煤矿办公电话管理办法

煤矿办公电话管理办法一、前言在煤矿行业中，办公电话是日常生产调度、安全沟通、行政管理等各项工作顺利开展的重要通讯工具。随着煤矿企业规模的扩大和业务的日益复杂，规范办公电话的管理显得尤为重要。它不仅关系到信息传递的及时性与准确性，更与煤矿生产安全息息相关。我们希望通过制定本管理办法，让每一位员工都能清晰了解办公电话的使用规则，共同维护良好的通讯秩序，保障煤矿各项工作高效运行。二、适用范围本办法适用于煤矿企业内所有部门及员工使用的办公电话，包括固定电话及相关附属设备。无论是位于矿区办公区域，还是各生产作业场所配备的办公电话，均在此管理办法规范之列。三、管理职责（一）综合管理部门1.综合管理部门是煤矿办公电话管理的牵头部门，负责整体管理办法的制定、修订与解释工作。在制定过程中，我们会充分收集各部门及员工的意见与建议，确保办法的合理性与实用性。2.承担办公电话的日常管理工作，例如办公电话的安装、移机、拆机等相关手续办理。当各部门因业务发展需要增减办公电话数量，或调整办公地点需迁移电话时，请及时告知综合管理部门，我们会尽快安排处理。3.对办公电话的使用情况进行定期检查与不定期抽查，及时发现并纠正不规范使用行为。希望大家积极配合检查工作，共同营造规范使用办公电话的良好氛围。（二）财务部门1.负责办公电话费用的核算与报销管理。员工在使用办公电话过程中产生的费用，需按照财务部门规定的流程进行报销。我们鼓励大家在保障工作通讯的前提下，合理控制费用支出。2.定期与电信运营商核对电话费用账单，确保费用数据准确无误。如发现费用异常波动，会及时与相关部门沟通，查找原因并采取相应措施。（三）各使用部门1.各使用部门应明确一名负责人作为本部门办公电话管理的联系人，负责与综合管理部门沟通协调办公电话相关事宜。当本部门办公电话出现故障、使用需求变更等情况时，请该联系人及时反馈。2.负责本部门办公电话的日常使用管理，引导部门员工正确、规范使用办公电话。希望各部门负责人能够加强对本部门员工的教育与监督，确保办公电话用于工作用途。3.对本部门办公电话及附属设备的完好性负责，如发现设备损坏应及时报修。爱护办公设备，人人有责，让我们共同维护好办公电话的正常运行。四、办公电话配备原则（一）按需配备1.依据各部门的工作职能、业务量以及实际通讯需求来确定办公电话的配备数量。例如，生产调度部门由于需要实时与各作业面沟通协调，其办公电话配备数量会相对较多；而一些职能管理部门，根据日常办公通讯频次，合理配备适量电话。2.在新设立部门或部门业务发生较大变化时，综合管理部门会根据实际情况重新评估电话配备需求，及时进行调整。各部门如有新增或调整电话配备的需求，请提前提交详细说明，以便我们更好地安排。（二）集中管理与分散使用相结合1.煤矿企业对办公电话进行集中统一管理，由综合管理部门负责整体调配。这样可以有效避免资源浪费，提高资源利用效率。同时，将办公电话分配到各部门及具体岗位分散使用，以满足各部门日常工作通讯需要。2.在集中管理过程中，我们会建立详细的办公电话台账，记录每部电话的安装地点、使用部门、责任人等信息，方便查询与管理。希望各部门在使用过程中，严格按照台账信息使用，如遇人员变动等情况，及时告知综合管理部门更新台账。五、办公电话安装、移机与拆机（一）安装申请流程1.各部门因工作需要新增办公电话时，需填写《办公电话安装申请表》，详细注明安装原因、预计安装地点、使用人员等信息。2.将填写完整的申请表提交至综合管理部门审核。综合管理部门会根据办公电话配备原则及企业实际情况进行审核，如申请表信息准确、符合配备原则，会尽快安排安装事宜。3.在审核通过后，综合管理部门会与电信运营商联系，确定具体安装时间，并通知申请部门做好相关准备工作。希望申请部门在接到通知后，积极配合安装人员，确保安装工作顺利进行。（二）移机申请流程1.当部门办公地点变更或因工作需要调整办公电话位置时，需填写《办公电话移机申请表》，说明移机原因、原安装地点、新安装地点等信息。2.将申请表提交至综合管理部门审批。综合管理部门会评估移机的必要性及可行性，如审批通过，会协调电信运营商进行移机操作。3.在移机过程中，请相关部门安排专人协助，确保电话线路及设备的安全迁移。移机完成后，及时检查电话是否正常使用，如有问题及时反馈。（三）拆机申请流程1.对于不再使用的办公电话，使用部门应及时填写《办公电话拆机申请表》，注明拆机原因、电话安装地点等信息。2.申请表提交给综合管理部门审核。综合管理部门审核同意后，会与电信运营商联系办理拆机手续。3.在拆机前，请使用部门确保已将重要通讯信息备份，避免因拆机造成信息丢失。拆机完成后，需将相关设备妥善保管或交回综合管理部门。六、办公电话使用规范（一）工作用途使用1.办公电话主要用于与煤矿生产、安全、管理等工作相关的业务沟通。严禁使用办公电话进行私人聊天、打游戏、网购等非工作用途的活动。我们希望大家能够自觉遵守这一规定，充分发挥办公电话为工作服务的作用。2.在使用办公电话时，应尽量简洁明了地表达沟通内容，提高通话效率，避免长时间占用线路，影响其他工作通讯。尤其是在生产调度等关键时段，更要注意控制通话时长。（二）文明礼貌用语1.在接听或拨打电话时，应使用文明礼貌用语，展现煤矿企业员工的良好形象。例如，接听电话时先说“您好，这里是[部门名称]”，拨打电话时先确认对方身份并礼貌问候。2.即使在工作中遇到分歧或矛盾，也应保持冷静与克制，避免在电话中争吵或使用不文明语言。良好的沟通态度有助于工作的顺利开展，希望大家共同营造和谐的通讯氛围。（三）规范操作1.使用办公电话时要按照正确的操作方法进行，避免因不当操作导致设备损坏。如在拨号时不要过于用力，通话结束后轻轻挂断电话等。2.如遇办公电话故障，不要自行拆卸或修理，应及时向综合管理部门报修，由专业人员进行处理。擅自拆卸可能会导致设备进一步损坏，影响正常使用。七、办公电话费用管理（一）费用标准1.办公电话费用包括月租费、通话费、长途费等，具体费用标准按照电信运营商与煤矿企业签订的合同执行。财务部门会密切关注电信市场动态，在合同到期时，积极与运营商协商争取更优惠的费用套餐，为企业节省成本。2.对于超出套餐范围的额外费用，如因工作需要产生的国际长途费用等，需提前向综合管理部门和财务部门报备，经批准后方可使用。希望大家在使用过程中留意费用情况，避免不必要的高额支出。（二）费用报销1.各部门办公电话费用由财务部门统一结算报销。每月财务部门会根据电信运营商提供的费用账单进行核对，确保费用准确无误。2.如员工因工作需要使用办公电话产生的可报销费用，需按照财务部门规定的报销流程，提供相关发票及费用明细，经审批后进行报销。在报销过程中，请大家严格遵守财务制度，确保报销资料真实、完整。（三）费用控制1.各部门应加强对办公电话费用的控制，在保障工作通讯需求的前提下，尽量降低费用支出。例如，可以合理安排通话时间，优先选择内部通讯方式，减少长途通话等。2.综合管理部门和财务部门会定期对各部门办公电话费用使用情况进行分析评估，对于费用过高的部门，会与其沟通了解原因，并共同商讨制定费用控制措施。希望各部门能够积极配合，共同做好费用控制工作。八、办公电话维护与保养（一）日常维护1.办公电话的日常维护工作由使用部门负责。使用人员应保持电话机身清洁，定期用干净的软布擦拭，避免灰尘、水渍等进入电话内部。2.注意电话放置环境，避免将电话放置在高温、潮湿或有强磁场干扰的地方，以免影响电话的正常使用。在使用过程中，如发现电话出现杂音、按键失灵等小问题，应及时记录并向综合管理部门反馈。（二）定期巡检1.综合管理部门会安排专人定期对办公电话进行巡检，检查电话线路是否正常、设备是否完好等。巡检周期一般为每月一次，特殊时期可根据实际情况适当调整。2.在巡检过程中，如发现问题会及时进行处理。对于一些需要专业维修的故障，会联系电信运营商或专业维修人员进行维修。同时，巡检人员会将巡检情况记录在案，方便后续跟踪管理。（三）故障报修1.当办公电话出现故障无法正常使用时，使用部门应及时向综合管理部门报修。报修时需详细说明故障现象、发生时间等信息，以便综合管理部门准确判断故障原因，安排维修人员。2.综合管理部门在接到报修后，会尽快安排维修人员进行处理。对于一般故障，会在24小时内修复；对于较为复杂的故障，会及时与相关部门协调，确定维修方案，并告知使用部门预计修复时间。希望大家在故障未修复期间，合理利用其他通讯方式，确保工作不受太大影响。九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门会定期对办公电话的使用情况、维护情况、费用控制情况等进行全面检查，同时不定期进行抽查。检查内容包括电话是否按规定用于工作用途、是否存在违规安装或拆机情况、设备是否完好等。2.在检查过程中，如发现问题会及时记录并通知相关部门整改。希望各部门能够积极配合监督检查工作，对检查出的问题主动整改，不断提高办公电话管理水平。（二）考核措施1.将办公电话管理情况纳入部门及员工绩效考核体系。对于在办公电话使用、管理等方面表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励，如绩效加分、通报表扬等，以鼓励大家积极遵守管理办法。2.对于违反本管理办法的行为，视情节轻重给予相应处罚。例如，对于首次发现的非工作用途使用办公电话行为，进行批评教育并记录在案；对于多次违规或造成严重后果的，给予绩效扣分、罚款等处罚。希望大家能