服装厂印章集中保管与使用登记制度

印章集中保管与使用登记制度

一、总则本制度旨在规范服装厂印章的集中保管与使用登记，确保印章使用的安全性、规范性和可追溯性，维护服装厂的合法权益和正常运营秩序。服装厂秉持“质量至上、客户为本、团结协作、创新发展”的企业文化，以高效运营和优质服务为经营理念，在印章管理方面也遵循严谨、规范的原则。本制度适用于服装厂全体员工。所有涉及服装厂各类印章的保管、使用等活动均需遵守本制度规定。服装厂印章是服装厂行使权力、确认法律行为的重要凭证，具有权威性和法律效力。加强印章管理，对于保障服装厂各项业务的正常开展，防范法律风险具有重要意义。二、组织架构与职责划分1.印章管理小组：设立专门的印章管理小组，由行政主管担任组长，成员包括财务负责人、法务人员等。印章管理小组负责统筹规划、监督指导服装厂印章的保管与使用工作，制定和完善相关管理制度，对重大印章使用事项进行审批决策。2.行政部门：作为印章集中保管的主要责任部门，负责接收、保管、登记服装厂各类印章，按照规定流程办理印章使用申请的审核、用印等工作，并定期对印章保管情况进行检查和盘点。行政部门应指定专人负责印章保管工作，保管人员需具备良好的责任心和保密意识。3.其他部门：各部门负责本部门业务范围内涉及印章使用事项的申请，并确保申请事项的真实性、合法性和合理性。在使用印章后，需按照规定在相关登记记录上签字确认。三、管理流程1.印章的刻制与启用-因工作需要刻制新印章时，由需求部门提出申请，详细说明印章名称、用途、规格等信息，经部门负责人审核后报行政主管审批。-行政主管审批通过后，统一安排到公安机关指定的刻章单位刻制印章。新印章刻制完成后，需进行备案登记，并在服装厂内部发布启用通知，明确印章的名称、规格、启用日期等信息。2.印章的保管-所有印章统一存放在行政部门专门配备的保险柜中，保险柜钥匙和密码由印章保管人员分别掌握，确保双人操作才能打开保险柜。-印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损，如发现印章有损坏、丢失等异常情况，应立即报告行政主管，并采取相应的措施进行处理。-严禁将印章带出服装厂办公区域，如因特殊情况确需带出，必须经过行政主管批准，并安排专人陪同，确保印章的安全。3.印章的使用申请-员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字审批。-对于涉及重大事项或法律风险的印章使用申请，如签订合同、出具重要函件等，需经法务人员审核，并报印章管理小组审批。4.印章的使用审批-行政部门收到《印章使用申请表》后，对申请内容进行审核，包括申请事项是否符合规定、审批手续是否齐全等。审核通过后，方可安排用印。-对于不符合规定或审批手续不全的申请，行政部门应及时通知申请人补充或修改相关信息。5.印章的使用登记-每次印章使用时，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、用印事项、用印文件名称及份数等信息，并用印人签字确认。-《印章使用登记表》应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以备查阅。6.印章的停用与销毁-因机构调整、印章损坏或其他原因导致印章不再使用时，由行政部门提出印章停用申请，报行政主管审批。-审批通过后，行政部门负责将停用印章进行封存，并在内部发布停用通知。对于需要销毁的印章，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。四、权利与义务1.员工权利-员工有权在符合规定的情况下，按照流程申请使用印章，以完成本职工作任务。-员工对印章管理工作有提出意见和建议的权利，如发现印章管理存在问题或不合理之处，可向行政部门或相关领导反映。2.员工义务-员工必须严格遵守本制度规定，如实填写印章使用申请信息，不得虚报、瞒报用印事项。-未经批准，员工不得擅自使用印章，不得将印章转借他人，不得私刻与服装厂相关的印章。-员工在使用印章过程中，应妥善保管用印文件，防止文件丢失、泄露等情况发生。3.行政部门权利与义务-行政部门有权对印章使用申请进行审核，对于不符合规定的申请有权拒绝用印。-行政部门有义务按照规定妥善保管印章，确保印章的安全，及时办理印章使用申请的审核、用印等工作，并做好相关登记记录。-行政部门应定期对印章管理工作进行总结和评估，不断完善管理制度和流程。五、监督与奖惩机制1.监督机制-印章管理小组负责对印章保管与使用情况进行定期检查和不定期抽查，检查内容包括印章保管是否安全、使用登记是否规范、审批手续是否齐全等。-内部审计部门应将印章管理纳入审计范围，定期对印章管理情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。-鼓励员工对违规使用印章的行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。2.奖励机制-对于在印章管理工作中表现突出的部门或个人，如严格遵守制度、及时发现并解决印章管理问题等，服装厂将给予表彰和奖励，包括物质奖励和精神奖励。-对于提出合理建议并被采纳，有效改进印章管理工作的员工，也将给予相应的奖励。3.惩罚机制-对于违反本制度规定，擅自使用印章、私刻印章、虚报用印事项等行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等。-因违规使用印章给服装厂造成经济损失或法律风险的，责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究法律责任。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.本制度应与服装厂其他相关管理制度相协调，如有冲突，以本制度为准。3.行政部门应定期组织员工学习本制度，确保全体员工熟悉印章