民警档案制度管理办法

民警档案制度管理办法总则目的与依据为了加强民警档案管理，有效地保护和利用民警档案，为公安工作和队伍建设服务，根据《中华人民共和国档案法》《公安档案管理规定》等相关法律法规和行业标准，结合民警档案管理工作实际，制定本办法。适用范围本办法适用于各级公安机关对民警档案的管理活动，包括民警人事档案、业务档案等各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。管理原则民警档案管理工作应遵循集中统一、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。档案管理机构与职责管理机构各级公安机关应设立专门的档案管理部门或指定专人负责民警档案管理工作。档案管理部门应具备必要的办公场所、设施设备和安全防护条件。职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策，制定本单位民警档案管理制度和业务规范。负责民警档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等工作。指导和监督本单位各部门的民警档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化和数字化。定期向本单位领导和上级档案管理部门报告档案工作情况。2.各部门职责各部门应指定专人负责本部门民警档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的真实、完整和及时。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，提供必要的协助和支持。档案收集与整理收集范围1.人事档案材料履历材料，包括履历表、简历等。自传材料，如自传、自我鉴定等。鉴定、考核、考察材料，包括年度考核表、工作鉴定、考察材料等。学历和评聘专业技术职务材料，如毕业证书、学位证书、专业技术职务任职资格证书、聘任书等。政治历史情况的审查材料，包括政治历史问题的审查结论、复查材料等。参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，如入党志愿书、入团志愿书、民主党派申请书等。奖励材料，包括立功受奖登记表、荣誉证书等。处分材料，如处分决定、免予处分的决定等。工资、待遇材料，如工资审批表、待遇调整审批表等。任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休材料，如任免通知、调配介绍信、转业安置审批表、退休审批表等。其他可供组织参考的材料，如体检表、残疾证明等。2.业务档案材料案件办理材料，包括案件受理登记表、立案决定书、侦查终结报告、起诉意见书、判决书等。行政管理材料，如治安管理处罚决定书、交通管理处罚决定书、消防监督检查记录等。情报信息材料，如情报收集报告、情报分析研判报告等。其他业务工作中形成的具有保存价值的材料。收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门民警的档案材料，并在规定的时间内移交档案管理部门。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，手续完备。如有涂改、伪造等情况，应及时查明原因并进行处理。3.对新录用、调入的民警，应在其报到后的一个月内，将其人事档案材料收集齐全并移交档案管理部门。整理方法1.人事档案整理人事档案应按照《干部档案整理工作细则》的要求进行整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。档案材料应按照材料的形成时间和内容进行分类，分别装入不同的档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明档案类别和编号。编制档案目录，目录应包括材料名称、材料形成时间、份数、页数等内容。2.业务档案整理业务档案应按照案件或业务工作的性质、时间顺序进行整理，做到一案（事）一卷（册），卷内材料排列有序。编制卷内目录，目录应包括材料名称、材料形成时间、份数、页数等内容。在卷皮上标明案件或业务工作的名称、编号、年度等信息。档案保管与保护保管条件1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等安全防护条件，保持适宜的温度和湿度。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号进行有序存放。3.档案库房应安装监控设备和报警装置，确保档案的安全。保管要求1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整和安全。2.对破损、霉变、褪色等档案材料，应及时进行修复和复制。3.对重要档案材料，应进行备份，并异地存放，以防止因自然灾害、人为破坏等原因造成档案损失。保护措施1.加强档案库房的日常管理，严格控制人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高其安全意识和应急处理能力。档案利用与服务利用范围1.公安机关内部因工作需要，可以查阅、借阅民警档案。查阅、借阅档案应按照规定的程序办理审批手续。2.司法机关、纪检监察机关等因办案需要，可以查阅、借阅民警档案。查阅、借阅档案应持单位介绍信和有效证件，并按照规定的程序办理审批手续。3.其他单位或个人因特殊情况需要查阅、借阅民警档案的，应经公安机关主管领导批准，并按照规定的程序办理审批手续。利用程序1.查阅档案查阅单位或个人应填写《档案查阅申请表》，经本单位领导签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应在收到《档案查阅申请表》后的一个工作日内作出答复。如同意查阅，应安排专人负责查阅工作，并在查阅过程中进行监督。查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得涂改、损毁、丢失档案材料。2.借阅档案借阅单位或个人应填写《档案借阅申请表》，经本单位领导签字同意后，报公安机关主管领导审批。档案管理部门应在收到《档案借阅申请表》后的两个工作日内作出答复。如同意借阅，应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议书》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。借阅档案时，借阅人员应妥善保管档案材料，不得转借、复制、泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案材料。服务方式1.档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为公安机关内部和社会各界提供优质、高效的档案服务。2.档案管理部门可以通过开设档案查阅窗口、提供档案复制件、开展档案咨询服务等方式，满足不同用户的档案利用需求。3.档案管理部门应加强档案信息化建设，建立档案数据库和档案管理系统，实现档案的在线查询和利用，提高档案服务的效率和质量。档案鉴定与销毁鉴定组织各级公安机关应成立档案鉴定工作小组，负责对到期档案进行鉴定。档案鉴定工作小组由档案管理部门、业务部门和相关领导组成。鉴定标准档案鉴定工作应按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的销毁范围。鉴定程序1.档案管理部门应定期对到期档案进行清理和统计，并提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组应根据档案管理部门的鉴定意见，对到期档案进行审查和鉴定，确定档案的销毁范围。3.对经鉴定可以销毁的档案，档案鉴定工作小组应填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定工作小组成员签字确认。4.《档案销毁清册》应报公安机关主管领导审批。经批准后，方可进行档案销毁工作。销毁要求1.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门和纪检监察部门共同监督销毁。2.销毁档案时，应确保档案材料的彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁档案后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期和销毁方式，并由监督人员签字确认。档案信息化建设建设目标1.建立健全民警档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和服务水平。2.加强档案信息资源的整合和共享，为公安机关的决策和管理提供有力的支持。建设内容1.档案数字化对现有民警档案进行数字化处理，将档案材料扫描成电子文件，并进行图像处理、数据录入、存储和管理。建立档案数字化标准和规范，确保档案数字化工作的质量和一致性。2.档案管理系统建设开发建设民警档案信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等功能。建立档案信息数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.档案信息安全保障加强档案信息安全管理，建立健全档案信息安全管理制度和技术防护体系，确保档案信息的安全和保密。定期对档案信息系统进行安全评估和检测，及时发现和消除安全隐患。建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保系统的兼容性和互操作性。2.档案信息化建设应与公安机关的信息化建设总体规划相衔接，实现资源共享和协同发展。3.档案管理部门应加强对档案信息化建设的组织和管理，确保建设工作的顺利进行。监督与考核监督检查1.上级公安机关应定期对下级公安机关的民警档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应加强对本单位各部门