专业外包管理制度

专业外包管理办法第一章总则第一条为规范公司物业服务相关活动，保障公司合法权益及社会公共利益，防止违规服务行为的发生，提升资金使用效率，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称专业外包，系指公司日常服务过程中实施的专业服务类项目外包（包括但不限于公共秩序服务、保洁服务、绿化养护服务、电梯维保服务、弱电系统维护服务、消防系统保养服务、给排水系统保养服务等专业外包项目）。第三条本办法适用范围:公司及各项目管理处。第二章组织机构及职责第四条公司设立专业外包项目工作领导小组（以下简称“领导小组”），组长由总经理担任，副组长由副总经理及副书记担任，成员由办公室、财务部、市场拓展部、物业管理部、项目管理处相关负责人构成。领导小组设立不同类别的外包单位工作小组。领导小组职责如下：（一）负责制定公司各项专业外包工作的政策、规定；（二）负责确定专业外包招标方式、招标公告，审定招标文件；（三）选择采取资料审核、现场考察、分项评分、逐级审核、评估会议等方式对专业外包单位进行评估；（四）审定年度内部评标专业人员名单；（五）监督和检查各工作小组依照本办法组织专业外包工作的情况；（六）负责批准选择的合格专业外包的最终采购。第五条公司办公室和财务部成立专业外包监督工作小组,主要职责：（一）负责对专业外包单位的付款方式及合同约定支付价格进行财务审核监控；（二）负责对专业外包招投标活动全过程进行监督，定期或不定期抽查公司招标过程的合法性；（三）负责对专业外包单位服务质量评估管理的监督工作，并对监督事项作出决定。第六条公司市场拓展部成立专业外包招标工作小组，主要职责：（一）负责专业外包单位的招标管理工作，及时掌握国家、地方相关法律、法规的有关规定；（二）组织对专业外包单位的招标及评标工作并处理招标工作中的解释工作；（三）定期收集招标需求，组织招标信息的预审并起草招标文件；（四）负责招标项目合同的草拟、签订与履行；（五）负责招标项目有关材料的记录与文档管理。第七条公司物业管理部和项目管理处成立专业外包质量监控工作小组，主要职责：（一）负责对专业外包单位的消息收集、专业外包单位的考察及推荐；(二)负责专业外包单位服务质量记录的监督、检查、评价；（三）组织服务质量数据分析及服务质量改进措施的研究与实施工作；（四）负责服务质量运作的监督、检查和控制，组织处理与服务质量有关的投诉问题；（五）及时收集、整理有关提高服务质量方面的建议和信息，并及时向领导小组汇报。第三章招标流程及办法第八条业务外包招标工作应根据招标项目的具体要求，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价议标等方式。招标方式及相应的资格要求由公司领导小组审定。第九条预算金额20万元（不含20万元）以下的各类专业外包，由公司采取直接委托的方式确定外包单位。第十条预算金额为二十万元至五十万元（含二十万元）的各类专业外包项目，应当采用邀请招标或者竞争性谈判方式实施。公司依据招标内容及具体要求，确定招标控制价，并提交总公司内部审批程序。经总公司确认招标控制价后，公司向相关单位发出投标邀请。投标邀请单位数量应当不少于三家，且不得超过七家。对拟邀请的投标单位，应当重点考察其近期财务状况、过往承接同类项目的管理能力、行业资质等级、本地及行业内的信誉状况以及对招标项目的综合履约能力。经实地考察或暗访调查后，对符合相关条件的单位，方可发出邀请招标。所有投标单位应当在投标截止之日起提交投标文件及相关材料，其主要内容应当包括项目解决方案、实施计划、资源配置及报价等。自投标截止之日起两个工作日内，应当根据外包内容组建评标委员会，评标委员会成员应当从专家组中产生，人数一般为五人及以上单数。专家组由总公司系统内部具备招标法律法规知识和实践经验、办事公正、具有职业资格的专业人员组成，或从相关职能部门专家库中抽取确定。评标全过程应当在总公司纪委及法务审计部的列席见证下进行，评分最高者确定为中标单位，投标评分标准详见《专业外包单位投标评分细则》。第十一条预算金额为人民币伍拾万元整（含伍拾万元）及以上的各类专业服务外包项目，应依照《中华人民共和国政府采购法》及其相关法律法规的规定执行，且应当通过公开招标方式确定供应商。招标预算经招标工作领导小组审批后，应提交至总公司办理内部签报程序，并由总公司行政部报送区政府采购办公室进行审核，以明确采购方式，即集中采购或分散采购。若确定采用集中采购方式，由区财政局政府采购中心负责组织实施招标程序；若确定采用分散采购方式，则由公司依照招标采购相关流程自行实施，具体实施流程如下：1.确定招标代理机构（可由招标人自行组织）2.编制招标文件3.组织专家评审4.在公共资源交易平台发布招标公告5.接收投标单位的报名申请6.开展资格预审工作7.获取招标文件8.组织开标、评标活动9.向中标人发出中标通知书10.签订建设工程施工合同11.向财政部门进行备案登记第十二条选择专业外包单位应当依照法定程序及授权范围进行决策，同时综合考量公司内部及外部相关因素，对业务外包涉及的人工成本、营销成本、业务收入及人力资源等关键指标进行测算与分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。应当建立健全回避制度与监督问责机制，防止相关人员在外包单位选聘过程中发生贪污、贿赂及舞弊等违法行为。第四章后续管理第十三条对拟外包的各项工作事项，应当与承包单位签订书面合同。合同应当明确双方的权利义务关系、承包范围、工作内容、质量标准、责任承担及是否具有特殊要求等事项。第十四条承包合同中应当明确约定：当外包单位未能履行合同约定的义务或服务质量未达到合同约定的标准时，发包方有权依据本合同约定采取相应的处罚措施，并有权在经书面通知后仍未能纠正违约行为的情况下，单方解除合同。第十五条对各类外包业务必须按一定比例分期付款，款项必须在对外包业务服务质量评定后支付。第十六条项目管理处应当全面掌握合同相关要求，定期更新外包单位基本信息，及时掌握其经营状况，必要时采取相应措施确保其具备持续履行服务合同的能力，并将相关情况向公司物业管理部报备。第十七条项目管理处应当建立与外包单位的定期沟通协调机制，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，并确保为外包单位提供合同约定的各项工作条件，依法依约协助其开展相关工作。第十八条项目管理处应当对外包单位的各项工作实施监督与验收，并应按照合同约定要求外包单位相关人员提供其工作记录（服务人员及项目负责人应当签字确认），相关工作情况应当提交至公司物业管理部。第十九条项目管理机构应当定期开展项目评估工作，于每月最后一日对全部委托项目进行评估，并填写并提交《专项服务单位服务质量月度评定表》。针对评估过程中发现的重大或普遍存在的问题，应当以书面形式通知受托单位，提出整改意见并明确整改期限。对于未在规定期限内完成整改的，应当按照合同约定的处理方式予以处理，同时应当采取必要措施保障项目实施的连续性与合规性。上报公司物业管理部。第二十条公司物业管理部应组织相关外包服务提供方的负责人召开季度联席会议，就日常服务工作中涉及的服务质量、服务态度、专业服务水平及合同履行情况等事项进行深入沟通与协调。第二十一条公司物业管理部及项目管理处应组织进行年度外包服务单位综合评估。评估内容应涵盖服务单位的工作绩效、专业能力、服务成果及合同履行情况等项内容，填写《专项服务单位服务质量年度综合评定表》，并提出是否继续确认其作为合格外包单位的建议，提交公司领导小组审议批准。第五章评估标准及应用第二十二条月度评估系对业务外包供应商的实时评价，评估记录由项目负责人以书面形式填写并提交，作为公司对外包单位进行年度评估的参考依据，由其自行妥善保管，并报送公司物业管理部备案。评估结果系外包单位服务质量评定的重要参考依据。第二十三条年度综合评估系对业务外包供应商实施系统性评估，其评估意见将作为公司决定是否继续与供应商合作的重要参考依据。公司应基于月度绩效评价意见，对业务外包供应商实施等级评定管理，其综合评分等级分为A、B、C、D、E五级。A级：外包费用全额结算并优先续签合同；B级：外包费用全额结算；C级：扣除当年费用1%-2%；D级:扣除当年费用3%-5%；E级:扣除当年费用6%-8%，2年以内不得参与公司相关专业外包项目。第二十四条如发生重大安全责任事故（包括重大治安责任事件）或重大设备事故的，应当扣除当月全部费用，并解除专业外包合同，同时将相关情况纳入公司诚信档案；在后续项目资格预审环节中，该承包方将丧失竞标资格。第二十五条年度评估是总结经验的重要手段。各专业外包单位应当根据年度综合评价结果，及时制定并切实落实改进措施，同时纠正存在的问题。第二十六条公司物业管理部应当于每年度对参与评估的全部外包单位按照年度综合评估得分进行排序，并将排序结果提交公司领导小组审核，作为下一年度专业外包单位服务质量的评选依据。第六章附则第二十七条本办法所规定的评估标准及适用规则，应当作为与专业外包单位签订的全部相关法律协议及文件的附件内容，与协议正文具有同等法律效力。如相关法律法规与本办法规定存在冲突，以法律法规为准。第二十八条本办法未作规定的，适用法律法规或上级文件的相关规定；本办法与法律法规或上级文件规定存在冲突时，以法律法规或上级文件的规定为准。第二十九条本办法由上海山湖秀物业管理有限公司制定，并依法享有解释权，自颁布之日起生效。附表:专业外包单位投标评分细则说明如下：本项目价格分采用最低价法进行评审，经符合性审查合格且投标报价最低的投标文件确定为评标基准价，其价格分计为满分，即40分；其他投标人的价格分按照与基准价的偏离程度进行扣分。按照下列公式计算：       投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×40%×100，小数点后保留两位专业外包单位投标评分表投标人名称：评委签名：评标日期：年月日专业外包单位投标评分汇总表注：综合得分=（评委一打分+评委二打分+评委三打分+评委四打分+评委五打分）÷5根据上述综合得分排名，按照《招标书》的规定，中标人为评标日期：年月日专项服务单位服务质量月度评定表月份：编号：备注：专项服务评定客观事实，作为评定服务质量的重要依据。专项服务单位服务质量年度综合评定表专项服务单位名称：评估期间：年月日至年月日评估部门：评估标准：第一至四项A级-5分B级-4分C级-3分D级-2分E级-1分第五项A级-6分B级-5分C级-4分D级-3分E级-2