高校相关证件管理办法

高校相关证件管理办法一、总则（一）目的为加强高校相关证件的管理，规范证件的制作、发放、使用和注销等流程，保障学校正常的教学、科研和管理秩序，维护师生员工的合法权益，根据国家相关法律法规和教育行业的有关规定，结合本校实际情况，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于本校发放的各类证件，包括但不限于学生证、教职工工作证、校园卡、毕业证、学位证、结业证、肄业证等。（三）管理原则1.合法性原则：证件的管理必须严格遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保证件的制作、发放和使用合法合规。2.规范性原则：建立健全证件管理的各项规章制度和操作流程，确保证件管理工作规范、有序进行。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障证件信息的安全，防止证件信息泄露和滥用。4.服务性原则：以师生员工的需求为导向，提高证件管理的服务质量和效率，为师生员工提供便捷、高效的证件服务。二、证件管理机构及职责（一）管理机构学校成立证件管理工作领导小组，由分管校领导任组长，成员包括教务处、学生处、人事处、保卫处、财务处、信息化管理中心等相关部门负责人。领导小组下设证件管理办公室，挂靠在教务处，负责证件管理的日常工作。（二）职责分工1.教务处：负责学生证、毕业证、学位证、结业证、肄业证等学籍相关证件的管理工作，包括证件的制作、发放、补办、注销等。2.学生处：协助教务处做好学生证的管理工作，负责学生在校期间的奖惩情况记录和审核，为学生证的注册和使用提供相关信息。3.人事处：负责教职工工作证的管理工作，包括证件的制作、发放、补办、注销等。4.保卫处：负责校园卡的安全管理工作，制定校园卡的安全管理制度，加强对校园卡使用场所的安全监控，防止校园卡被盗刷和冒用。5.财务处：负责校园卡的财务管理工作，制定校园卡的充值、消费、退费等财务管理制度，确保校园卡资金的安全和规范使用。6.信息化管理中心：负责证件管理信息系统的建设和维护，为证件的制作、发放、使用和管理提供技术支持。7.各学院（部）：负责本学院（部）学生和教职工证件的领取、发放和回收工作，协助学校相关部门做好证件的管理工作。三、证件的制作与发放（一）制作要求1.各类证件的制作必须符合国家和学校的相关规定，证件的格式、内容、材质等应统一规范。2.证件上应包含持证人的姓名、性别、照片、学号（工号）、所在学院（部门）等基本信息，必要时还应包含证件的有效期、编号等信息。3.证件的制作应采用先进的技术和工艺，确保证件的质量和安全性。（二）制作流程1.教务处、人事处等相关部门根据学校的招生计划、教职工入职情况等，制定证件制作计划，并向信息化管理中心提供相关人员的信息数据。2.信息化管理中心根据相关部门提供的信息数据，制作证件模板，并进行审核和校对。3.审核通过后，信息化管理中心将证件模板发送给指定的证件制作单位进行制作。4.证件制作完成后，证件制作单位将证件交付给学校相关部门进行验收。（三）发放流程1.学生证、教职工工作证等日常使用的证件，由各学院（部）负责领取和发放。各学院（部）应在规定的时间内到学校相关部门领取证件，并及时发放给学生和教职工。2.毕业证、学位证等重要证件，由教务处负责统一发放。教务处应在学生毕业前，将证件制作完成并进行审核和校对，审核通过后，组织学生进行集中领取。3.校园卡的发放由财务处和信息化管理中心共同负责。新生入学时，学校将为每位新生办理一张校园卡，并在入学教育时进行发放。教职工入职时，人事处将为其办理一张校园卡，并在入职手续办理完成后进行发放。四、证件的使用与管理（一）使用规定1.师生员工应妥善保管自己的证件，不得转借、涂改、伪造证件。如有遗失或损坏，应及时向学校相关部门申请补办。2.学生证是学生在校期间的身份证明，可用于证明学生身份、注册学籍、参加考试、借阅图书、乘坐公共交通工具等。学生应在每学期开学时，持学生证到所在学院（部）办理注册手续，未注册的学生证无效。3.教职工工作证是教职工在校期间的身份证明，可用于证明教职工身份、考勤打卡、借阅图书、参加会议等。教职工应在工作时间内佩戴工作证，以便识别和管理。4.校园卡是师生员工在校园内的多功能卡片，可用于就餐、购物、缴费、门禁等。师生员工应在校园卡内预存一定的金额，以便正常使用。校园卡的使用应遵守学校的相关规定，不得进行违规操作。5.毕业证、学位证是学生完成学业的重要证明，具有法律效力。学生应妥善保管自己的毕业证和学位证，不得转借、涂改、伪造证件。如有遗失或损坏，可向学校申请补办毕业证明书和学位证明书。（二）管理措施1.学校相关部门应建立健全证件管理档案，对证件的制作、发放、使用、注销等情况进行详细记录，以便查询和管理。2.学校应加强对证件使用情况的监督和检查，对转借、涂改、伪造证件等违规行为，应依法依规进行处理。3.学校应定期对证件管理工作进行总结和评估，不断完善证件管理的规章制度和操作流程，提高证件管理的服务质量和效率。五、证件的补办与注销（一）补办流程1.学生证、教职工工作证、校园卡等证件遗失或损坏后，师生员工应及时向学校相关部门申请补办。申请补办时，应填写《证件补办申请表》，并提供相关证明材料。2.学校相关部门在收到师生员工的补办申请后，应进行审核和核实，审核通过后，为其办理补办手续。补办证件的费用由师生员工自行承担。3.毕业证、学位证遗失或损坏后，学生可向学校申请补办毕业证明书和学位证明书。申请补办时，应填写《毕业（学位）证明书补办申请表》，并提供相关证明材料。学校将在收到申请后，进行审核和核实，审核通过后，为其办理补办手续。毕业证明书和学位证明书与原证书具有同等法律效力。（二）注销流程1.学生毕业、退学、转学、休学等原因离校时，应将学生证交回所在学院（部），由学院（部）统一交回学校教务处进行注销。2.教职工离职、退休、调出等原因离校时，应将教职工工作证交回人事处，由人事处进行注销。3.校园卡余额为零且不再使用时，师生员工可持校园卡到学校指定的地点办理注销手续。注销后的校园卡将无法继续使用。六、违规处理（一）对转借、涂改、伪造证件的处理1.师生员工转借、涂改、伪造证件的，学校将视情节轻重，给予警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍（解聘）等处分。2.对转借、涂改、伪造证件造成严重后果的，学校将依法追究其法律责任。（二）对其他违规行为的处理1.师生员工未按规定使用证件、未按时办理注册手续、未及时交回证件等违