民办高校档案馆管理办法

民办高校档案馆管理办法一、引言亲爱的各位同事，档案管理工作在民办高校的发展历程中占据着举足轻重的地位。它不仅记录着学校的成长轨迹、教学成果、科研进展，更是学校文化传承与发展的重要载体。随着民办高等教育事业的蓬勃发展，学校各项业务不断拓展，产生的档案数量日益增多，类型也愈发丰富。为了更好地对这些档案进行科学、规范的管理，使其能够在学校的教学、科研、管理等工作中发挥更大的作用，我们特制定本《民办高校档案馆管理办法》。希望大家认真学习并严格遵守，共同做好学校的档案管理工作。二、管理原则1.集中统一管理原则：学校的各类档案应由档案馆集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。所有部门和个人在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按照规定及时移交档案馆。我们鼓励各部门积极配合，主动将相关档案移交至档案馆，以保证档案资源的集中整合。2.真实性与完整性原则：档案管理工作必须保证档案内容的真实性，如实反映学校各项活动的实际情况。同时，要确保档案材料的完整性，避免重要文件的缺失。各部门在收集和整理档案时，务必认真核对，确保每份档案都能准确、完整地记录相关信息。3.安全性原则：档案是学校的重要资产，必须采取有效措施确保其安全。这包括档案实体的安全，如防火、防潮、防虫、防盗等，以及档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况的发生。希望大家在日常工作中，时刻保持安全意识，共同维护档案的安全。4.便于利用原则：档案管理的最终目的是为了便于学校各部门及相关人员的利用。因此，在档案管理过程中，要注重档案的分类、编目和检索工作，建立科学合理的档案检索体系，提高档案的利用效率，使档案能够及时、准确地为学校的各项工作提供服务。三、档案管理体制与职责（一）学校档案工作领导小组1.组成：由学校分管领导担任组长，各主要职能部门负责人为成员。2.职责：统筹规划学校档案工作，制定档案工作的发展战略和政策。协调解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需的人力、物力和财力。对档案工作进行监督和检查，确保档案管理办法的有效实施。（二）档案馆1.职责：档案收集：负责制定档案收集计划和方案，定期收集学校各部门形成的各类档案。指导和督促各部门做好档案的预立卷工作，确保档案材料的齐全完整。希望各部门能够按照档案馆的要求，及时、准确地将档案移交过来，共同完成档案收集工作。档案整理：对接收的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的规范和标准。在整理过程中，要注重档案的质量，保证档案的有序排列和便于检索。档案保管：提供适宜的档案保管条件，维护档案的安全与完整。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。同时，要做好档案的备份工作，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失或损坏。档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。在鉴定过程中，要严格按照相关标准和规定进行，确保鉴定工作的科学性和准确性。档案利用：建立健全档案利用制度，积极为学校的教学、科研、管理等工作提供档案服务。热情接待档案利用者，按照规定办理档案借阅手续，及时提供所需的档案资料。同时，要做好档案利用的登记和统计工作，了解档案的利用情况，为档案管理工作的改进提供依据。档案信息化建设：负责推进学校档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。积极开展档案信息资源的开发利用，提高档案工作的效率和服务质量。鼓励大家积极利用档案信息化系统，方便快捷地获取所需的档案信息。（三）各部门档案工作兼职人员1.职责：在本部门负责人的领导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。按照档案馆的要求，定期将本部门形成的档案进行预立卷，并及时移交档案馆。希望各位兼职人员能够认真履行职责，确保本部门档案工作的顺利开展。协助本部门人员做好文件材料的形成、积累和整理工作，指导他们正确处理文件材料，保证文件材料的质量。负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向本部门负责人和档案馆报告。配合档案馆做好档案的利用工作，提供本部门相关档案的利用线索和信息。四、档案的分类与编号1.分类：根据学校档案的形成特点和内容性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十大类。各部门在整理档案时，应按照此分类标准进行分类，确保档案分类的准确性。2.编号：档案编号采用全宗号、分类号、案卷号、件号等相结合的方式。全宗号是学校档案的代号，由上级档案管理部门统一编制；分类号按照档案分类方案确定；案卷号在每一类档案内按顺序编制；件号在每一案卷内按顺序编制。通过科学合理的编号，便于档案的管理和检索。希望大家在整理档案时，严格按照编号规则进行编号，确保档案编号的规范统一。五、档案的收集与移交1.收集范围：学校在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等，均属于收集范围。各部门要全面、准确地收集本部门在工作过程中形成的各类档案材料，确保无遗漏。2.收集时间：文书档案应在次年上半年完成收集整理并移交档案馆；教学档案应在每学期末或教学活动结束后及时收集整理并移交；科研档案应在科研项目结题后三个月内收集整理并移交；基本建设档案应在项目竣工验收后六个月内收集整理并移交；仪器设备档案应在设备验收后及时收集整理并移交；其他档案应按照相关规定及时收集整理并移交。希望各部门严格按照规定的时间进行档案的收集和移交，确保档案的及时归档。3.移交手续：各部门向档案馆移交档案时，应填写档案移交清单，注明移交档案的种类、数量、起止时间等内容。档案馆接收档案时，应认真核对移交清单，检查档案的质量，确认无误后双方签字，完成移交手续。六、档案的整理与保管（一）档案整理1.纸质档案整理：按照档案分类和编号的要求，对纸质档案进行分类、排序、编目、装订等工作。在整理过程中，要去除金属装订物，对破损的文件进行修复，确保档案的完好。同时，要编写卷内文件目录和备考表，详细记录卷内文件的相关信息。2.电子档案整理：对电子文件进行分类、命名、存储等整理工作。电子文件的命名应规范、准确，便于识别和检索。同时，要建立电子文件的元数据，记录电子文件的形成、处理、存储等相关信息。电子档案应与纸质档案相对应，确保两者的一致性。3.照片、录音录像等特殊载体档案整理：照片档案应进行分类、编号，编写照片说明，注明照片的拍摄时间、地点、人物、事由等内容。录音录像档案应进行编目，记录其内容摘要、录制时间、录制人等信息。特殊载体档案应与纸质档案建立关联，便于查找和利用。（二）档案保管1.库房管理：档案馆应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度调控设备、防火防盗设备等。库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在1424℃，相对湿度控制在45%60%。要定期对库房进行清洁和消毒，防止档案受到灰尘、霉菌等的侵害。希望大家共同维护库房的良好环境，确保档案的安全保管。2.档案存放：档案应按照分类和编号的顺序进行存放，排列整齐，便于查找和管理。不同载体的档案应分别存放，防止相互损坏。同时，要建立档案存放索引，标明档案的存放位置，提高档案的查找效率。3.档案备份：为防止档案因意外情况丢失或损坏，应定期对档案进行备份。备份方式可采用磁带、光盘、硬盘等存储介质，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。定期对备份数据进行检查和维护，保证备份数据的可用性。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织：学校成立档案鉴定工作小组，由档案馆、相关部门负责人及档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和是否需要销毁。2.鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定，结合学校的实际情况，制定档案保管期限表。档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）三种。在鉴定过程中，要严格按照保管期限表进行，确保鉴定工作的准确性。3.鉴定程序：档案馆定期对档案进行清理，提出鉴定意见，提交档案鉴定工作小组审核。鉴定工作小组对档案进行逐卷逐件审查，确定档案的保管期限和是否需要销毁。对拟销毁的档案，要编制销毁清册，注明档案的名称、数量、起止时间等内容。4.销毁处理：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，确保档案销毁彻底。销毁清册应永久保存，以备查考。八、档案的利用服务1.利用方式：档案利用者可通过查阅、借阅、复制等方式利用档案。查阅档案应在档案馆指定的场所进行；借阅档案应按照规定办理借阅手续，按时归还；复制档案应经档案馆同意，并按照规定支付复制费用。希望大家在利用档案时，遵守相关规定，爱护档案，确保档案的完好无损。2.利用手续：校内人员利用档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理利用手续。校外人员利用档案，除填写利用申请表外，还需提供单位介绍信或相关证明材料，经档案馆负责人审核同意后，方可办理利用手续。3.利用限制：涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。未经许可，不得擅自查阅、借阅和复制。在利用档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案馆报告，并承担相应的责任。九、档案信息化建设1.系统建设：加大对档案信息化建设的投入，建立功能完善、安全可靠的档案管理信息系统。该系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用等功能，实现档案管理的数字化和网络化。同时，要注重系统的兼容性和扩展性，便于与学校其他信息系统进行对接。2.数字化加工：有计划地对馆藏纸质档案进行数字化加工，将纸质档案转化为电子文件，建立全文数据库。在数字化加工过程中，要保证数字化质量，确保电子文件与纸质档案的一致性。同时，要做好数字化档案的备份工作，防止数据丢失。3.信息安全：加强档案信息系统的安全管理，采取防火墙、加密、身份认证等技术措施，保障档案信息的安全。建立健全信息安全管理制度，规范用户操作行为，防止信息泄露和篡改。希望大家在使用档案信息系统时，严格遵守信息安全规定，共同维护档案信息的安全。十、奖励与处罚1.奖励：对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，学校将给予表彰和奖励。如积极配合档案收集工作，确保档案完整齐全；在档案整理、保管、利用等方面做出显著成绩；为档案信息化建设做出重要