上海市日常经费管理办法

上海市日常经费管理办法一、引言在上海市经济快速发展、企业竞争日益激烈的背景下，合理有效的日常经费管理对于各类企事业单位的稳定运营和可持续发展至关重要。本办法旨在规范上海市企事业单位日常经费的使用和管理，确保经费使用的合理性、合规性和有效性，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规、上海市地方政策以及行业通行标准制定本办法。本办法适用于上海市内各类企事业单位，旨在为各单位提供一套科学、系统、可操作的日常经费管理方案。二、管理原则（一）合法性原则日常经费的使用和管理必须严格遵守国家法律法规、上海市地方政策以及行业相关规定。所有经费支出都要有合法的依据和凭证，确保经费使用在法律框架内进行。（二）预算控制原则各单位应根据自身的业务发展计划和实际需求，编制详细的日常经费预算。经费支出应严格按照预算执行，不得超预算支出。对于预算外的支出，必须按照规定的审批程序进行审批。（三）效益性原则在经费使用过程中，要注重资金的使用效益，合理安排经费，确保每一笔经费都能发挥最大的作用。避免浪费和不必要的开支，提高资金的使用效率。（四）透明性原则日常经费的管理应保持透明，所有经费收支情况都应及时、准确地记录和公开。各单位应定期向内部员工和相关部门公布经费使用情况，接受监督。三、经费范围界定（一）办公费用包括办公用品、办公设备的购置、维修和保养费用，水电费、物业费、通讯费等办公场地相关费用。办公用品的购置应根据实际工作需要，遵循节约原则，避免浪费。办公设备的维修和保养应定期进行，确保设备的正常运行。（二）差旅费员工因工作需要出差所产生的交通费用、住宿费、餐饮费等。差旅费的报销应严格按照公司制定的标准执行，出差人员应提供合法有效的报销凭证。对于超出标准的费用，原则上不予报销。（三）业务招待费因业务开展需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、礼品等费用。业务招待费的使用应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制费用支出。同时，应建立业务招待费审批制度，明确审批权限和流程。（四）会议费组织各类会议所产生的费用，包括会议场地租赁、会议资料印刷、会议餐饮等费用。会议的召开应根据实际工作需要，避免不必要的会议。会议费的支出应严格按照预算执行，确保费用合理。（五）培训费用为提高员工业务能力和综合素质而开展的各类培训活动所产生的费用，包括培训课程费用、培训教材费用、培训师资费用等。培训活动应根据公司的发展战略和员工的实际需求进行安排，确保培训效果。培训费用的报销应提供相关的培训证明和费用凭证。四、预算编制与审批（一）预算编制流程各部门应在每年年末根据下一年度的业务发展计划和工作安排，编制本部门的日常经费预算草案。预算草案应包括各项经费的具体项目、金额、使用时间等详细信息。部门负责人应对预算草案进行审核，确保预算的合理性和可行性。审核通过后，将预算草案提交给财务部门。财务部门对各部门提交的预算草案进行汇总和审核，根据公司的整体财务状况和发展战略，对预算进行调整和平衡。财务部门应与各部门进行沟通和协调，确保预算的科学性和准确性。审核通过后，将预算草案提交给公司管理层审批。（二）预算审批权限公司管理层根据财务部门提交的预算草案，召开专门的预算审批会议，对预算进行审批。对于预算金额较大或涉及重大项目的经费预算，应提交公司董事会进行审批。审批通过后的预算方案应正式下达给各部门执行。（三）预算调整在预算执行过程中，如因业务发展需要或其他特殊情况需要调整预算，各部门应提出书面申请，说明调整的原因、调整的项目和金额等。申请经部门负责人审核后，提交给财务部门。财务部门对申请进行审核，根据公司的实际情况和预算执行情况，提出调整意见。调整意见经公司管理层审批后，方可对预算进行调整。五、经费报销流程（一）报销凭证要求报销人员应提供合法有效的报销凭证，包括发票、收据、合同等。发票应符合国家税务部门的相关规定，填写完整、清晰，加盖发票专用章。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。（二）报销申请填写报销人员应按照公司规定的报销申请表格式，如实填写报销信息，包括报销日期、报销项目、报销金额、报销事由等。报销申请应详细说明经费的使用情况，确保信息真实、准确。（三）部门审核报销申请填写完成后，报销人员应将报销凭证和报销申请表一并提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据预算执行情况和实际工作需要，对报销申请进行审核。审核内容包括报销项目的合理性、报销金额的准确性、报销凭证的合法性等。审核通过后，部门负责人在报销申请表上签字确认。（四）财务审核部门审核通过后，报销申请提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司的财务制度和相关规定，对报销申请进行全面审核。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性，报销金额的计算是否准确，报销是否符合预算等。对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时与报销人员沟通，要求其补充或修改相关信息。（五）领导审批财务审核通过后，报销申请提交给公司领导进行审批。公司领导应根据公司的整体财务状况和业务发展需要，对报销申请进行最终审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续。（六）报销支付财务部门在完成报销审批后，应及时办理报销支付手续。报销款项应通过银行转账等方式支付给报销人员，确保资金安全。六、监督与审计（一）内部监督各部门应建立内部监督机制，对本部门的日常经费使用情况进行定期检查和监督。部门负责人应加强对员工经费报销行为的管理，确保经费使用的合理性和合规性。财务部门应定期对各部门的经费使用情况进行审计和检查，发现问题及时提出整改意见。（二）审计检查公司应定期聘请外部审计机构对公司的日常经费管理情况进行审计。审计内容包括预算编制的科学性、经费使用的合规性、报销流程的规范性等。审计机构应出具审计报告，对公司的经费管理情况进行评价和建议。公司应根据审计报告的意见和建议，及时进行整改，完善经费管理制度。（三）违规处理对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于轻微违规行为，给予批评教育，责令其限期整改；对于严重违规行为，将按照公司的相关规定进行处罚，情节严重的，将依法追究其法律责任。七、信息化管理（一）建立经费管理系统各单位应建立信息化的日常经费管理系统，实现经费预算编制、报销申请、审核审批、报销支付等业务的信息化处理。经费管理系统应与公司的财务系统进行对接，确保数据的实时共享和准确传递。（二）系统功能要求经费管理系统应具备预算管理、报销管理、统计分析、预警提醒等功能。预算管理功能应能够实现预算的编制、调整、执行监控等；报销管理功能应能够实现报销申请的在线提交、审核审批、报销支付等；统计分析功能应能够对经费使用情况进行多维度的统计分析，为管理层提供决策支持；预警提醒功能应能够对预算超支、报销异常等情况进行及时预警提醒。（三）数据安全与保密各单位应加强对经费管