东莞国土局档案管理办法

东莞国土局档案管理办法一、总则（一）目的为了加强东莞国土局档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为国土管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》以及国家和地方有关档案管理的法规和行业标准，结合东莞国土局实际工作情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于东莞国土局及其下属各部门、单位在各项工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本办法所称档案，是指东莞国土局在履行行政管理职能、开展业务活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于土地登记档案、建设用地档案、地籍管理档案、矿产资源管理档案等。（四）管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保存、便于利用的原则，维护档案的完整与安全，确保档案信息的真实、准确和有效。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构东莞国土局设立专门的档案管理部门，负责全局档案的集中管理工作。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。（二）各部门职责1.各业务部门负责本部门在工作过程中形成档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交档案。2.办公室负责对全局档案管理工作进行统筹协调和监督检查，指导各部门做好档案管理工作。3.信息技术部门负责档案管理信息化建设，提供技术支持和保障，确保档案管理系统的正常运行。（三）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策，制定和完善本单位档案管理制度和工作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、装盒等工作，确保档案的规范化和标准化。3.负责档案的保管和保护工作，采取必要的措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的安全。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和标准，对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案的统计和分析工作，及时掌握档案的数量、种类、保管状况和利用情况，为档案管理工作提供决策依据。6.负责档案的提供利用工作，根据有关规定和程序，为局内各部门和社会公众提供档案查阅、复制等服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括上级机关颁发的与国土管理工作有关的文件、本局制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、请示、报告等。2.土地登记档案：包括土地登记申请书、土地权属来源证明材料、地籍调查表、土地登记审批表、土地证书等。3.建设用地档案：包括建设用地项目呈报材料、建设用地批准书、土地出让合同、征地补偿安置方案等。4.地籍管理档案：包括地籍调查成果资料、土地利用现状调查资料、土地变更调查资料等。5.矿产资源管理档案：包括矿产资源勘查许可证、采矿许可证、矿产资源开发利用方案、矿山地质环境评价报告等。6.测绘档案：包括测绘成果资料、测绘项目合同、测绘技术设计书等。7.声像档案：包括照片、录音、录像等。8.电子档案：包括以电子形式存储的各种文件、数据、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的齐全完整。2.档案收集工作应遵循"谁形成、谁收集"的原则，及时将工作中形成的档案收集齐全。3.对重要的、具有保存价值的档案，应同时收集纸质档案和电子档案。（三）整理方法1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.文书档案按照年度、保管期限、组织机构等进行分类整理，采用"件"为单位进行装订和编号。3.土地登记档案、建设用地档案、地籍管理档案等按照业务类型、项目名称、时间顺序等进行分类整理，采用卷为单位进行装订和编号。4.声像档案按照载体类型、时间、内容等进行分类整理，建立相应的索引和目录。5.电子档案按照文件类型、时间、业务类别等进行分类整理，存储在专门的电子档案管理系统中。四、档案的保管与保护（一）保管设施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、密集架、温湿度调节设备、消防器材等。3.档案库房应安装监控设备和报警装置，确保档案的安全。（二）保管要求1.档案应按照分类编号的顺序存放在档案柜或密集架中，排列整齐，便于查找和管理。2.对不同载体的档案应采取不同的保管方式，如纸质档案应存放在干燥通风的地方，声像档案应存放在专门的存储设备中。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）保护措施1.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保护措施，如进行数字化处理、异地备份等。2.档案管理人员应严格遵守档案保管和保护的操作规程，防止档案的损坏和丢失。3.对档案库房的温湿度应进行实时监测和控制，确保档案处于适宜的保存环境中。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的档案鉴定小组，负责对档案的保存价值进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定和国土管理工作的实际需要，制定本单位档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理和初步鉴定，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，确定档案的存毁。3.对经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报局领导批准后进行销毁。（四）销毁要求1.销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁档案的清册应永久保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管状况、利用情况等进行统计和分析。2.档案统计工作应做到数据准确、及时、完整，为档案管理工作提供决策依据。（二）利用原则1.档案利用应遵循合法、安全、便捷的原则，严格按照规定的程序和权限进行。2.档案利用应优先满足局内各部门的工作需要，同时为社会公众提供必要的服务。（三）利用程序1.局内各部门查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.社会公众查阅档案，应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.查阅档案时，应遵守档案查阅的有关规定，不得损坏、涂改、丢失档案。4.需要复制档案的，应经档案管理部门批准，并按照规定的程序进行复制。（四）利用服务1.档案管理部门应建立档案利用服务机制，为利用者提供优质、高效的服务。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行分析和总结，不断改进档案利用服务工作。七、档案的信息化建设（一）建设目标建立数字化、网络化的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.建立档案管理数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化处理，存储在数据库中。2.开发档案管理软件，实现档案的自动化管理和在线查询、利用。3.建立档案管理网络平台，实现档案信息的共享和交换。（三）技术要求1.档案管理系统应采用先进的信息技术，具有良好的兼容性、稳定性和安全性。2.档案管理系统应具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全。3.档案管理系统应具备用户权限管理功能，对不同用户的访问权限进行严格控制。（四）安全保障1.加强档案信息化建设的安全管理，建立健全安全管理制度和应急预案。2.采用必要的安全技术措施，如加密技术、防火墙技术、入侵检测技术等，确保档案信息的安全。3.对档案管理系统的操作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。八、档案的保密管理（一）保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密的范围、措施和责任，确保档案信息的安全。（二）保密范围涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。（三）保密措施1.对保密档案应采取特殊的保管措施，如单独存放、加密存储等。2.对保密档案的查阅和利用，应严格按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大知悉范围。3.对保密档案的复制和传递，应采取必要的保密措施，确保档案信息不泄露。（四）责任追究对违反档案保密制度，造成档案信息泄露的单位和个人，应依法追究其责任。九、监督与考核（一）监督检