单位名称变更、法定代表人更换、授权代理人变更等原因需要变更预留印章的，应向业务部门提出书面申请，并提交相关证明文件。2.业务部门应审核客户提交的变更申请和证明文件，审核通过后，指导客户填写印鉴变更申请书，并加盖新的预留印章。3.业务部门应将印鉴变更申请书和相关证明文件提交至运营管理部门进行复审，复审合格后，为客户办理预留印章变更手续。变更后的预留印章应自变更之日起生效。注销的条件和程序1.客户因账户销户、终止合作等原因需要注销预留印章的，应向业务部门提出书面申请。2.业务部门应审核客户提交的注销申请，确认账户无未结清款项后，指导客户填写印鉴注销申请书，并加盖预留印章。3.业务部门应将印鉴注销申请书提交至运营管理部门进行复审，复审合格后，为客户办理预留印章注销手续。注销后的印鉴卡应妥善保管，按照会计档案管理的规定进行处理。客户预留印章的保管与交接保管要求1.运营管理部门应指定专人负责印鉴卡的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守保密制度。2.印鉴卡应存放在专门的保险柜或保管箱中，实行双人双锁管理。保险柜或保管箱的钥匙和密码应分别由不同的人员保管。3.保管人员应定期对印鉴卡进行检查，确保印鉴卡的安全和完整。如发现印鉴卡有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的处理措施。交接规定1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印鉴卡时，应办理交接手续。交接手续应包括印鉴卡的数量、编号、保管情况等内容，并由交接双方和监交人签字确认。2.交接过程中，应确保印鉴卡的安全和完整，不得遗漏或损坏。交接完成后，接交人员应及时对印鉴卡进行核对和检查。监督与检查内部审计1.审计部门应定期对客户预留印章的管理情况进行内部审计，审计内容包括开户审核、预留印章采集、使用、变更、注销等环节的合规性。2.审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，对发现的问题及时督促相关部门进行整改。业务检查1.运营管理部门应定期对各分支机构的客户预留印章管理情况进行业务检查，检查内容包括印鉴卡的保管、使用、核对等情况。2.业务检查应采用现场检查和非现场检查相结合的方式，对发现的问题应及时进行纠正和处理。责任追究1.对于违反本办法规定的单位和个人，应按照公司的相关规定进行责任追究。责任追究方式包括警告、罚款、调离岗位、解除劳动合同等