医院采购内控管理办法

医院采购内控管理办法总则目的为了加强医院采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，保障医院各项业务活动的正常开展，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》以及相关医疗卫生行业管理规定，结合医院实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于医院内部所有采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等的采购，以及与采购相关的咨询、服务等项目。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、全面地公开，采购过程应接受内部和外部的监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金的使用效益。5.风险防范原则：对采购过程中的各类风险进行识别、评估和控制，确保采购活动的安全可靠。组织架构与职责分工采购管理委员会1.组成：由医院院长担任主任，分管副院长担任副主任，成员包括财务部门、审计部门、纪检监察部门、使用部门、采购部门等相关负责人。2.职责审定医院采购管理制度和采购计划。审批重大采购项目的采购方式和采购预算。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。采购部门1.职责负责制定采购计划和采购方案。组织实施采购活动，包括发布采购信息、接收供应商报名、组织开标、评标等。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。使用部门1.职责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量等要求。参与采购项目的论证和评标工作。负责对采购物品进行验收和使用管理。财务部门1.职责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。办理采购资金的支付手续，监督采购资金的使用情况。参与采购项目的成本核算和效益分析。审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，包括采购计划的执行情况、采购方式的合法性、采购合同的签订和执行情况等。对采购项目进行绩效审计，评价采购资金的使用效益。纪检监察部门1.职责监督采购活动的全过程，查处采购过程中的违规违纪行为。受理供应商和内部员工的投诉和举报，维护采购活动的公平公正。采购计划管理采购需求的提出1.使用部门应根据医院的业务发展需要和实际工作情况，在每年年底前提出下一年度的采购需求。2.采购需求应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并附相关的论证报告和技术参数。采购计划的编制1.采购部门根据使用部门提出的采购需求，结合医院的资金状况和预算安排，编制年度采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购时间等内容，并报采购管理委员会审定。采购计划的调整1.因特殊情况需要调整采购计划的，使用部门应提出书面申请，说明调整的原因和内容，经采购部门审核后，报采购管理委员会审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时更新相关信息，并按照新的计划组织采购活动。采购方式选择公开招标1.适用范围：采购金额达到一定标准（具体标准按照国家和地方相关规定执行）的货物、工程和服务项目，一般应采用公开招标方式进行采购。2.操作流程采购部门发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。接收供应商的投标文件，并组织开标、评标和定标工作。与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程采购部门向三家以上具备相应资格条件的供应商发出投标邀请书。接收供应商的投标文件，并组织开标、评标和定标工作。与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.操作流程采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式进行采购只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程采购部门组织专家进行论证，证明采购项目符合单一来源采购的条件。报采购管理委员会审批后，与唯一供应商进行谈判并签订采购合同。询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。2.操作流程采购部门向三家以上供应商发出询价通知书，要求其报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。采购过程控制供应商管理1.供应商资格审查：采购部门应在采购活动开始前，对供应商的资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等，确保供应商具备相应的供货能力和信誉。2.供应商选择：采购部门应根据采购项目的要求，综合考虑供应商的报价、质量、服务、信誉等因素，选择合适的供应商。3.供应商评价：采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价，包括产品质量、交货期、售后服务等方面，建立供应商评价档案，对评价结果不佳的供应商进行警告、限制或淘汰。采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制详细的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同主要条款等内容，确保供应商能够准确理解采购项目的要求。开标、评标和定标1.开标：采购部门应按照规定的时间和地点组织开标，公布供应商的投标报价和其他主要内容。2.评标：采购部门应组织评标委员会对供应商的投标文件进行评审，按照评标标准进行打分和排序。3.定标：采购部门根据评标委员会的评审结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。合同签订与履行1.合同签订：采购部门应在中标通知书发出后的规定时间内，与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.合同履行：采购部门和使用部门应按照合同约定，监督供应商履行合同义务，确保采购物品按时、按质、按量交付。如供应商出现违约情况，应及时采取措施追究其违约责任。采购验收与付款采购验收1.使用部门应在采购物品到货后，及时组织验收工作。验收人员应包括使用部门代表、采购部门代表、质量控制人员等。2.验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等方面，应严格按照合同约定和相关标准进行验收。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告，作为付款的依据之一。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或更换。采购付款1.财务部门应根据采购合同、验收报告等相关文件，审核采购款项的支付申请。2.对于符合付款条件的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。监督与检查内部监督1.审计部门和纪检监察部门应定期对采购活动进行内部审计和监督检查，重点检查采购计划的执行情况、采购方式的合法性、采购过程的合规性、采购合同的履行情况等。2.对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。外部监督1.医院应接受财政、审计、监察等部门的外部监督检查，积极配合相关部门的工作，提供必要的资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应认真整改，并及时反馈整改情况。责任追究对医院内部人员的责任追究1.医院内部人员在采购活动中存在滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等行为的，按照医院内部相关规定给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因工作失误导致采购活动出现重大问题的，应追究相关人员的责任，并视情节轻重给