防疫用品采购管理办法

防疫用品采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司防疫用品的采购管理工作，确保防疫用品的质量和供应，有效保障员工的健康与安全，结合公司实际运营情况，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构防疫用品的采购、验收、存储、发放及使用管理等相关工作。（三）定义本办法所指防疫用品，是指用于预防、控制和应对各类传染病疫情所需的物资，主要包括但不限于口罩（如医用外科口罩、N95口罩等）、防护服、护目镜、防护手套、消毒剂、洗手液、体温计等。二、管理职责（一）采购部门1.负责制定防疫用品采购计划，根据公司各部门的需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.筛选合格的供应商，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估和管理。3.负责与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保采购价格合理、交货期准确、质量有保障。4.跟踪采购订单的执行情况，及时处理采购过程中出现的问题，确保防疫用品按时、按质、按量到货。（二）质量控制部门1.负责对采购的防疫用品进行质量检验和验收，按照相关标准和要求对产品的外观、规格、性能等进行检查。2.对验收合格的防疫用品出具质量检验报告，对不合格的防疫用品及时通知采购部门进行处理。3.定期对库存防疫用品的质量进行抽检，确保库存物资的质量稳定。（三）仓库管理部门1.负责防疫用品的入库、存储和保管工作，按照规定的存储条件和要求对物资进行分类存放，确保物资的安全和完好。2.建立防疫用品库存台账，准确记录物资的出入库数量、时间、批次等信息，定期进行盘点，做到账物相符。3.按照公司的发放制度，及时、准确地发放防疫用品，并做好发放记录。（四）使用部门1.负责根据本部门的实际工作需求，向采购部门提出防疫用品的需求申请。2.正确使用和保管防疫用品，遵守公司的防疫规定和操作规程，确保防疫用品的使用效果。3.及时反馈防疫用品的使用情况和存在的问题，为公司的采购管理工作提供参考。三、采购计划制定（一）需求调研各使用部门应根据本部门的工作性质、人员数量、工作环境等因素，定期对防疫用品的需求进行统计和分析，填写《防疫用品需求申请表》，并提交给采购部门。（二）库存分析仓库管理部门应定期对防疫用品的库存情况进行盘点和分析，掌握库存物资的数量、品种、规格、保质期等信息，填写《防疫用品库存报表》，并提交给采购部门。（三）计划编制采购部门根据各使用部门的需求申请和仓库管理部门的库存报表，结合公司的实际情况和疫情防控形势，制定详细的防疫用品采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、预算、采购时间等内容，并报公司领导审批。（四）计划调整在采购计划执行过程中，如因实际情况发生变化需要调整采购计划的，使用部门应及时向采购部门提出申请，经公司领导批准后，采购部门方可对采购计划进行调整。四、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行初步评估，筛选出符合公司要求的供应商。2.要求供应商提供相关的资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量检测报告等，并对其进行审核。3.对重要的防疫用品供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的生产工艺、质量管理体系、售后服务等情况。（二）供应商评价1.建立供应商评价指标体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务等方面对供应商进行定期评价。2.根据评价结果，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。对优秀供应商给予优先合作、增加采购量等奖励；对合格供应商进行持续监督和改进；对不合格供应商及时淘汰，并从供应商数据库中删除。（三）供应商合作1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.加强与供应商的沟通与协作，及时了解供应商的生产进度和产品质量情况，协调解决合作过程中出现的问题。五、采购流程（一）采购申请使用部门根据工作需求，填写《防疫用品采购申请表》，注明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批采购部门收到使用部门的采购申请后，对申请内容进行审核，根据采购计划和库存情况，确定是否需要进行采购。对于符合采购计划的申请，采购部门应报公司领导审批；对于超出采购计划或预算的申请，需经公司领导特别批准后方可进行采购。（三）采购执行1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商，并向供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等信息。2.与供应商保持密切联系，跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物资的生产进度和发货情况。如出现供应商不能按时交货或产品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施进行处理。（四）采购验收1.防疫用品到货后，仓库管理部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门按照相关标准和要求，对物资的外观、规格、数量、质量等进行检查。2.验收合格的防疫用品，仓库管理部门应办理入库手续，填写《防疫用品入库单》，并将物资分类存放至指定仓库。验收不合格的防疫用品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。（五）采购付款采购部门根据采购合同和验收报告，按照公司的财务制度办理付款手续。付款前，应确保采购物资的质量和数量符合合同要求，相关的发票和凭证齐全。六、库存管理（一）入库管理1.防疫用品入库时，仓库管理部门应核对物资的名称、规格、数量、供应商等信息与采购订单和送货单是否一致。2.对验收合格的物资，按照规定的存储条件和要求进行分类存放，并在物资上标明名称、规格、批次、入库时间等信息。3.及时更新库存台账，记录物资的入库数量、时间、批次等信息。（二）存储管理1.按照防疫用品的性质和特点，设置专门的仓库进行存储，并配备必要的消防、通风、防潮、防虫等设施设备。2.不同类型的防疫用品应分开存放，避免相互影响。对于有特殊存储要求的物资，如消毒剂、体温计等，应按照其说明书的要求进行存储。3.定期对仓库进行清洁和整理，保持仓库的整洁和卫生。（三）出库管理1.使用部门根据工作需要，填写《防疫用品领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后，到仓库管理部门办理领用手续。2.仓库管理部门根据领用申请表，核对领用信息与库存情况，如库存充足，应及时发放物资，并在库存台账上记录物资的出库数量、时间、领用部门等信息。3.对于贵重或限量发放的防疫用品，应严格按照公司的规定进行审批和发放。（四）库存盘点1.仓库管理部门应定期对防疫用品的库存进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点过程中，应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并进行调整。3.盘点结束后，仓库管理部门应编制《防疫用品库存盘点报告》，报公司领导和相关部门。七、使用管理（一）培训与宣传公司应定期组织员工进行防疫知识培训，向员工宣传防疫用品的正确使用方法和注意事项，提高员工的自我防护意识和能力。（二）使用规范1.员工应按照公司的规定和操作规程正确使用防疫用品，如佩戴口罩应确保口罩覆盖口鼻，防护服应穿戴整齐、密封良好等。2.严禁将防疫用品挪作他用或随意丢弃，使用后的防疫用品应按照规定进行处理，如废弃口罩应放入专用垃圾桶等。（三）监督检查各部门负责人应加强对本部门员工防疫用品使用情况的监督检查，发现问题及时纠正。公司综合管理部门应定期对各部门的防疫工作进行检查和评估，对违反规定的行为进行严肃处理。八、监督与评估（一）内部审计公司审计部门应定期对防疫用品采购管理工作进行审计，检查采购流程的合规性、采购价格的合理性、物资的使用情况等，发现问题及时提出整改建议。（二）绩效评估建立防疫用品采购管理工作绩效评估指标体系，对采购部门、质量控制部门、仓库管理部门等相关部门的工