物业现场采购管理办法_第1页
物业现场采购管理办法_第2页
物业现场采购管理办法_第3页
物业现场采购管理办法_第4页
物业现场采购管理办法_第5页
已阅读5页,还剩3页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

物业现场采购管理办法一、前言在物业管理工作中,现场采购是保障小区或商业区域各项服务正常运行的重要环节。从日常的清洁用品、维修工具,到大型的设施设备,采购工作的质量和效率直接影响着物业服务的品质以及运营成本。过去二十年,我见证了物业行业的蓬勃发展,也深刻认识到规范现场采购管理对于企业持续健康发展的重要性。为了确保公司采购活动的公正、公平、公开,提高采购效益,降低采购风险,同时遵循相关法律法规和行业标准,特制定本管理办法。希望大家在日常工作中,能够认真贯彻执行,共同为提升公司的物业管理水平贡献力量。二、适用范围本办法适用于公司内所有涉及物业现场采购的活动,包括但不限于各物业管理项目处、后勤保障部门等。无论是低值易耗品的小额采购,还是大型设施设备的重大采购项目,均应按照本办法执行。三、采购原则1.合法性原则:所有采购活动必须严格遵守国家相关法律法规,如《中华人民共和国民法典》中关于合同订立、履行的规定,以及《中华人民共和国招标投标法》等涉及采购程序的法律要求。确保采购行为在法律框架内进行,维护公司的合法权益。2.公平公正原则:对待所有供应商应一视同仁,不得因供应商的规模、地域、关系等因素而给予差别待遇。在采购过程中,要确保竞争的公平性,为所有潜在供应商提供平等的机会参与采购活动。3.效益原则:以追求最佳性价比为目标,在保证采购物品或服务质量的前提下,尽可能降低采购成本。通过合理的市场调研、谈判协商等手段,实现采购效益的最大化。同时,要考虑采购物品的使用寿命、维护成本等长期因素,避免因短期利益而忽视整体效益。4.透明原则:采购过程应保持高度透明,从采购需求的提出、供应商的选择、采购合同的签订到采购结果的公示,都应确保相关信息能够及时、准确地传达给公司内部相关人员以及潜在供应商。接受公司内部和外部的监督,防止暗箱操作和不正当行为的发生。四、采购流程1.采购需求提出各部门或项目处根据实际工作需要,定期(如每月)或在特殊需求出现时,填写《采购需求申请表》。申请表应详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预计使用时间、采购预算等信息。例如,如果是采购清洁用品,要明确具体的清洁剂品牌、规格,扫帚的尺寸、材质等。部门负责人对《采购需求申请表》进行审核,确认需求的合理性和必要性。审核时要结合部门的工作计划、库存情况等因素进行综合考虑。对于不合理的需求,应及时与申请人员沟通并说明原因,要求其进行调整或重新申请。将审核通过的《采购需求申请表》提交至采购部门。采购部门对各部门提交的需求进行汇总和初步分析,判断是否可以进行集中采购以获取更优惠的价格。2.市场调研采购人员接到采购需求后,针对所需采购的物品或服务展开市场调研。通过多种渠道收集供应商信息,包括但不限于网络搜索、行业推荐、以往合作记录等。我们鼓励采购人员积极拓展供应商资源,建立丰富的供应商库,为公司提供更多的选择空间。对潜在供应商进行实地考察或电话沟通,了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况。可以要求供应商提供样品、产品说明书、资质证明文件等资料,以便更全面地评估。例如,对于采购的电梯设备,要考察供应商的生产车间、了解其生产工艺,查看其是否具有相关的质量认证等。整理调研结果,形成《市场调研报告》,报告中应包含至少三家不同供应商的对比分析,内容包括供应商基本信息、产品或服务特点、价格、交货期、售后服务承诺等。为后续的供应商选择提供详细的参考依据。3.供应商选择采购部门组织相关部门(如使用部门、技术部门、财务部门等)成立评标小组。评标小组根据《市场调研报告》以及公司制定的供应商评估标准,对潜在供应商进行综合评估。评估标准应包括但不限于产品质量、价格、信誉、售后服务、交货能力等方面。对于金额较小的采购项目(如单次采购金额在[X]元以下),可以采用询价采购的方式,直接向至少三家供应商发出询价单,要求其在规定时间内报价。根据报价情况以及供应商的综合实力,选择性价比最高的供应商。对于金额较大的采购项目(如单次采购金额在[X]元及以上),应采用招标采购的方式。按照《中华人民共和国招标投标法》的规定,编制招标文件,明确招标要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。在指定的媒体上发布招标公告,邀请符合条件的供应商参与投标。开标、评标过程应严格按照规定程序进行,确保公平公正。评标小组根据评估结果,确定中标供应商,并形成《供应商选择报告》,报公司领导审批。审批通过后,采购部门向中标供应商发出《中标通知书》。4.合同签订采购部门与中标供应商就采购合同条款进行谈判,明确双方的权利和义务。合同内容应包括但不限于采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。谈判过程中,要充分考虑公司的利益,争取最有利的合同条件。根据谈判结果,起草《采购合同》,合同文本应符合法律法规的要求,语言表述准确清晰,避免产生歧义。合同草案经公司法务部门审核通过后,由公司授权代表与供应商签订正式合同。签订合同前,要确保双方对合同条款无异议,并加盖双方公章或合同专用章。将签订好的合同副本分发给相关部门,如使用部门、财务部门等,以便各部门了解合同内容,做好相应的准备工作。同时,采购部门要对合同进行编号、归档,建立合同台账,跟踪合同的执行情况。5.采购执行与验收供应商按照合同约定的交货时间、交货地点将采购物品送达。采购人员应提前通知使用部门做好接收准备。物品到达后,采购人员与使用部门共同对采购物品进行初步验收,检查物品的数量、外观、规格型号等是否与合同约定一致。如发现问题,应及时与供应商沟通,要求其采取相应的解决措施,如补货、换货等。对于需要进行质量检验的物品,由公司指定的检验部门或专业人员按照合同约定的质量标准进行检验。检验合格后,出具《检验报告》。只有检验合格的物品才能正式入库或投入使用。对于验收不合格的物品,采购部门应按照合同约定,要求供应商承担相应的责任,如退货、降价处理等。服务类采购项目的验收,由使用部门根据合同约定的服务标准和要求进行验收。验收过程中,要对服务的质量、效果、完成情况等进行全面评估。验收合格后,填写《服务验收报告》。如验收不合格,应及时与供应商沟通,要求其整改,直至达到合同要求为止。6.付款与结算采购物品或服务验收合格后,供应商按照合同约定向公司提交付款申请及相关发票等资料。采购人员对付款申请进行审核,确认发票的真实性、金额的准确性以及相关手续的完整性。审核无误后,将付款申请提交至财务部门。财务部门根据公司的财务管理制度和合同约定的付款方式,对付款申请进行再次审核。审核通过后,按照规定的流程办理付款手续。付款方式可以包括支票、电汇、银行承兑汇票等,具体方式应在合同中明确约定。采购项目完成后,采购部门要及时与供应商进行结算,核对采购物品或服务的数量、金额等信息,确保双方账目清晰。同时,对采购过程中的相关文件、资料进行整理归档,包括采购需求申请表、市场调研报告、供应商选择报告、采购合同、验收报告、付款凭证等,以便日后查阅和审计。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度,明确供应商的准入条件,包括但不限于企业资质、生产能力、质量保证体系、信誉状况等方面。供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证(已完成三证合一的提供统一社会信用代码证)、相关产品的质量认证证书等资料,证明其具备合法经营和提供合格产品或服务的能力。对申请准入的供应商进行实地考察或背景调查,核实其提供的信息是否真实可靠。考察内容可以包括供应商的生产场地、设备设施、人员配备、质量管理情况等。对于初次合作的供应商,还可以要求其提供以往客户的联系方式,以便进行客户满意度调查。经审核和考察合格的供应商,纳入公司的供应商库,并建立供应商档案。档案内容应包括供应商基本信息、资质证明文件、考察报告、合作记录、评价结果等。2.供应商评价定期(如每半年)对供应商进行评价,评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价方式可以采用定量与定性相结合的方法,制定详细的评价指标和评分标准。例如,产品质量可以根据验收合格率进行评分,交货期可以根据按时交货的次数进行统计等。组织相关部门(如采购部门、使用部门、质量检验部门等)参与供应商评价工作,确保评价结果的客观公正。各部门根据实际合作情况,对供应商进行打分和评价,并提出改进建议。根据评价结果,将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商,公司可以给予优先合作、增加采购量、延长付款期限等奖励措施;对于良好和合格供应商,鼓励其持续改进,保持合作关系;对于不合格供应商,要及时终止合作,并从供应商库中删除。3.供应商沟通与合作建立与供应商的定期沟通机制,通过电话、邮件、座谈会等方式,及时了解供应商的生产经营状况、产品或服务的改进情况等信息。同时,向供应商反馈公司的需求变化、采购过程中存在的问题等,促进双方的合作与交流。与供应商建立长期稳定的合作关系,共同探讨降低成本、提高质量的方法和途径。例如,可以通过联合研发、集中采购、优化供应链等方式,实现互利共赢。对于长期合作且表现优秀的供应商,公司可以考虑与其签订战略合作协议,进一步深化合作关系。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督,检查采购流程是否符合本办法的规定,采购合同的签订、执行是否合规,采购资金的使用是否合理等。审计方式可以包括查阅采购文件、账目记录、合同文本等资料,实地考察采购物品的使用情况,与相关人员进行访谈等。对审计过程中发现的问题,及时提出整改建议,并跟踪整改落实情况。对于违反本办法规定的行为,要按照公司的相关制度进行严肃处理,情节严重的要追究相关人员的法律责任。2.投诉处理设立投诉渠道,接受公司内部员工和外部供应商的投诉。投诉方式可以包括电话、邮箱、书面投诉等。对于投诉内容,要及时进行登记和调查核实。经调查属实的投诉,要按照相关规定进行处理,并将处理结果及时反馈给投诉人。同时,要对投诉事件进行分析总结,查找采购管理过程中存在的漏洞和不足,采取相应的改进措施,防止类似问题再次发生。3.定期检查与评估采购部门定期对采购管理工作

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论