公用物资购买管理办法

公用物资购买管理办法总则目的为了规范公司公用物资的购买管理，提高资金使用效率，保证物资质量，满足公司日常运营和发展的需要，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构的公用物资购买活动。本办法所指公用物资是指公司为满足日常办公、生产、研发、销售等工作需要而购置的各类物品，包括但不限于办公用品、办公设备、生产设备、劳保用品、低值易耗品等。管理原则1.预算控制原则：公用物资购买应严格按照公司年度预算执行，无预算或超预算的购买需按规定程序进行审批。2.性价比优先原则：在保证物资质量和满足使用需求的前提下，优先选择性价比高的产品和供应商，降低采购成本。3.公开透明原则：公用物资购买过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督，确保采购活动的透明度。4.归口管理原则：公用物资购买实行归口管理，由专门的部门负责统一组织和协调，避免多头采购和重复采购。管理机构及职责采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、财务部门负责人、采购部门负责人及相关使用部门代表组成。2.职责：制定和修订公司公用物资购买管理办法及相关规章制度。审核公司年度公用物资采购预算。审批重大公用物资采购项目（采购金额超过一定标准的项目）。监督和评估公用物资采购工作的执行情况。采购部门1.职责：负责编制公司公用物资采购计划，根据各部门的需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。寻找和评估供应商，建立和维护供应商档案，与合格供应商签订采购合同。组织实施公用物资的采购活动，包括询价、比价、议价、招标等，确保采购过程符合公司规定和相关法律法规。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，协调解决采购过程中出现的问题。定期统计和分析采购数据，为公司采购决策提供依据。使用部门1.职责：负责提出本部门公用物资的需求计划，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购物资的验收工作，对物资的质量、性能等进行确认。负责本部门公用物资的日常管理和使用维护，提高物资的使用效率。财务部门1.职责：负责审核公用物资采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。办理采购物资的付款手续，根据采购合同和验收单据进行资金支付。对公用物资采购成本进行核算和控制，定期进行财务分析。审计部门1.职责：对公用物资采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购价格的合理性等。对采购过程中发现的违规行为进行调查和处理，提出改进建议。采购预算管理预算编制1.每年年末，各使用部门根据下一年度的工作任务和实际需求，编制本部门的公用物资需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门对各部门的需求计划进行汇总和整理，结合库存情况和市场价格，编制公司年度公用物资采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和可行性，提出审核意见。4.采购管理委员会对采购预算草案进行审议，根据公司的战略目标和财务状况，对预算进行调整和确定，最终形成公司年度公用物资采购预算。预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算执行，不得随意突破预算。如因特殊情况需要调整预算，需按照规定的程序进行审批。2.采购部门在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购金额不超过预算。如因市场价格波动等原因导致采购成本超出预算，应及时向采购管理委员会报告，并提出解决方案。预算调整1.当出现以下情况时，可对采购预算进行调整：公司业务范围发生重大变化，导致公用物资需求发生较大改变。市场价格出现异常波动，原预算无法满足采购需求。其他不可预见的因素导致原预算无法执行。2.预算调整应按照以下程序进行：使用部门提出预算调整申请，说明调整的原因、金额和用途。采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见。财务部门对调整申请进行财务评估，分析调整对公司财务状况的影响。采购管理委员会对预算调整申请进行审批，根据实际情况决定是否批准调整。采购流程管理采购申请1.各部门需要购买公用物资时，应填写《公用物资采购申请表》，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计金额等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于预算内的采购申请，由采购部门根据库存情况和采购计划进行审核，审核通过后安排采购；对于预算外的采购申请，需先报采购管理委员会审批，审批通过后再进行采购。供应商选择1.采购部门应通过多种渠道寻找供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。评估方式可采用实地考察、查阅资料、样品测试等。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等，对合格供应商进行分类管理。4.优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好、产品质量稳定、价格合理的供应商。对于重大采购项目，应采用招标的方式选择供应商。采购方式1.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格简单的物资。采购部门向至少三家供应商发出询价单，要求供应商报价，然后根据报价情况进行比较，选择性价比最高的供应商。2.比价采购：适用于采购金额较大、技术规格相对复杂的物资。采购部门向多家供应商发出详细的采购需求和技术规格，要求供应商提供报价和技术方案，然后对各供应商的报价和方案进行综合比较，选择最优供应商。3.议价采购：适用于采购金额较大、市场竞争不充分或物资具有特殊性的情况。采购部门与供应商进行一对一的谈判，争取最优惠的价格和条件。4.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求高、对公司影响重大的物资或服务项目。招标采购应按照国家相关法律法规和公司规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。采购合同签订1.采购部门与供应商确定采购意向后，应及时签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应经公司法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由采购部门负责人和供应商代表签字盖章生效。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给财务部门、使用部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。物资验收1.物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。2.使用部门和质量检验部门应按照采购合同和相关质量标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行检查和测试。如发现物资存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系，要求供应商进行处理。3.验收合格后，使用部门和采购部门应共同填写《公用物资验收单》，确认物资的验收情况。验收单应经使用部门负责人和采购部门负责人签字确认。付款结算1.财务部门根据采购合同和验收单进行付款审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的进度进行付款，确保资金安全和合理使用。3.付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证归档保存。采购风险管理市场风险1.采购部门应密切关注市场价格波动情况，及时调整采购策略。在市场价格上涨时，可适当增加库存；在市场价格下跌时，可减少库存或采用按需采购的方式。2.与供应商签订价格调整条款，当市场价格发生较大波动时，可根据合同约定对采购价格进行调整。质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺。2.加强物资验收环节的管理，对重要物资进行严格的质量检验和测试。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应的责任。3.建立质量追溯体系，对出现质量问题的物资进行追溯和分析，找出问题根源，采取相应的措施进行改进。供应商风险1.定期对供应商进行评估和考核，对于表现不佳的供应商，应及时进行警告、整改或淘汰。2.与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订长期合同、给予一定的优惠政策等方式，增强供应商的忠诚度和责任感。3.建立供应商应急机制，当主要供应商出现供货中断等问题时，能够及时找到替代供应商，确保公司的正常生产和运营。法律风险1.采购合同应严格按照国家相关法律法规和公司规定的程序签订，确保合同的合法性和有效性。2.加强对采购人员的法律培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。3.对于涉及知识产权、商业秘密等方面的采购项目，应在合同中明确相关的保密条款和知识产权归属条款，避免法律纠纷。监督与评估内部监督1.审计部门定期对公用物资采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购管理委员会和各部门应加强对采购工作的日常监督，及时发现和解决采购过程中出现的问题。3.鼓励公司员工对采购活动中的违规行为进行举报，公司将对举报属实的员工给予一定的奖励。绩效评估1.采购管理委员会定期对