公司专项采购管理办法

公司专项采购管理办法一、引言在公司的运营过程中，专项采购涉及到特定项目、关键设备或重要物资的获取，对公司业务的顺利开展和目标达成起着至关重要的作用。为了规范专项采购行为，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率和资金使用效益，依据相关法律法规以及行业通行标准，结合本公司实际情况，特制定本专项采购管理办法。希望大家认真学习并遵循本办法，共同推动公司专项采购工作的规范化、科学化发展。二、适用范围本办法适用于公司内所有因特定项目、业务需求开展的专项采购活动，包括但不限于大型设备采购、专业服务采购、特殊原材料采购等。但日常办公用品、低值易耗品等常规采购活动，按照公司另行制定的常规采购管理规定执行，不适用本办法。三、采购原则1.合法合规原则：所有专项采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业相关规定以及公司内部管理制度，确保采购过程和结果合法有效。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方。在采购过程中，应确保所有供应商享有平等的机会参与竞争，依据事先明确的标准进行公正评审。3.公开透明原则：除涉及商业机密等特殊情况外，采购信息、采购流程、评审标准等应尽量公开，接受公司内部和相关方的监督，增强采购活动的透明度。4.效益优先原则：在满足采购需求的前提下，追求性价比最优，注重采购资金的使用效益，以合理的成本获取高质量的产品或服务，助力公司提升经济效益。四、职责分工1.采购部门负责制定专项采购计划，并根据项目需求和公司预算安排，合理确定采购时间和采购方式。收集、整理和更新供应商信息，建立并维护供应商库，对供应商进行初步筛选和考察。组织实施专项采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标、评标等工作。负责采购合同的起草、谈判、签订以及合同执行过程中的跟踪、协调和管理，确保供应商按时、按质、按量交付产品或提供服务。处理与采购相关的投诉、纠纷等问题，维护公司的合法权益。2.需求部门提出专项采购需求，详细说明采购产品或服务的技术规格、质量要求、数量、交付时间等关键信息，并对需求的准确性和完整性负责。参与采购文件的编制，特别是涉及技术部分的内容，提供专业技术支持和建议。协助采购部门对供应商进行考察，参与评标工作，从专业角度对供应商的产品或服务进行评估。在采购合同执行过程中，配合采购部门进行验收工作，对采购产品或服务是否符合需求进行确认。3.财务部门负责审核专项采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、结算方式等财务相关内容进行把关。按照合同约定办理付款手续，对采购资金的支付进行监督和管理。协助采购部门进行采购成本分析，为采购决策提供财务支持和建议。4.审计部门对专项采购活动进行全过程审计监督，包括采购计划的制定、采购文件的编制、供应商的选择、评标过程、合同签订与执行等环节。审查采购活动是否符合法律法规、公司制度以及采购原则，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。定期对采购部门的供应商库进行审计检查，确保供应商信息的真实性、准确性和完整性。五、采购流程1.采购需求提出与审批需求部门根据公司业务发展、项目推进等实际情况，填写《专项采购需求申请表》，详细说明采购产品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间、预算金额等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字批准，并提交至分管领导审批。分管领导从公司整体战略和资源配置的角度对采购需求进行审批，如涉及重大采购项目，还需提交公司管理层会议审议通过。经审批通过的《专项采购需求申请表》流转至采购部门。2.采购计划编制采购部门收到经审批的《专项采购需求申请表》后，结合公司采购政策、市场供应情况以及预算安排，编制《专项采购计划》。计划内容包括采购项目名称、采购方式、预计采购时间、潜在供应商范围、采购预算分解等。采购计划需提交采购部门负责人审核，审核重点关注采购方式的合理性、预算安排的准确性以及时间安排的可行性等。审核通过后，报分管领导审批。3.供应商选择与考察采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商的资质证书、经营业绩、信誉状况、生产能力、技术水平等。对初步筛选合格的供应商，采购部门应组织需求部门、技术部门等相关人员组成考察小组，对供应商进行实地考察（如必要）。考察内容主要包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、售后服务能力等方面。考察小组应撰写《供应商考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否推荐作为本次采购项目供应商的建议。采购部门根据考察结果，确定参与本次采购项目的供应商名单，并将供应商相关信息录入公司供应商库。我们鼓励大家积极推荐优质供应商，丰富公司的供应商资源库，为公司采购工作提供更多选择。4.采购文件编制与发布采购部门根据采购项目的需求和特点，编制采购文件。采购文件应包括采购邀请、采购项目要求、技术规格书、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件的编制应清晰、准确地表述采购需求，确保供应商能够全面了解采购项目的要求和条件。采购文件编制完成后，需提交需求部门、技术部门、法务部门等相关部门进行会签审核。各部门从专业角度对采购文件进行审核，提出修改意见和建议。采购部门根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件的质量。经审核通过的采购文件，采购部门应按照规定的方式和渠道进行发布。对于公开招标项目，应在指定的政府采购平台、行业网站等媒体上发布招标公告；对于竞争性谈判、询价等项目，应向选定的供应商发出采购邀请文件。采购文件发布后，采购部门应及时解答供应商对采购文件提出的疑问。5.投标与开标供应商在规定的时间内，按照采购文件的要求编制并提交投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，密封后按时送达指定地点。采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标。开标过程应邀请所有供应商代表参加，并由专人负责唱标，公布各供应商的投标报价、主要技术参数等关键信息。开标过程应进行记录，并存档备查。6.评标与定标开标结束后，采购部门应组建评标委员会。评标委员会由采购部门、需求部门、技术部门、财务部门等相关人员以及外部专家（如必要）组成，人数为奇数且不少于5人。评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立、客观、公正地对投标文件进行评审。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审内容包括商务评审、技术评审、价格评审等方面。评审过程中，评标委员会可以要求供应商对投标文件中的有关问题进行澄清，但澄清内容不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单，并撰写《评标报告》。《评标报告》应详细说明评标过程、评审结果以及推荐中标候选人的理由等内容。采购部门将《评标报告》提交公司管理层审批，确定中标供应商。7.合同签订与执行采购部门与中标供应商就合同条款进行谈判，双方达成一致后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、付款方式、售后服务、违约责任等内容。合同签订前，需提交法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司的合法权益。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同执行的准备工作。采购部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定按时、按质、按量交付产品或提供服务。需求部门应积极配合采购部门，做好接收和验收的准备工作。8.验收与付款供应商交付产品或提供服务后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收合格后，需求部门应出具《验收报告》，确认产品或服务符合要求。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决，包括要求供应商整改、换货或退货等措施。财务部门根据《验收报告》、采购合同以及供应商提供的发票等相关资料，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，财务部门应对相关资料进行严格审核，确保付款依据充分、合规。六、供应商管理1.供应商准入供应商应具备合法的经营资格，提供有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）等相关证件。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，提供近年度的财务审计报告或财务报表。具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，提供相关证明材料，如生产设备清单、技术人员资质证书等。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，提供近期的纳税证明和社保缴纳证明。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供相关声明函。符合法律法规和采购项目要求的其他条件。2.供应商评价采购部门应定期组织对供应商进行评价，评价周期一般为一年。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、履行合同情况等方面。需求部门、使用部门等相关部门应积极配合采购部门，提供供应商在实际使用过程中的反馈意见和评价信息。采购部门根据收集到的评价信息，填写《供应商评价表》，对供应商进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为优秀的供应商，公司在后续采购项目中可给予优先考虑，如增加采购份额、缩短付款周期等激励措施；对于评价为良好的供应商，可继续保持合作关系，并鼓励其进一步提升服务质量；对于评价为合格的供应商，采购部门应与其沟通，指出存在的问题，要求其限期整改；对于评价为不合格的供应商，应暂停或终止与其合作关系，并从供应商库中删除。3.供应商激励与发展我们鼓励与供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展。对于表现优秀的供应商，公司除给予上述激励措施外，还可以通过技术交流、培训支持等方式，帮助供应商提升产品质量和服务水平。采购部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的发展需求和困难，在符合公司利益和政策的前提下，尽可能给予支持和帮助，实现双方的互利共赢。七、监督与检查1.内部审计监督审计部门应定期对专项采购活动进行审计检查，审计频率根据公司实际情况确定，但每年至少进行一次全面审计。审计内容包括采购流程的合规性、采购文件的完整性、供应商选择的合理性、评标过程的公正性、合同执行情况等方面。审计部门在审计过程中，如发现问题应及时与采购部门、需求部门等相关部门沟通，提出整改意见和建议。相关部门应积极配合审计工作，按照审计要求及时整改存在的问题，并将整改情况反馈给审计部门。审计部门应撰写《专项采购审计报告》，向公司管理层汇报审计结果。对于审计发现的重大问题，应提出严肃处理建议，追究相关人员的责任。2.投诉与举报处理公司设立专门的投诉举报渠道，接受公司内部员工、供应商以及其他相关方对专项采购活动的投诉和举报。投诉举报应采用书面形式，详细说明投诉举报事项、相关证据以及投诉举报人信息等。采购部门或审计部门收到投诉举报后，