供销公司采购管理办法

供销公司采购管理办法一、引言亲爱的各位同事，我们都知道，采购工作在我们供销公司的运营中起着至关重要的作用。它不仅关系到我们能否及时、高效地为客户提供优质的商品和服务，还直接影响着公司的成本控制与经济效益。为了确保采购工作的顺利开展，遵循相关法律法规及行业标准，结合公司多年的运营实际情况，我们制定了这份《供销公司采购管理办法》。希望大家认真学习并遵守，共同为公司的发展贡献力量。二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备设施、服务等各类采购项目。无论是常规采购，还是特殊情况下的采购，都应按照本办法执行。三、采购原则1.合法合规原则：所有采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业相关标准以及公司的各项规章制度。我们鼓励大家时刻保持法律意识，在采购过程中不触碰法律红线。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保采购过程公开透明，机会均等。在选择供应商、评标等环节，都要秉持公平公正的态度，杜绝任何形式的偏袒与歧视。3.效益优先原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。通过合理的采购策略、谈判技巧等，为公司节省开支，提高经济效益。希望大家在采购工作中，始终将效益放在重要位置，为公司创造更大价值。4.诚实守信原则：无论是与供应商沟通，还是签订合同等环节，都要做到诚实守信，履行承诺。这不仅有助于建立良好的供应商合作关系，也能提升公司的信誉和形象。四、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由公司高层领导、各相关部门负责人等组成。职责：制定和修订公司采购政策、制度及战略规划。审议重大采购项目，包括采购预算、采购方式、供应商选择等关键事项。协调解决采购过程中出现的重大争议和问题。2.采购部门职责：负责组织实施公司各类采购项目，根据采购需求制定采购计划并执行。收集、整理和分析供应商信息，建立和维护供应商数据库。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟进合同执行情况。处理采购过程中的质量、交货期等问题，保障采购工作的顺利进行。定期对采购工作进行总结和评估，提出改进建议。3.需求部门职责：根据公司业务发展需要，准确提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量、交付时间等要求。协助采购部门进行供应商的考察和评估，参与采购项目的验收工作。对采购物品或服务的使用情况进行反馈，为后续采购提供参考。4.其他相关部门财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，并对采购成本进行核算与控制。质量控制部门：负责对采购物品或服务进行质量检验和监督，确保符合公司质量要求。法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持，防范法律风险。五、采购流程1.采购需求提出需求部门根据工作实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析。对于常规采购项目，按照既定的采购周期和库存管理要求制定采购计划；对于特殊或重大采购项目，需进行专项调研和论证，制定详细的采购方案。采购计划应包括采购项目名称、采购数量、预算金额、采购方式、预计采购时间等内容，经采购部门负责人审核后，报采购管理委员会审批。3.供应商选择供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。信息库应包含供应商基本情况、产品或服务范围、质量认证、业绩案例、联系方式等内容。供应商初步筛选：根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合基本条件的供应商。筛选标准可包括供应商的资质、信誉、生产能力、价格水平、售后服务等方面。供应商实地考察（如有需要）：对于重大采购项目或对供应商情况了解不够充分时，采购部门应组织需求部门、质量控制部门等相关人员对初步筛选出的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、人员素质等。供应商评估与选择：采购部门组织相关部门对考察后的供应商进行综合评估，评估方式可采用打分制或集体讨论等形式。根据评估结果，选择合适的供应商作为候选供应商。对于长期合作的供应商，应定期进行重新评估，确保其持续满足公司要求。4.采购方式确定公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、对供应商有广泛选择要求的项目。采购部门应按照国家相关法律法规和公司规定，发布招标公告，组织开标、评标等工作。邀请招标：当采购项目具有一定特殊性，只能从有限范围的供应商处采购时，可采用邀请招标方式。采购部门应向三家以上符合条件的供应商发出投标邀请书，按照规定程序进行招标。竞争性谈判：对于采购需求相对明确，但技术规格、价格等因素需要进一步协商的项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门应组织不少于三家供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。单一来源采购：在符合法律法规规定的特定情况下，如只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况等，可采用单一来源采购方式。采用该方式时，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报采购管理委员会审批。询价采购：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价单，根据报价情况确定成交供应商。5.采购合同签订采购部门与选定的供应商就采购合同条款进行谈判，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。谈判过程中，应充分考虑公司利益和风险防范，确保合同条款清晰、明确、合理。合同文本经法务部门审核通过后，由采购部门负责人和供应商代表签字盖章。重大采购合同需报公司法定代表人或其授权代表签字。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应工作。6.采购合同执行与跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通，了解采购物品或服务的生产进度、运输安排等信息。如发现供应商可能无法按时履行合同，应及时采取措施，如协商调整交货期、更换供应商等，确保采购项目不受影响。需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的相关工作，如提供必要的技术支持、接收货物的准备工作等。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。在付款前，应核对采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款准确无误。7.采购验收采购物品或服务到达公司后，需求部门应及时组织质量控制部门等相关人员按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。如验收发现问题，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货。对于不合格的采购物品或服务，不得接收和使用。采购部门应将《采购验收报告》作为合同执行情况的重要依据，并存档备案。六、供应商管理1.供应商分类管理：根据供应商提供的产品或服务的重要性、采购金额等因素，将供应商分为战略供应商、重要供应商和一般供应商三类。针对不同类别的供应商，采取不同的管理策略和合作方式。2.供应商评价与考核定期评价：采购部门应定期（如每半年或一年）组织相关部门对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。动态考核：在合同执行过程中，对供应商的表现进行实时跟踪和考核。如发现供应商出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，应及时记录并按照合同约定进行处理。对于问题严重的供应商，可暂停或终止与其合作。评价结果应用：根据供应商的评价和考核结果，对供应商进行分类管理和调整。对于优秀供应商，可给予增加采购份额、优先合作等奖励；对于不合格供应商，应及时淘汰。3.供应商关系维护我们鼓励采购人员与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期与供应商进行交流，了解其生产经营情况和发展动态，共同解决合作过程中出现的问题。公司应尊重供应商的合法权益，遵守合同约定，按时支付货款，维护公平、公正的商业环境。同时，也希望供应商能够诚信经营，为公司提供优质的产品和服务。七、采购预算与成本控制1.采购预算编制各需求部门应根据公司年度经营计划和工作实际需要，在规定时间内编制本部门的采购预算草案，提交至采购部门。采购部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总和审核，结合市场价格波动情况、公司采购策略等因素，编制公司年度采购预算。采购预算应详细列出各类采购项目的名称、数量、预算金额等内容。公司年度采购预算经采购管理委员会审议通过后，报公司董事会审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的依据，应严格执行。2.采购成本控制价格控制：采购人员应通过市场调研、询价、谈判等方式，掌握市场价格动态，争取获得合理的采购价格。对于重大采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，降低采购成本。成本分析：采购部门应定期对采购成本进行分析，对比不同供应商的价格、质量、交货期等因素，评估采购成本的合理性。对于成本较高的采购项目，应分析原因，采取针对性的措施进行改进。库存管理：合理控制采购库存水平，避免库存积压或缺货情况的发生。通过优化库存管理，降低库存成本，提高资金使用效率。需求部门应根据实际需求准确提出采购申请，采购部门应结合库存情况制定合理的采购计划。八、采购风险管理1.风险识别：采购过程中可能存在多种风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。采购部门应组织相关人员对采购活动进行全面的风险识别，分析可能出现风险的环节和因素。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，以便采取不同的应对措施。3.风险应对供应商违约风险：在合同中明确供应商的违约责任和赔偿方式，加强对供应商的跟踪和监督，如发现供应商有违约迹象，及时采取措施，如要求其提供担保、提前终止合同等。质量风险：加强对采购物品或服务的质量检验和验收工作，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对于质量不稳定的供应商，应减少采购份额或终止合作。价格风险：通过与供应商签订长期合同、锁定价格、建立价格调整机制等方式，降低价格波动对采购成本的影响。同时，加强市场价格监测，及时调整采购策略。法律风险：采购合同等法律文件应经法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求。在采购过程中，遵守相关法律法规，避免因违法违规行为引发法律纠纷。4.风险监控与预警：建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行检查和评估。当风险指标出现异常变化时，及时发出预警信号，采取相应的应对措施，确保采购工作的顺利进行。九、监督与审计1.内部监督：公司内部审计部门和纪检监察部门应对采购活动进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括采购流程的执行情况、供应商选择与管理、采购合同的签订与执行、采购资金的使用等方面。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督：公司应定期对采购活动进行专项审计，审计内容包括采购预算的执行情况、采购成本的控制效果、采购内部控制制度的有效性等。审计报告