集团印章如何管理办法

集团印章如何管理办法一、引言在集团企业的运营管理中，印章作为企业权力和信用的象征，具有极其重要的法律意义和经济价值。一枚小小的印章，承载着企业的意志和决策，其使用和管理的规范与否，直接关系到集团的合法权益、经营安全和社会形象。随着集团业务的不断拓展和多元化发展，印章的使用场景日益复杂，使用频率也大幅增加，这对印章管理工作提出了更高的要求。为了加强集团印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合集团实际运营情况，特制定本管理办法。本办法旨在建立一套科学、严谨、有效的印章管理体系，确保集团印章的安全、合理、合法使用，为集团的稳健发展提供有力保障。二、适用范围本办法适用于集团总部及各下属子公司、分公司、事业部等所有具有独立法人资格或非独立法人资格的下属机构（以下统称"各单位"）。集团内所有印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等管理活动，均应严格按照本办法执行。三、管理原则（一）集中管理原则集团对印章实行集中统一管理，明确印章管理的责任主体和管理流程，确保印章管理工作的规范化和标准化。集团总部设立专门的印章管理部门，负责统筹协调集团印章的管理工作，各单位应指定专人负责本单位印章的具体管理工作，并接受集团印章管理部门的监督和指导。（二）分级负责原则根据印章的重要程度和使用范围，实行分级管理、分级负责。集团总部印章由集团印章管理部门直接管理，各单位印章由各单位自行管理，但需在集团印章管理部门备案。各单位负责人对本单位印章的使用和管理负总责，印章管理人员对印章的日常保管和使用操作负直接责任。（三）严格审批原则印章使用必须严格履行审批手续，未经审批不得擅自使用印章。所有印章使用申请均需按照规定的审批流程进行审核，经相关领导批准后方可使用。审批过程应严格把关，确保印章使用的合理性、合法性和必要性。（四）风险防控原则建立健全印章使用风险防控机制，加强对印章使用过程的监督和检查，及时发现和消除潜在的风险隐患。对违规使用印章的行为，要严肃追究相关人员的责任，确保集团印章安全可控。四、印章分类及用途（一）公章集团公章是集团最高权力的象征，代表集团对外开展各项业务活动、签订合同、出具证明等。公章的使用范围涵盖集团的重大决策、重要文件、对外协议等，具有最高的法律效力。（二）法人章法人章代表集团法定代表人的身份和意志，主要用于银行账户开户、支票签发、合同签订等涉及法定代表人签字的业务活动。法人章的使用通常与公章配合，共同确认集团的重要决策和行为。（三）合同专用章合同专用章专门用于集团对外签订各类合同和协议。使用合同专用章可以明确合同签订的主体和范围，提高合同签订的效率和规范性，同时也便于对合同的管理和监督。（四）财务专用章财务专用章主要用于集团财务管理活动，如银行结算、财务报表出具、税务申报等。财务专用章的使用涉及集团的资金安全和财务信息保密，必须严格按照财务管理制度进行管理。（五）其他专用章根据集团业务需要，还可能刻制其他专用章，如发票专用章、人事专用章、行政专用章等。这些专用章分别用于特定的业务领域，其使用范围和审批流程应根据具体情况进行明确规定。五、印章刻制（一）刻制申请各单位因业务需要刻制印章时，应向集团印章管理部门提出书面申请。申请内容应包括印章名称、用途、规格、材质等详细信息，并说明刻制印章的必要性和合理性。申请需经本单位负责人签字确认，并加盖本单位公章。（二）审核批准集团印章管理部门收到刻制申请后，应进行严格审核。审核内容包括申请的合法性、合理性、必要性等。对于符合规定的申请，报集团领导审批；对于不符合规定的申请，应及时反馈并说明理由。（三）刻制办理经集团领导批准后，集团印章管理部门负责统一安排印章刻制工作。刻制印章应选择具有合法资质的刻章单位，并与其签订刻章合同，明确双方的权利和义务。刻章单位应按照规定的规格、材质和样式进行刻制，确保印章质量符合要求。（四）备案登记印章刻制完成后，集团印章管理部门应及时将印章印模留存备案，并建立印章管理档案。各单位应在收到印章后，及时到集团印章管理部门办理印章领用登记手续，领取印章使用登记表和印章保管责任书。六、印章保管（一）保管人员各单位应指定专人负责印章保管工作。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定和操作流程。印章保管人员应相对稳定，如有特殊情况需要更换，应及时办理交接手续，并报集团印章管理部门备案。（二）保管要求印章应存放在专门的保险柜或保险箱内，确保印章安全。保险柜或保险箱应设置专人密码和钥匙，密码和钥匙应由不同人员分别保管。印章保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、丢失等异常情况，应及时报告本单位负责人和集团印章管理部门。（三）保管责任印章保管人员对印章的安全和完整负直接责任。如因保管不善导致印章丢失、被盗用等情况，保管人员应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。各单位负责人对本单位印章的保管工作负领导责任，应定期对印章保管情况进行检查和监督。七、印章使用（一）使用申请需要使用印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息，并经本单位相关领导审批签字。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，还需报集团领导审批。（二）审核审批印章管理人员收到《印章使用申请表》后，应认真审核申请内容的真实性、合法性和完整性。审核无误后，按照规定的审批流程进行审批。对于符合规定的申请，予以盖章；对于不符合规定的申请，应拒绝盖章并说明理由。（三）用印操作印章管理人员应严格按照《印章使用申请表》上的内容进行用印操作。用印时应确保印章清晰、完整，不得模糊、重叠或加盖在无关的位置。用印后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印人等信息，并由用印人签字确认。（四）特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，而无法及时履行审批手续时，使用人应先通过电话或其他方式向相关领导请示，经同意后方可使用印章。使用后，应及时补办审批手续，并在《印章使用登记表》上注明情况。八、印章停用与销毁（一）停用情形印章因单位名称变更、机构撤销、印章损坏等原因需要停用时，各单位应及时向集团印章管理部门提出书面申请。申请内容应包括停用印章的名称、原因、停用时间等信息，并附相关证明材料。（二）停用处理集团印章管理部门收到停用申请后，应及时进行审核。对于符合停用条件的，通知相关单位停止使用该印章，并收回印章。收回的印章应进行封存保管，并在印章管理档案中注明停用情况。（三）销毁申请对于停用的印章，各单位应在停用后一定期限内，向集团印章管理部门提出销毁申请。申请内容应包括销毁印章的名称、原因、销毁方式等信息，并附印章停用证明材料。（四）销毁审批集团印章管理部门收到销毁申请后，应进行严格审核。审核内容包括销毁申请的合法性、合理性、必要性等。对于符合规定的申请，报集团领导审批；对于不符合规定的申请，应及时反馈并说明理由。（五）销毁处理经集团领导批准后，集团印章管理部门负责组织印章销毁工作。销毁印章应选择安全、可靠的销毁方式，如粉碎、熔化等。销毁过程应进行全程监督，并拍照或录像留存。销毁完成后，应及时将销毁情况记录在印章管理档案中。九、监督检查（一）定期检查集团印章管理部门应定期对各单位印章管理情况进行检查。检查内容包括印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等各个环节。检查周期一般为每半年一次，也可根据实际情况进行调整。（二）不定期抽查除定期检查外，集团印章管理部门还应不定期对各单位印章管理情况进行抽查。抽查可以采取现场检查、调阅档案、询问相关人员等方式进行。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。（三）违规处理对于违反本办法规定的单位和个人，集