科研系统信息化管理办法

科研系统信息化管理办法二、适用范围本办法适用于公司内所有涉及科研项目、科研人员、科研设备及科研成果等相关的信息化管理工作。涵盖公司各个部门开展的科研活动，无论是自主研发项目，还是与外部机构合作的科研项目，均在此列。三、管理目标1.提升科研效率：通过信息化手段优化科研流程，减少不必要的审批环节和等待时间，让科研项目能够更快速地推进。例如，实现项目申报、进度汇报等流程的线上化，科研人员无需再拿着纸质材料在各个部门之间奔波。2.加强资源管理：对科研设备、经费等资源进行精准管理，确保资源合理分配与有效利用。我们可以实时掌握科研设备的使用情况，避免设备闲置或重复购置，提高经费使用的透明度和合规性。3.促进知识共享与协作：搭建科研信息共享平台，方便科研人员之间交流经验、分享成果，打破部门壁垒，提升跨部门科研协作的效率。鼓励大家积极在平台上发布研究心得和技术难题，共同探讨解决方案。4.保障科研数据安全：建立完善的数据安全保护机制，确保科研数据的保密性、完整性和可用性，防止科研数据泄露和丢失给公司带来损失。四、管理职责分工（一）科研管理部门1.制度制定与维护：负责本管理办法的制定、修订和解释工作，确保管理办法符合公司科研发展战略和实际运营需求，同时与相关法律法规和行业标准保持一致。定期对管理办法进行审查，根据公司科研工作的变化和发展进行调整优化。2.系统建设与规划：主导科研系统的整体规划与建设，会同信息技术部门确定系统功能模块和技术架构，确保系统能够满足公司科研管理的各项需求。在系统建设过程中，充分征求科研人员和其他相关部门的意见，使系统更贴合实际工作场景。3.项目管理：利用科研系统对科研项目进行全生命周期管理。从项目申报阶段开始，负责审核项目申报材料，评估项目可行性；在项目执行过程中，监督项目进度，及时协调解决项目中出现的问题；项目结题时，组织验收工作，确保项目达到预期目标。4.成果管理：管理科研成果的登记、评估、转化等工作。通过科研系统记录公司所有科研成果信息，对成果进行分类管理，积极推动科研成果的转化应用，为公司创造经济效益。5.培训与指导：组织开展科研系统使用培训工作，为科研人员和相关管理人员提供系统操作培训和业务指导，确保大家熟练掌握系统功能，能够正确、高效地使用科研系统开展工作。定期收集用户反馈，针对系统使用过程中出现的问题进行解答和处理。（二）信息技术部门1.系统开发与运维：根据科研管理部门提出的需求，负责科研系统的开发、测试、部署和日常运维工作。保障系统的稳定性和性能，及时处理系统故障和安全隐患，确保系统7×24小时正常运行。定期对系统进行性能优化和功能升级，以适应公司科研管理不断发展的需求。2.数据管理：负责科研系统的数据备份、恢复和数据质量维护工作。制定数据备份策略，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，对系统数据进行质量监控，及时发现并纠正数据错误和不一致问题，保证数据的准确性和完整性。3.信息安全保障：建立健全科研系统信息安全防护体系，采取加密、访问控制、入侵检测等安全技术措施，保障系统数据的安全性。制定信息安全管理制度，规范用户账号管理、权限分配等操作流程，防止未经授权的访问和数据泄露。定期开展信息安全评估和风险检测工作，及时发现并整改安全漏洞。（三）各科研部门1.项目执行与管理：按照公司科研项目管理要求，组织本部门科研人员开展科研项目研究工作。通过科研系统及时提交项目申报材料、汇报项目进展情况、申请项目经费等，确保项目按计划顺利推进。负责本部门科研项目团队的内部管理，合理安排人员分工，协调解决项目执行过程中出现的内部问题。2.设备与资源使用：负责本部门科研设备的日常管理和使用，通过科研系统预约设备使用时间，记录设备使用情况。合理安排本部门科研经费的使用，按照预算和相关规定在科研系统中提交经费使用申请，确保经费使用合规、合理。积极配合科研管理部门开展资源调配工作，提高资源共享程度。3.数据与成果上报：组织本部门科研人员及时将科研过程中的实验数据、研究报告等资料录入科研系统，确保数据的真实性和完整性。负责本部门科研成果的整理和上报工作，在规定时间内向科研管理部门提交成果申报材料，配合做好科研成果的评估和转化工作。（四）其他相关部门1.财务部门：负责与科研项目经费管理相关的工作。通过科研系统审核项目经费预算，监督经费使用情况，确保经费使用符合财务制度和相关规定。及时处理科研项目经费的报销、结算等业务，为科研项目的顺利开展提供资金保障。2.人力资源部门：负责与科研人员相关的人事管理工作。在科研系统中维护科研人员的基本信息、职称评定、绩效考核等信息，为科研管理提供人力资源支持。配合科研管理部门开展科研人员培训和激励工作，制定与科研工作相关的人力资源政策。五、科研系统功能模块（一）项目管理模块1.项目申报：科研人员可通过系统在线填写项目申报书，包括项目背景、研究目标、技术路线、预期成果、经费预算等内容。系统提供申报书模板和必填项提示功能，引导科研人员规范填写申报信息。申报书提交后，自动流转至科研管理部门进行审核。2.项目审批：科研管理部门对申报项目进行初审，审核项目的可行性、创新性和与公司科研战略的契合度等。初审通过后，组织专家进行评审，专家可通过系统在线查阅申报材料并给出评审意见。根据专家评审意见，科研管理部门做出项目立项审批决定，并将审批结果及时反馈给项目申报人。3.项目进度跟踪：项目负责人定期在系统中更新项目进展情况，包括已完成的工作内容、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。科研管理部门可实时查看项目进度，对进度滞后的项目进行预警，并督促项目负责人采取措施加快进度。同时，系统支持项目负责人上传项目相关的文档资料，如实验报告、研究论文等。4.项目经费管理：项目负责人根据项目预算在系统中提交经费使用申请，包括费用报销、设备采购、合作经费支付等。经费申请提交后，按照公司财务审批流程流转至相关部门和领导进行审核。财务部门在系统中对经费使用情况进行实时监控，确保经费使用符合预算和财务规定。系统自动生成经费使用报表，方便项目负责人和科研管理部门掌握经费支出情况。5.项目结题验收：项目完成后，项目负责人在系统中提交结题申请，附带项目结题报告、成果证明等相关材料。科研管理部门组织专家进行结题验收，专家通过系统查阅结题材料并进行现场考察（如有需要）。验收通过后，项目正式结题，系统记录项目结题信息，并对项目成果进行归档管理。（二）科研人员管理模块1.人员信息管理：人力资源部门负责在系统中维护科研人员的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、学历、职称、联系方式等。科研人员可自行登录系统更新个人简历、科研成果等信息，确保信息的准确性和及时性。2.科研人员考核：科研管理部门会同人力资源部门制定科研人员绩效考核指标和评价标准，通过科研系统收集科研人员的项目参与情况、科研成果产出、论文发表、专利申请等数据，自动生成绩效考核报告。根据考核结果，对表现优秀的科研人员进行奖励，对考核不达标者进行辅导或采取相应的激励措施。3.培训与发展：科研管理部门根据公司科研发展需求和科研人员个人发展规划，在系统中发布培训课程信息。科研人员可在线报名参加培训课程，系统记录培训出勤情况和培训效果评估。同时，系统还提供学习资源库，包括科研文献、技术资料、培训视频等，方便科研人员自主学习和提升专业技能。（三）科研设备管理模块1.设备台账管理：各科研部门负责将本部门的科研设备信息录入系统，包括设备名称、型号、购置时间、价格、使用部门、存放地点等。系统建立设备台账，对设备进行统一编号管理，方便查询和统计设备信息。2.设备使用预约：科研人员需要使用设备时，可在系统中查询设备的可用时间，并提交使用预约申请。设备管理人员在系统中审核预约申请，确认无误后批准预约。系统自动生成设备使用日程表，方便科研人员和设备管理人员掌握设备使用情况。3.设备维护与保养：设备管理人员在系统中制定设备维护计划，设定维护提醒功能。每次设备维护完成后，在系统中记录维护内容、维护时间、维护人员等信息。同时，科研人员在使用设备过程中发现故障时，可通过系统提交故障报修申请，设备管理人员及时安排维修人员进行维修，并记录维修情况。4.设备报废管理：当设备达到报废条件时，设备使用部门在系统中提交设备报废申请，说明报废原因、设备现状等。科研管理部门会同财务部门等相关部门进行审核，审核通过后，设备进行报废处理，系统更新设备台账信息，将报废设备从可用设备清单中移除。（四）科研成果管理模块1.成果登记：科研人员在取得科研成果后，及时在系统中填写成果登记表，包括成果名称、成果类型（如论文、专利、软件著作权、科技奖励等）、完成人员、完成单位、成果简介、发表或授权时间等信息。同时，上传成果相关的证明材料，如论文全文、专利证书扫描件等。2.成果评估：科研管理部门组织专家对登记的科研成果进行评估，从创新性、技术水平、经济效益、社会效益等方面对成果进行评价。专家通过系统在线查阅成果材料并给出评估意见，系统自动汇总专家评估结果，为成果的后续管理提供依据。3.成果转化：对于具有应用价值的科研成果，科研管理部门负责在系统中发布成果转化信息，吸引公司内部或外部的合作方。合作方对成果感兴趣时，可通过系统与科研管理部门或成果完成人进行沟通洽谈。达成合作意向后，在系统中记录成果转化过程和相关协议信息，推动科研成果的商业化应用。4.成果统计与分析：系统对科研成果数据进行统计分析，生成各类统计报表，如按部门、按年度、按成果类型等统计成果数量和质量情况。通过数据分析，了解公司科研成果的分布和发展趋势，为科研决策提供数据支持。（五）数据管理模块1.数据采集：科研系统与公司内部其他业务系统进行数据对接，自动采集与科研项目相关的各类数据，如财务数据、人力资源数据等。同时，鼓励科研人员在科研活动过程中及时将实验数据、研究数据等手动录入系统，确保数据的全面性和及时性。2.数据存储与备份：信息技术部门采用安全可靠的存储设备和存储方式，对科研系统数据进行集中存储。制定详细的数据备份策略，定期对系统数据进行全量备份和增量备份，并将备份数据存储在异地灾备中心，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.数据安全管理：通过加密技术对存储和传输中的敏感数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的保密性。建立严格的用户权限管理体系，根据用户角色和工作职责分配不同的数据访问权限，防止未经授权的数据访问。同时，部署入侵检测系统和防火墙等安全设备，实时监控系统网络流量，防范外部网络攻击。4.数据质量管理：建立数据质量监控机制，对采集到的数据进行质量检查，及时发现并纠正数据中的错误、重复、缺失等问题。定期对数据进行清理和优化，提高数据的一致性和完整性，确保数据能够准确反映科研工作实际情况。（六）系统管理模块1.用户管理：系统管理员负责用户账号的创建、修改、删除等管理工作。根据用户所属部门和工作职责，为用户分配相应的系统角色和操作权限。同时，定期对用户账号进行清理，停用长期未使用的账号，确保系统账号的安全性和有效性。2.权限管理：制定详细的系统权限管理规则，明确不同角色用户在各个功能模块的操作权限，如查看、新增、修改、删除等。系统管理员根据权限管理规则为用户配置权限，确保用户只能进行与其职责相符的操作，防止越权操作带来的安全风险。3.系统配置：系统管理员负责对系统的基础参数、业务流程、报表模板等进行配置和管理。根据公司科研管理需求的变化，及时调整系统配置，确保系统能够灵活适应不同的业务场景和管理要求。4.日志管理：系统自动记录用户的操作日志，包括操作时间、操作账号、操作内容、操作结果等信息。通过查看操作日志，可对系统操作行为进行追溯和审计，及时发现异常操作并采取相应措施。同时，定期清理过期的操作日志，释放系统存储空间。六、系统实施与推广1.实施计划：由信息技术部门会同科研管理部门制定详细的科研系统实施计划，明确实施阶段、工作任务、责任人和时间节点。实施计划应包括系统开发、测试、培训、数据迁移、上线试运行等各个环节，确保系统平稳顺利上线。2.系统测试：在系统开发完成后，组织进行全面的系统测试，包括功能测试、性能测试、兼容性测试、安全测试等。邀请科研人员、科研管理部门人员和其他相关用户参与测试，收集测试反馈意见，及时修复系统存在的问题和漏洞，确保系统满足用户需求和质量标准。3.培训与宣传：开展多层次、多形式的系统使用培训工作，针对不同用户群体制定相应的培训方案。培训内容包括系统功能介绍、操作流程演示、实际案例模拟等，确保用户能够熟练掌握系统使用方法。同时，通过内部宣传渠道，如公司公告、内部刊物、微信群等，宣传科研系统的重要性和优势，提高员工对系统的认知度和接受度。4.数据迁移：在系统上线前，对公司原有科研管理相关数据进行整理和清洗，确保数据的准确性和完整性。按照数据迁移方案，将历史数据迁移至新的科研系统中，保证系统上线后能够正常使用历史数据，实现业务的无缝衔接。5.上线试运行：科研系统上线后，设置一定期限的试运行期。在试运行期间，密切关注系统运行情况，及时收集用户反馈，对出现的问题进行快速响应和解决。同时，对系统性能和业务流程进行优化调