项目公司合同管理办法

项目公司合同管理办法一、前言亲爱的小伙伴们，在咱们项目公司的运营过程中，合同就如同一条条坚固的纽带，将我们与合作伙伴紧密相连，对项目的顺利推进和公司的稳健发展起着举足轻重的作用。一份完善且管理得当的合同，不仅能保障我们的合法权益，还能为项目的高效执行奠定坚实基础。今天，咱们就一起来制定一份全面且实用的合同管理办法，希望大家都能积极参与，共同守护好公司的利益。二、适用范围本办法适用于咱们项目公司及其所属各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于工程建设合同、物资采购合同、服务合同、技术合同等。无论是大型项目的合作协议，还是日常运营中的小型采购合同，都要严格按照本办法进行管理。三、合同管理原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、转让、终止等活动必须符合国家法律法规的规定，这是我们开展一切合同活动的基本准则。大家在处理合同事务时，一定要时刻保持法律意识，确保每一个环节都经得起法律的检验。2.平等自愿原则：我们与合作伙伴在签订合同时，应遵循平等自愿的原则，充分尊重对方的意愿，不得强迫或变相强迫对方签订合同。只有建立在平等自愿基础上的合作，才能更加稳固和长久。3.公平公正原则：合同条款应公平合理地确定双方的权利和义务，不得偏袒任何一方。我们要秉持公正的态度，确保合同的内容既能保障公司的利益，又能让合作伙伴感受到公平，实现互利共赢。4.诚实守信原则：这是我们做人做事的根本准则，在合同管理中更是至关重要。无论是合同的签订还是履行过程，我们都要诚实守信，严格按照合同约定履行自己的义务，不得欺诈、隐瞒或擅自变更合同内容。四、合同管理职责分工1.合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施和监督检查。就像交通警察一样，要确保合同管理的“交通规则”清晰明确，并且大家都能遵守。组织合同文本的起草、审核、修订工作，对合同的合法性、完整性、准确性进行把关。这就好比是给合同做全面体检，确保合同没有“健康隐患”。建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪记录，及时掌握合同动态。通过这个台账，我们就能像看地图一样，清楚地知道每个合同的进展情况。协调处理合同纠纷，代表公司参与合同争议的协商、调解、仲裁或诉讼活动。当遇到“麻烦”时，合同管理部门就是咱们公司的“先锋队”，要积极维护公司的合法权益。2.业务部门负责本部门业务范围内合同的发起、洽谈工作，收集对方当事人的主体资格、资信状况等相关资料。在与合作伙伴接触的过程中，要像“侦探”一样，把对方的情况了解清楚，为签订合同做好充分准备。根据洽谈结果起草合同初稿，并提交合同管理部门审核。初稿就像是建筑的蓝图，业务部门要尽可能详细准确地描绘出合同的基本框架。负责合同的履行工作，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时向合同管理部门反馈，并采取相应措施解决。在合同履行过程中，业务部门就是“施工队”，要确保合同的各项条款都能得到有效执行。配合合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。当出现纠纷时，业务部门要积极配合，共同应对困难。3.财务部门参与涉及财务条款的合同审核，对合同中的付款方式、结算方式、税务条款等进行审查，确保合同符合公司财务管理制度和相关法律法规的要求。财务部门就像是公司的“管家”，要对合同中的财务问题精打细算，确保公司的资金安全。根据合同约定和实际履行情况办理款项收付手续，进行财务核算，并定期与合同管理部门、业务部门核对合同款项收支情况。通过财务核算，我们就能清楚地知道每个合同给公司带来的收益和支出。协助处理合同纠纷涉及的财务问题，提供相关财务数据和资料。在处理纠纷时，财务部门的专业数据和资料能为解决问题提供有力支持。4.法务部门为合同管理提供法律咨询和法律支持，对合同的合法性、有效性进行审查，提出法律意见和建议。法务部门就是公司的“法律智囊团”，要确保合同在法律层面无懈可击。参与重大合同的谈判、起草和审核工作，从法律角度把控合同风险。对于重大合同，法务部门要提前介入，为公司保驾护航。代理公司参与合同纠纷的仲裁或诉讼活动，维护公司的合法权益。当合同纠纷进入法律程序时，法务部门就是公司的“辩护律师”，要全力以赴为公司争取最大利益。五、合同的签订1.合同主体资格审查在签订合同前，业务部门要对对方当事人的主体资格进行严格审查，包括但不限于对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等。要确保对方是“正规军”，有能力履行合同义务。审查对方当事人的资信状况，可通过银行征信、工商查询、第三方信用评级等方式了解其商业信誉、财务状况、经营业绩等情况。这就好比是给对方做一个全面的“背景调查”，看看对方是否值得我们信任。对于重大合同或与新客户签订的合同，必要时可要求对方提供担保。担保就像是给合同上了一份“保险”，能降低我们的风险。2.合同谈判业务部门应根据项目需求和公司利益，制定合理的谈判策略和底线。在谈判前，要做好充分的准备，就像打仗前制定作战计划一样。谈判过程中，要保持良好的沟通和协商态度，既要争取公司的最大利益，又要尊重对方的合理诉求。谈判不是“战争”，而是寻求双方都能接受的合作方案。谈判达成一致后，应形成谈判纪要，明确双方的主要共识和分歧点。谈判纪要就像是谈判的“备忘录”，能帮助我们更好地梳理谈判成果。3.合同起草合同起草应尽量采用公司制定的标准合同文本。如果没有标准文本，业务部门应根据谈判结果和相关法律法规、行业惯例起草合同初稿。标准合同文本就像是“模板”，能提高起草效率和质量。合同内容应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款，确保合同条款完整、明确、具体。这些条款就像是合同的“骨架”，支撑起整个合同的架构。合同语言应准确、简洁、规范，避免使用模糊不清、容易产生歧义的表述。在起草合同时，要像写作文一样，注意用词准确，语句通顺。4.合同审核合同初稿完成后，业务部门应及时提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织相关部门（如财务部门、法务部门等）进行联合审核。审核就像是给合同做“会诊”，各个部门从不同角度为合同把关。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。各部门应认真审查合同条款，提出明确的审核意见。审核意见要具体、有针对性，不能含糊其辞。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合公司要求和法律法规的规定。修改后的合同应再次提交审核，直至通过为止。5.合同签署合同经审核通过后，由法定代表人或其授权代理人签署。授权代理人签署合同的，应出具法定代表人授权委托书。签署合同就像是给合同“盖章生效”，要确保签署人有合法的授权。合同签署应使用公司的合同专用章，不得使用其他印章代替。合同专用章就像是合同的“身份证”，代表着公司的正式认可。合同签署后，业务部门应及时将合同原件及相关资料移交合同管理部门存档。存档就像是给合同找一个“安全的家”，方便日后查阅和管理。六、合同的履行1.合同履行跟踪业务部门作为合同履行的主要责任部门，应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同标的的交付、验收、款项支付等情况。通过这个台账，我们就能随时掌握合同履行的进度。定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取相应措施解决。就像定期给合同做“体检”，发现问题及时“治疗”。合同管理部门应定期对各业务部门的合同履行情况进行监督检查，确保合同得到有效履行。合同管理部门要发挥好“监督者”的作用，督促业务部门做好合同履行工作。2.合同变更与转让合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并就变更事项达成书面协议。变更协议就像是给合同“更新补丁”，要确保变更后的合同依然符合双方的利益。变更协议应按照合同签订的审核程序进行审核和签署。审核程序不能省略，要保证变更协议的合法性和有效性。合同的转让应经对方当事人同意，并按照法律法规的规定办理相关手续。转让合同就像是把合同的“接力棒”交给别人，要确保交接过程合法合规。3.合同终止合同履行完毕或出现法定、约定的终止情形时，合同即告终止。业务部门应及时通知合同管理部门，并办理相关终止手续。终止手续就像是给合同“画上句号”，要确保合同的结束过程清晰明确。合同终止后，业务部门应清理与合同相关的债权债务，确保无遗留问题。清理债权债务就像是打扫“战场”，要把合同履行过程中的“尾巴”处理干净。七、合同的档案管理1.合同档案的收集合同管理部门负责合同档案的收集工作，各业务部门应在合同签署后及时将合同原件及相关资料（如谈判纪要、审核意见、授权委托书等）移交合同管理部门。大家要积极配合合同管理部门，确保合同档案资料的完整性。对于合同履行过程中形成的补充协议、变更协议、往来函件、验收报告、结算凭证等资料，业务部门应及时收集整理，并定期移交合同管理部门。这些资料都是合同档案的重要组成部分，要妥善保存。2.合同档案的整理与归档合同管理部门应按照一定的分类标准对合同档案进行整理，如按照合同类型、签订时间、项目名称等进行分类。分类整理就像是给合同档案“分类存放”，方便日后查找。将整理好的合同档案进行编号、装订，并建立合同档案目录，详细记录合同的基本信息和存放位置。合同档案目录就像是“索引”，能帮助我们快速找到需要的合同档案。将合同档案存入专门的档案室或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。档案室就像是合同档案的“保险箱”，要为它们提供安全的存放环境。3.合同档案的查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅申请表就像是“通行证”，要按规定填写并获得批准才能查阅。如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理延期手续。借阅申请表就像是“借条”，要按时归还借阅的合同档案。借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得涂改、损坏、丢失。归还时，合同管理部门应进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究相关人员的责任。大家要像爱护自己的物品一样爱护合同档案。八、合同纠纷的处理1.纠纷的预防我们鼓励大家在合同签订前充分做好调查研究，对可能出现的风险进行评估，并在合同条款中明确约定防范措施。就像在盖房子前先做好规划，避免日后出现问题。在合同履行过程中，要严格按照合同约定履行自己的义务，保持与对方当事人的良好沟通，及时解决出现的问题，避免纠纷的发生。良好的沟通和及时的处理能把纠纷扼杀在萌芽状态。2.纠纷的处理程序合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料和情况说明。报告要及时准确，让合同管理部门能第一时间了解纠纷的情况。合同管理部门应组织相关部门对纠纷进行分析研究，制定处理方案。处理方案要根据纠纷的具体情况制定，具有针对性和可操作性。首先尝试通过协商、调解等方式解决纠纷，尽量避免进入仲裁或诉讼程序。协商和调解就像是“和平谈判”，能以更友好、更经济的方式解决问题。如果协商、调解不成，需要进入仲裁或诉讼程序的，由法务部门代理公司参与相关活动。法务部门要充分发挥专业优势，维护公司的合法权益。3.纠纷处理的责任追究对于因个人原因导致合同纠纷给公司造成损失的，公司将追究