煤矿集中采购管理办法

煤矿集中采购管理办法一、前言在煤矿行业，采购工作如同企业运转的关键齿轮，对生产效率、成本控制以及产品质量都有着深远影响。随着煤矿企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统分散的采购模式逐渐暴露出诸多弊端，如采购成本高、缺乏规模效益、采购流程不规范、监督管理难度大等。为了适应企业发展需求，提升整体竞争力，集中采购管理模式应运而生。我们希望通过实施本办法，能够优化采购流程，降低采购成本，提高采购质量，增强企业的综合实力。同时，本办法严格遵循国家相关法律法规以及煤矿行业的标准规范，确保采购活动合法合规进行。二、适用范围本办法适用于公司内部所有与煤矿生产、运营相关的物资及服务采购活动，包括但不限于煤矿开采设备、安全防护用品、运输设备、维修服务、技术咨询服务等。涵盖公司总部以及下属各煤矿生产基地、分支机构等。希望大家在开展采购工作时，务必明确适用范围，确保本办法有效执行。三、管理原则1.集中管理原则：公司设立专门的集中采购管理部门，对全公司的采购活动进行统一规划、组织和协调。各部门、各分支机构不再自行开展采购活动，所有采购需求均需通过集中采购管理部门进行汇总、审核和执行。这样做有助于整合采购资源，形成规模优势，降低采购成本。我们鼓励各部门积极配合集中采购管理部门的工作，及时准确地提交采购需求。2.公开透明原则：采购过程应保持公开、透明，所有采购信息，包括采购项目、采购要求、采购流程、供应商选择标准等，都应在公司内部指定平台或通过合适的渠道进行公示。开标、评标等环节应邀请相关部门人员参与监督，确保采购活动在阳光下进行。希望大家共同维护采购活动的公开透明性，营造公平公正的采购环境。3.公平竞争原则：在供应商选择过程中，应遵循公平竞争的原则，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会。不得设置不合理的门槛或歧视性条款，确保供应商凭借自身实力和优势参与竞争。我们鼓励优质供应商积极参与公司的采购活动，共同推动公司发展。4.质量优先原则：采购物资和服务的质量是公司生产运营的基础保障，必须始终坚持质量优先的原则。在采购过程中，要严格按照相关质量标准进行验收，确保所采购的物资和服务符合公司生产要求和质量标准。希望大家在关注采购成本的同时，绝不能忽视质量问题。5.经济效益原则：在保证质量的前提下，要注重采购活动的经济效益，通过合理的采购策略、谈判技巧以及供应商管理，降低采购成本，提高资金使用效率。我们鼓励大家积极探索降低采购成本的方法和途径，为公司创造更大的经济效益。四、组织架构与职责1.集中采购管理领导小组组成：由公司总经理担任组长，副总经理、总会计师等担任副组长，成员包括各相关部门负责人。职责：制定和修订公司集中采购管理战略、政策和制度。审议重大采购项目的采购方案和采购结果。协调解决集中采购过程中出现的重大问题。对集中采购管理工作进行监督和考核。2.集中采购管理部门组成：设部门经理一名，下设采购计划组、供应商管理组、采购执行组、质量验收组等。职责：汇总、审核各部门的采购需求，编制年度、季度和月度采购计划。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。组织实施采购活动，包括招标、询价、谈判等，确定供应商并签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。组织对采购物资和服务进行质量验收，确保符合质量要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。3.需求部门职责：根据生产经营需要，及时提出采购需求，并对采购需求的准确性、完整性负责。协助集中采购管理部门进行技术规格书的编制，提供必要的技术支持和参数要求。参与采购项目的技术评审、商务谈判以及质量验收等工作。负责采购物资和服务的使用和日常管理。4.财务部门职责：审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。负责采购款项的支付和结算工作，监督采购资金的使用情况。协助集中采购管理部门进行采购成本分析和控制。5.审计部门职责：对采购活动进行全过程审计监督，包括采购计划、采购流程、供应商选择、合同签订等环节。审查采购项目的合法性、合规性以及效益性，防范采购风险。对采购过程中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。五、采购流程1.采购需求申报各需求部门应根据生产经营计划和实际需求，提前填写《采购需求申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息，并提交至集中采购管理部门。希望大家在填写申请表时，务必认真仔细，确保信息准确无误，避免因信息错误导致采购失误。集中采购管理部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总和初步审核，对于不符合要求或表述不清的需求，及时与需求部门沟通核实，确保采购需求明确合理。2.采购计划编制集中采购管理部门根据审核后的采购需求，结合公司采购预算、库存情况以及市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、预算金额等内容。采购计划编制完成后，提交集中采购管理领导小组审议。经审议通过后的采购计划，作为公司采购活动的执行依据。希望大家严格按照采购计划开展采购工作，确保采购活动有序进行。3.供应商选择供应商库建立：集中采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面进行初步调查和评估，符合条件的供应商纳入公司供应商库。我们鼓励大家积极推荐优质供应商，但推荐时需提供详细的供应商资料，以便进行评估。供应商选择方式：公开招标：对于金额较大、技术复杂、对公司生产经营影响重大的采购项目，一般采用公开招标方式。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照规定的评标标准和程序进行评标，确定中标供应商。邀请招标：对于一些具有特定技术要求或供应商数量有限的采购项目，可以采用邀请招标方式。从供应商库中选择一定数量的符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参与投标。询价采购：对于通用物资或服务，且市场价格较为透明的采购项目，可以采用询价采购方式。向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况和质量等因素确定供应商。竞争性谈判：对于技术复杂、需求不确定或需要进一步明确技术规格的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。与符合条件的供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、价格、服务等方面进行协商，最终确定供应商。供应商评估与确定：在选择供应商过程中，集中采购管理部门应组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员组成评估小组，对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的报价、产品质量、技术能力、生产能力、信誉状况、售后服务等方面。根据评估结果，确定最终的供应商。希望大家在评估供应商时，要客观公正，从公司的实际需求出发，选择最合适的供应商。4.采购合同签订确定供应商后，集中采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司规定，防范合同风险。经审核通过后的合同，由公司授权代表签字并加盖公司公章。希望大家重视合同签订环节，严格按照规定的流程操作，确保合同的合法性和有效性。5.采购合同执行与跟踪供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准交付物资或提供服务。集中采购管理部门应建立合同执行跟踪机制，定期与供应商沟通，了解合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应做好接收物资或服务的准备工作，在物资到货或服务提供时，及时组织验收。如发现物资或服务不符合合同要求，应及时通知集中采购管理部门，由集中采购管理部门与供应商协商解决。希望大家密切配合，确保采购合同顺利执行。6.质量验收采购物资或服务到达公司后，集中采购管理部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、性能指标等，以及服务的质量、效果等。验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。对于验收不合格的物资或服务，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等处理方式。希望大家在验收过程中，要严格把关，确保采购物资和服务的质量。7.采购付款财务部门根据合同约定的付款方式和验收合格报告等相关资料，办理采购付款手续。在付款前，应认真审核相关凭证，确保付款金额准确、手续完备。对于预付款项，应严格按照合同约定的比例和条件支付，并加强对预付款项的跟踪管理，确保资金安全。希望财务部门严格执行付款流程，保障公司资金的合理使用。六、供应商管理1.供应商准入管理供应商申请进入公司供应商库，应向集中采购管理部门提交《供应商准入申请表》及相关证明材料，包括企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。集中采购管理部门对供应商提交的申请资料进行审核，并组织相关人员对供应商进行实地考察（必要时）。经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商库。希望供应商能够积极配合我们的准入管理工作，提供真实有效的资料。2.供应商分类管理根据供应商所提供物资或服务的重要性、采购金额等因素，将供应商分为战略供应商、重要供应商和一般供应商三类。对于战略供应商，公司将与其建立长期稳定的合作关系，在采购政策、技术支持等方面给予一定的优惠和支持；对于重要供应商，保持密切的合作关系，加强沟通与协调；对于一般供应商，根据采购需求进行正常的采购合作。希望不同类别的供应商都能为公司提供优质的物资和服务，共同发展。3.供应商考核评价集中采购管理部门应定期（每季度或每年）组织对供应商进行考核评价。考核评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、履行合同情况等方面。考核评价采用定量与定性相结合的方式，通过收集相关数据、问卷调查、实地考察等方法进行。根据考核评价结果，对供应商进行分类分级管理，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和激励措施；对于表现不佳的供应商，提出整改要求，如整改仍不合格，将取消其供应商资格。希望供应商能够重视考核评价工作，不断提升自身的服务水平和质量。4.供应商关系维护公司应加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会或交流会，听取供应商的意见和建议，共同解决合作过程中出现的问题。对于长期合作、表现优秀的供应商，公司可以在采购份额分配、付款方式等方面给予一定的优惠和支持，建立互利共赢的合作关系。我们希望与供应商建立良好的合作关系，共同推动公司的发展。七、采购风险管理1.风险识别集中采购管理部门应组织相关人员对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。例如，市场价格波动可能导致采购成本增加；供应商破产、违约等可能影响物资供应和服务质量；合同条款不清晰可能引发法律纠纷等。希望大家在日常工作中，要关注各类风险因素，及时发现潜在风险。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级，为风险应对提供依据。例如，对于市场价格波动风险，通过分析市场走势、历史价格数据等，评估其对采购成本的影响程度；对于供应商违约风险，通过对供应商的信誉状况、财务状况等进行分析，评估其发生违约的可能性。3.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过合理安排采购时间、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险应对：加强对供应商的选择、评估和管理，建立供应商备份机制，降低因单一供应商问题导致的供应中断风险；与供应商签订质量保证协议和违约责任条款，约束供应商行为。合同风险应对：加强合同审核，确保合同条款清晰、合法、有效；建立合同变更审批制度，规范合同变更流程；加强合同执行跟踪，及时发现和解决合同执行过程中的问题。质量风险应对：严格执行质量验收制度，加强对采购物资和服务的质量检验；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，确保出现质量问题能够及时解决。资金风险应对：合理安排采购资金，优化付款方式，避免因资金问题影响采购活动；加强对预付款项的管理，确保资金安全。希望大家在采购工作中，要认真落实风险应对措施，有效防范采购风险。八、监督与检查1.内部审计监督审计部门应定期对公司的集中采购活动进行审计监督，审计内容包括采购计划的编制与执行、供应商选择、采购合同签订与执行、采购资金使用、质量验收等环节。审计部门可以采用查阅资料、实地考察、问卷调查等方式进行审计，并出具审计报告。对于审计发现的问题，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。希望审计部门认真履行监督职责，确保采购活动合法合规。2.纪检监察监督纪检监察部门对集中采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，受理相关投诉和举报。对于在采购过程中存在的以权谋私、收受贿赂、违规操作等行为，依法依规严肃处理。希望大家遵守纪律，共同维护采