团员档案管理暂行办法

团员档案管理暂行办法一、前言亲爱的各位同事，团员档案管理工作至关重要，它关乎着团组织对团员个人信息的准确掌握，以及团员成长轨迹的完整记录。我们深知，每一份档案都承载着团员的青春记忆与奋斗历程，是团组织开展各项工作的重要依据。为了更好地规范和加强团员档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，依据相关法律法规及共青团组织的行业标准，结合咱们公司/组织的实际运营情况，特制定本《团员档案管理暂行办法》。希望大家认真学习并严格遵守，共同做好这项意义非凡的工作。二、适用范围本办法适用于公司/组织内所有共青团员的档案管理工作。无论是刚刚加入团组织的新团员，还是在团内历经锻炼的老团员，其档案管理均按照本办法执行。三、档案内容1.入团志愿书：这是团员档案的核心部分，记录着团员申请入团时的思想认识、对团的理解以及自身的成长经历和政治表现等。入团志愿书是团员向团组织表达决心和愿望的重要载体，我们务必确保其填写规范、内容真实。2.入团申请书：团员最初向团组织递交的申请书，反映了团员积极要求进步，渴望加入共青团组织的初心。这份申请书饱含着团员对团的向往，我们要妥善保管，让它成为团员成长道路上的见证。3.团员登记表：详细记录团员的基本信息，如姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、政治面貌、学历、入团时间、转正时间等，是对团员个人情况的全面概括。我们要认真核对每一项信息，保证其准确性。4.团内奖惩材料：记录团员在团内获得的各类奖励，如优秀团员、优秀团干部等荣誉称号，以及因违反团章团规受到的相应处分。这些材料能够客观反映团员在团内的表现，激励团员积极向上，同时也起到一定的警示作用。5.思想汇报：团员定期向团组织汇报自己思想、学习和工作情况的书面材料，体现了团员的思想动态和成长进步过程。通过思想汇报，团组织可以更好地了解团员的需求，给予相应的指导和帮助。6.其他相关材料：如团组织关系介绍信存根、团费缴纳记录等与团员相关的重要材料，都应归入团员档案，确保档案内容的完整性。四、档案建立1.新团员档案建立流程当新团员被批准入团后，所在团支部应及时为其建立档案。我们鼓励团支部书记亲自指导新团员填写相关档案材料，确保填写规范、准确。首先，新团员需认真填写入团志愿书，在填写过程中，要如实反映自己的情况，字迹要工整、清晰。团支部书记要对入团志愿书进行仔细审核，确保内容真实、完整，符合入团要求。同时，新团员应提交入团申请书，入团申请书应表达自己对团的认识、入团愿望以及对团的真实思想感情。申请书内容要结合自身实际，避免抄袭和空洞表述。团支部为新团员填写团员登记表，详细录入团员的基本信息。在录入过程中，要反复核对，确保信息准确无误。将团内奖惩材料（若有）、思想汇报等相关材料一并收集整理，归入新团员档案。完成档案材料的整理后，团支部应将新团员档案及时移交至公司/组织的团委（团总支）统一保管。2.档案建立的要求档案材料必须使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔填写，禁止使用圆珠笔或铅笔，以确保档案材料的耐久性。填写内容要规范、准确，字迹要清晰、工整，不得随意涂改。如发现填写错误，应按照规定的方法进行更正，保证档案的严肃性。档案材料上的签名、盖章必须真实、有效，不得伪造或代签。我们希望每一位参与档案建立工作的同志都能秉持认真负责的态度，为团员建立起高质量的档案。五、档案保管1.保管部门与职责公司/组织的团委（团总支）负责统一保管团员档案。团委（团总支）应指定专人负责档案管理工作，该负责人要具备高度的责任心和保密意识，熟悉档案管理业务。档案保管人员的主要职责包括：对团员档案进行分类、编号、登记，建立档案目录；负责档案的接收、保管、查阅、借阅和转递等日常工作；定期对档案进行检查、整理，确保档案的安全和完整；对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。2.保管设施与环境要为团员档案提供专门的保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮防虫设备等。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，避免档案受潮、发霉、虫蛀。要采取有效的防火、防盗措施，确保档案的安全。安装防火报警设备和防盗监控设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.档案保管的具体要求对团员档案进行分类存放，按照入团时间、团支部等因素进行合理分类，便于查找和管理。同时，要建立电子档案目录，方便快速检索。定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确，无丢失、损坏现象。如发现档案缺失或损坏，要及时查明原因，并采取相应的补救措施。严格遵守档案保密制度，档案保管人员不得擅自将档案内容泄露给无关人员。未经批准，任何人不得私自查阅、复制团员档案。六、档案查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅团员档案的，需填写《团员档案查阅申请表》，说明查阅原因、查阅内容和查阅期限，并经所在团支部书记、团委（团总支）书记签字批准。我们希望查阅人员能珍惜查阅机会，仅查阅与工作相关的内容，避免不必要的翻阅。查阅档案应在指定的地点进行，查阅人员要爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，要及时归还档案，由档案保管人员进行检查核对。2.借阅规定一般情况下，团员档案不对外借阅。如因特殊工作需要必须借阅的，借阅人需填写《团员档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限，并经所在团支部书记、团委（团总支）书记和公司/组织分管领导签字批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员要妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，由档案保管人员进行检查验收。如发现档案有损坏、丢失等情况，要追究借阅人员的责任。七、档案转递1.转递情形团员因工作调动、升学等原因离开公司/组织时，应及时办理团员档案转递手续。我们鼓励团员在办理离职或升学手续时，主动关注档案转递事宜，确保档案能跟随本人顺利流转。团员组织关系转接时，其档案应一并转递。档案转递要及时、准确，避免因档案延误影响团员的正常组织生活。2.转递流程团员本人或其所在团支部应向团委（团总支）提出档案转递申请，填写《团员档案转递申请表》，说明转递原因、接收单位名称、地址和联系方式等信息。团委（团总支）审核同意后，档案保管人员应按照规定的程序进行档案转递。一般采用机要通信或专人送取的方式进行转递，严禁个人自带档案转递。在档案转递前，档案保管人员要对档案进行认真整理和核对，确保档案材料齐全、完整。同时，要填写《团员档案转递通知单》，随档案一并寄出，并及时跟踪档案的投递情况，确保档案安全送达接收单位。接收单位收到档案后，应及时将回执寄回公司/组织团委（团总支）。如档案在转递过程中出现问题，应及时与公司/组织团委（团总支）联系，共同协商解决。八、档案的清理与处置1.定期清理团委（团总支）应定期对团员档案进行清理，一般每年进行一次。清理工作要认真细致，对档案内容进行全面检查，剔除不必要的重复材料，确保档案的精炼和有效。在清理过程中，如发现档案材料存在问题，如信息不准确、材料不完整等，要及时与相关团支部或团员本人取得联系，进行核实和补充完善。2.超期档案处置对于超龄离团团员的档案，自其离团之日起，保存[X]年后，经团委（团总支）书记批准，可进行集中销毁。销毁档案要严格按照规定的程序进行，填写《团员档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息，并由专人负责监销。对于死亡团员的档案，一般应继续保存[X]年，然后按照规定进行销毁。在保存期间，如有需要，可提供查阅服务。九、监督与检查1.内部监督机制公司/组织团委（团总支）要建立健全团员档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行自查和互查。自查由档案保管人员定期对自己负责的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。互查由团委（团总支）组织各团支部之间进行交叉检查，相互学习，共同提高档案管理水平。在监督检查过程中，要重点检查档案的建立、保管、查阅、借阅、转递等环节是否符合本办法的规定，档案材料是否齐全、完整，档案管理设施是否完善等。2.问题整改与反馈对监督检查中发现的问题，要及时提出整改意见，并责令相关责任人限期整改。整改完成后，要对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。鼓励广大团员和团干部对档案管理工作进行监督，如发现违规行为或存在的问题，可及时向团委（团总支）反映。团委（团总支）要认真对待反馈意见，及时进行调查处理，并将处理结果向反馈人反馈。十、附则1.解释