深圳公路资料管理办法

深圳公路资料管理办法总则目的和依据为了加强深圳公路资料的科学管理，确保公路资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥公路资料在公路规划、建设、养护、管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《公路工程档案管理办法》等相关法律法规和行业标准，结合深圳市公路管理实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于深圳市行政区域内公路规划、建设、养护、管理等活动中形成的各类资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。管理原则公路资料管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保公路资料的系统性和连续性。管理职责主管部门职责深圳市交通运输局是全市公路资料管理的主管部门，其主要职责包括：1.贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本市公路资料管理的规章制度和业务规范。2.指导、监督和检查全市公路资料管理工作，组织开展公路资料管理业务培训和经验交流。3.负责接收、保管和提供利用市级公路重点建设项目及其他重要公路资料。4.组织开展公路资料的信息化建设，推进公路资料的数字化管理和共享利用。建设单位职责公路建设单位在公路建设项目实施过程中，应负责本项目资料的收集、整理、归档和移交工作，其主要职责包括：1.建立健全项目资料管理制度，明确资料管理岗位和人员职责。2.按照相关标准和规范，及时收集、整理项目建设过程中形成的各种资料，确保资料的完整、准确和规范。3.在项目竣工验收前，完成项目资料的归档和移交工作，向项目主管部门和档案管理机构提交完整的项目档案。养护管理单位职责公路养护管理单位负责本辖区内公路养护资料的管理工作，其主要职责包括：1.建立养护资料管理制度，规范养护资料的收集、整理和归档工作。2.及时收集、整理公路养护过程中形成的各种资料，如养护计划、养护记录、病害处理报告等。3.定期对养护资料进行整理和归档，妥善保管养护资料，为公路养护决策提供依据。档案管理机构职责深圳市公路档案管理机构负责接收、保管和提供利用全市公路资料，其主要职责包括：1.按照规定接收公路建设单位和养护管理单位移交的公路资料，并进行审核和整理。2.建立公路资料保管制度，确保资料的安全和完整，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施。3.开展公路资料的信息化建设，建立公路资料数据库，实现资料的数字化管理和检索查询。4.为公路规划、建设、养护、管理等工作提供资料查询和利用服务，严格按照规定办理资料查阅和借阅手续。资料收集与整理收集范围公路资料的收集范围包括公路规划、建设、养护、管理等活动中形成的各种纸质、电子、声像等不同载体形式的资料，主要包括以下几类：1.规划资料：公路网规划、专项规划、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.建设资料：项目立项文件、设计文件、招投标文件、施工图纸、施工记录、工程质量检验报告、竣工验收文件等。3.养护资料：养护计划、养护记录、病害处理报告、养护工程设计文件、施工文件等。4.管理资料：公路路政管理文件、交通流量统计资料、收费管理资料、应急处置资料等。5.科研资料：公路科研项目的研究报告、试验数据、技术总结等。收集要求1.资料收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保资料的真实性和可靠性。2.建设单位和养护管理单位应指定专人负责资料收集工作，建立资料收集台账，对资料的收集情况进行记录。3.对于电子资料，应确保其存储格式的兼容性和可读性，同时应备份存储，防止数据丢失。4.声像资料应标注时间、地点、人物、事件等信息，确保资料的可追溯性。整理方法1.公路资料应按照项目、类别、时间等进行分类整理，建立科学的分类体系。2.纸质资料应进行装订、编目，建立卷内目录和案卷目录。电子资料应按照规定的格式和要求进行存储和命名，建立电子目录。3.对于跨年度、跨项目的资料，应按照资料的主要内容和形成时间进行合理归类。资料归档与移交归档范围凡在公路规划、建设、养护、管理等活动中形成的具有保存价值的资料，均应进行归档。具体归档范围按照本办法第三条规定的收集范围执行。归档要求1.资料归档应遵循完整性、准确性、系统性的原则，确保归档资料能够全面反映公路建设和管理的全过程。2.归档资料应符合国家和地方有关档案管理的标准和规范，纸质资料应字迹清晰、图表整洁，电子资料应格式规范、数据准确。3.建设单位和养护管理单位应在项目竣工验收后或年度养护工作结束后，及时完成资料的归档工作。移交程序1.建设单位在项目竣工验收前，应向项目主管部门和档案管理机构提交项目档案移交申请，并附项目档案清单。2.项目主管部门和档案管理机构对建设单位提交的档案进行审核，审核合格后，办理档案移交手续。3.养护管理单位应在年度养护工作结束后，将上一年度的养护资料移交至档案管理机构。档案管理机构对移交的资料进行审核，审核合格后，办理移交手续。资料保管与利用保管要求1.档案管理机构应建立专门的公路资料库房，配备必要的保管设施和设备，确保资料的安全和完整。2.资料库房应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.对于重要的公路资料，应进行备份存储，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致资料丢失。4.档案管理机构应定期对资料进行检查和维护，发现问题及时处理。利用原则1.公路资料的利用应遵循合法、安全、方便的原则，确保资料的保密性和安全性。2.档案管理机构应建立资料利用制度，明确资料利用的范围、程序和要求。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，应严格按照相关法律法规的规定进行管理和利用。利用程序1.单位和个人需要查阅、借阅公路资料时，应向档案管理机构提出申请，填写资料查阅（借阅）申请表，并注明查阅（借阅）目的、范围和期限。2.档案管理机构对申请人的申请进行审核，审核通过后，办理资料查阅（借阅）手续。3.查阅（借阅）人员应按照规定的范围和期限使用资料，不得擅自复制、篡改、损毁资料。如需复制资料，应经档案管理机构同意，并办理复制手续。资料鉴定与销毁鉴定组织档案管理机构应成立资料鉴定小组，负责对公路资料的保存价值进行鉴定。鉴定小组由档案管理机构负责人、相关业务人员和专家组成。鉴定标准1.对保管期限已满的资料，应进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。2.对于失去保存价值的资料，应予以销毁；对于仍有保存价值的资料，应延长保管期限。销毁程序1.资料鉴定小组对拟销毁的资料进行审核，提出销毁意见，并形成鉴定报告。2.档案管理机构根据鉴定报告，编制资料销毁清册，报主管部门批准。3.经主管部门批准后，档案管理机构应指定专人负责资料销毁工作，采用安全、环保的方式进行销毁，并做好销毁记录。监督与检查监督主体深圳市交通运输局负责对全市公路资料管理工作进行监督和检查。项目主管部门和档案管理机构应定期对建设单位和养护管理单位的资料管理工作进行检查。检查内容1.资料管理制度的建立和执行情况。2.资料收集、整理、归档、移交等工作的开展情况。3.资料保管设施和设备的配备情况。4.资料利用和保密制度的执行情况。处理措